Les secrétaires remplissent des fonctions de bureau essentielles, notamment la préparation de rapports d’entreprise, de présentations et de budgets, ainsi que l’interaction avec les clients et les dirigeants. Les 10% les plus importants de secrétaires et d’assistants administratifs gagnaient 49 370 dollars par an ou plus en mai 2013, selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis. Les responsables qui posent des questions approfondies lors des entretiens peuvent augmenter leurs chances d’embaucher des secrétaires possédant les compétences nécessaires en matière de projet, d’organisation et de communication, qui répondent aux besoins administratifs de leur entreprise.
$config[code] not foundCompétences en gestion de projet
Demandez à la future secrétaire de décrire les projets sur lesquels elle a travaillé. Concentrez-vous sur les projets créés et gérés par la secrétaire, ainsi que sur ceux où elle a joué un rôle de soutien. Par exemple, un directeur des finances pourrait demander à une future secrétaire de décrire comment elle a préparé les diapositives et les présentations PowerPoint pour une réunion trimestrielle du budget du ministère. Renseignez-vous sur les mesures prises par la secrétaire lorsque le projet a été bloqué en raison du manque de transmission des données par les gestionnaires ou d’autres collègues. Demandez si la secrétaire a fait des recommandations aux cadres supérieurs qui ont aidé le projet à se remettre sur les rails. Ces questions portent sur le leadership et les capacités de réflexion indépendantes de la secrétaire.
Compétences informatiques
Discutez de l’expérience de la future secrétaire avec des applications logicielles. Par exemple, les secrétaires ont généralement besoin d’expérience avec les applications MAC, Microsoft Word, Excel, PowerPoint et de messagerie électronique. Si vous avez besoin d'une secrétaire possédant des compétences avancées dans un autre logiciel, tel que Quark Express ou Photo Shop, recherchez des exemples d'emplois dans lesquels il a utilisé ces applications. Demandez au secrétaire de décrire un moment où il a créé un tableau croisé dynamique, une fusion de courrier ou une présentation PowerPoint de plusieurs pages avec des puces, des tableaux et des notes. Cela vous aidera à découvrir le niveau d'expertise du secrétaire en matière d'utilisation d'applications logicielles.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingExpérience antérieure dans l'industrie
Renseignez-vous sur les postes de secrétariat précédemment occupés par le secrétaire dans une organisation offrant des services ou des produits similaires à ceux de votre entreprise. Par exemple, un secrétaire d’une compagnie d’assurance peut avoir besoin d’une connaissance pratique du secteur des assurances pour remplir des rapports mensuels. Un secrétaire éventuel qui n'a travaillé que dans un collège ou une université peut ne pas avoir les connaissances et l'expérience requises pour travailler pour un dirigeant de société d'assurance. Découvrez la raison pour laquelle la secrétaire a quitté son emploi précédent. Vous pouvez demander: «Pourquoi cherchez-vous un nouveau travail? Qu'est-ce qui vous a poussé à décider de quitter votre dernier emploi? »Les gestionnaires qui ont besoin d'une secrétaire pour prendre leur dictée devraient demander à quel point la secrétaire connaît bien le vocabulaire de l'entreprise en question. Par exemple, les professionnels de la santé peuvent exiger que les secrétaires aient au moins deux ans d'expérience de la terminologie médicale.
Formation reçue
Renseignez le secrétaire sur la gestion de bureau ou la formation administrative qu’il a reçue, y compris sur le tas ou en classe. Une secrétaire qui a fréquenté un établissement d'enseignement postsecondaire pour obtenir un certificat ou un diplôme pourrait considérer le tract administratif de son domaine professionnel. L’étude en classe pourrait démontrer l’engagement futur de la secrétaire envers ce rôle.
Information sur les salaires 2016 pour les secrétaires et les adjoints administratifs
Les secrétaires et assistants administratifs ont gagné un salaire annuel médian de 38 730 dollars en 2016, selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis. En bas de l'échelle, les secrétaires et assistantes administratives gagnaient un salaire de 30 500 dollars au 25e centile, soit 75% de plus que ce montant.Le salaire du 75e centile est de 48 680 dollars, ce qui signifie que 25% gagnent plus. En 2016, 3 990 400 personnes étaient employées aux États-Unis en tant que secrétaires et assistantes administratives.
