Comme son nom l'indique, le libre-service employé est le nom donné à un logiciel qui permet aux travailleurs de gérer des tâches telles que la modification des informations bancaires et des coordonnées sans avoir à passer par quelqu'un du service des ressources humaines. Ils peuvent souvent accéder à la paie, aux informations personnelles et, dans certains cas, soumettre des demandes de vacances.
Si vous pensez que votre petite entreprise peut s’en tirer en contournant le logiciel de libre-service des employés sans même une contrepartie, détrompez-vous.
$config[code] not foundSelon Gartner, d’ici à 2020, 85% des interactions clients n’impliqueront aucune implication humaine et cette vague d’automatisation inclut déjà des portails de libre service pour les employés.
Voici ce que les petites entreprises doivent savoir sur cette technologie permettant d’économiser des coûts.
Le libre-service des employés est une tendance émergente pour les petites entreprises qui souhaitent rationaliser ou éliminer leurs services de ressources humaines. Au-delà des fonctionnalités déjà mentionnées, certains de ces portails permettent aux employés de modifier leurs données W-4 ainsi que les informations de dépôt direct. Il existe une foule d'autres options telles que les informations sur les avantages.
Employé Self Service Tips
Convivialité
Il doit y avoir beaucoup d'informations dans l'un de ces portails, mais elles doivent être faciles à lire et à comprendre. La navigation est un aspect très important. Commencez à planifier le portail avec la barre de navigation sur la page de destination car il s’agit du point de départ pour vos employés.
Comme ils connaissent très bien les sites Web, vous devez placer votre barre de navigation au sommet de la barre, comme ils le souhaitent. Pour réduire l'encombrement, envisagez une fonction de liste déroulante à partir de là. N'oubliez pas que vous n'avez pas besoin d'encombrer le site Web avec beaucoup d'informations qui ne feraient que mettre vos employés à l'écart.
Ces menus déroulants sont un excellent moyen de masquer les dossiers situés derrière la page de destination. Par exemple, le fait de cliquer sur un onglet «Avantages» peut afficher le menu déroulant qui permet aux employés de consulter les dossiers / pages d’assurances soins dentaires ou de lunettes.
Il y a une foule d'autres fonctionnalités dont vous avez besoin pour voir cela comme point de départ et celui que vous devriez canaliser tous vos choix.
Autres caractéristiques
La conformité est l'une des autres fonctionnalités que vous devez prendre en compte pour un portail en libre-service pour les employés. C’est une bonne idée de réserver au moins une partie du site Web à des manuels et à des outils destinés aux employés où ils peuvent signaler des actes de discrimination ou des vols.
Garder les fichiers des employés en ligne où vous pouvez les voir 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 est une autre fonctionnalité que vous voudrez probablement examiner de plus près.
Choisir le logiciel
Choisir le bon logiciel pour votre petite entreprise dépend du tri parmi plusieurs options. Certains, comme EmpXTrack, facturent des frais par employé et par mois.
D'autres modèles comme Zoho People facturent par utilisateur et par mois.L'autre option est pour les petites entreprises plus grandes ou moyennes entreprises. Il ya généralement un paiement unique ici avec certaines options à plusieurs niveaux que vous devrez trier.
Commencer
Comme tout le reste lorsque vous passez des enregistrements papier aux enregistrements numériques, vous devez planifier une stratégie lorsque vous avez décidé de créer l'un de ces portails en libre-service pour les employés. Vous devez prévoir de créer un compte pour chaque employé et de lui fournir les informations de connexion. Dites-leur d’entrer et de vérifier ce qu’ils contiennent une fois le logiciel installé et opérationnel et d’apporter les modifications nécessaires.
Vous devrez guider vos employés tout au long du processus. Avoir une réunion d'équipe est une bonne idée. Expliquez ce qui peut et ne peut pas être fait sur le portail. Il est également important de répondre à leurs questions.
Les avantages
La numérisation de l'expérience des employés présente certains avantages. Si vous vous inscrivez avec un logiciel doté d'une option d'application mobile, tous les membres de votre entreprise seront en mesure d'organiser les informations dont ils ont besoin pendant leurs déplacements.
Cette option logicielle permet également aux responsables des ressources humaines de sauter plus facilement les tâches administratives banales de leur travail et de se concentrer sur d'autres tâches, telles que l'intégration de nouveaux employés.
Les désavantages
Avant de vous lancer dans une de ces plateformes de libre-service pour employés, réfléchissez aux inconvénients. Par exemple, les erreurs peuvent apparaître lorsque personne ne supervise la saisie ni la précision des données.
Certains coûts initiaux sont impliqués, tels que le renforcement de votre cybersécurité. Si les informations personnelles de vos employés sont compromises, votre petite entreprise peut être tenue responsable de manière légale, ce qui vous permet de ne pas lésiner sur cette fonctionnalité.
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