Les événements de réseautage offrent aux professionnels un cadre détendu pour échanger des informations et présenter leurs derniers travaux. En tant qu'hôte, votre objectif est de faciliter la tâche des participants. Chaque détail compte, du lieu choisi au format et au marketing de l'événement. Une attention particulière aux détails est la clé de la gestion d'un événement qui garde les participants engagés jusqu'à ce qu'ils partent.
$config[code] not foundChoisissez les dates et les lieux avec soin
Commencez à planifier huit semaines avant un événement en créant une courte liste de dates et de sites. Consultez les calendriers pour éviter les conflits avec des événements connexes, tels que des réunions ou des conférences, susceptibles d'attirer votre public potentiel ailleurs. Évaluez les sites pour les problèmes logistiques tels que l'accès facile au stationnement, la capacité et la sécurité afin de minimiser ou d'éliminer les problèmes qui rendent difficile la participation des personnes.
Déléguer les responsabilités
Créez un comité pour partager la charge de travail, en particulier pour les grands événements. Recherchez des volontaires pour les postes clés de président, vice-président, secrétaire et directeur de programme. Une fois ces postes occupés, prenez rendez-vous pour discuter de vos attentes. Résolvez des problèmes tels que le recrutement de conférenciers et affectez des membres du comité à des tâches spécifiques, telles que la budgétisation et la publicité.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingDéterminez votre format
Choisissez des activités qui encouragent les clients à se mêler librement et à partager des détails sur eux-mêmes ou leurs activités professionnelles. Par exemple, demandez aux participants de discuter avec trois personnes qu'ils n'ont pas encore rencontrées ou qui travaillent dans un domaine similaire, selon le magazine "Entrepreneur". Vous pouvez également inviter les participants à apporter des informations sur leurs produits et services, puis mettez de côté un tableau pour afficher ces éléments. Désignez également des volontaires qui peuvent accueillir les personnes à leur arrivée et les aider à remplir les étiquettes de nom.
Revoir le site
Visitez le site quelques semaines avant l'événement. Rencontrez le responsable pour s’assurer qu’il peut affecter l’espace à votre groupe. Si vous louez le site, discutez des conditions qui pourraient avoir une incidence sur la participation, par exemple si vous pouvez afficher des affiches sur le site pour diriger les participants au bon endroit. Demandez-vous également comment le responsable facilitera les problèmes qui vont à l’encontre du mélange facile, tels que le grand nombre de tables et de chaises.
Définir une stratégie de marketing
Dressez une liste de personnes à qui envoyer des courriels, des brochures ou des cartes postales à propos de votre événement. Si vous ciblez un groupe spécifique, consultez les bases de données des membres résidant à proximité. Concentrez-vous d'abord sur vos participants les plus probables en leur envoyant un courrier électronique un mois à l'avance. Envoyez ensuite un rappel par courrier électronique une semaine avant l'événement. Conservez des cartes postales supplémentaires et des documents imprimés à distribuer à vos propres contacts, qui pourront vous aider à faire passer le message.
