Pendant de nombreuses années, les feuilles de calcul Excel ont été un aliment de base dans les cercles professionnels et personnels pour organiser, calculer et présenter des données.
Ils ont été un outil universellement fonctionnel pour diverses applications, telles que la surveillance des états financiers des entreprises et la gestion des stocks.
Aucun développement technologique n'a été capable de remplacer les feuilles de calcul en tant que fondamentaux du bureau (à l'exception des mises à jour en cours de Microsoft Office et de concurrents similaires tels que Google Docs). Les feuilles de calcul sont donc toujours en circulation.
$config[code] not foundPour de nombreuses utilisations, les feuilles de calcul sont toujours utiles, mais il existe un certain nombre d'inefficacités qui les empêchent de devenir les puissances qu'elles étaient autrefois.
Raisons pour lesquelles vous devriez cesser d'utiliser des feuilles de calcul
Si vous êtes un fan inconditionnel des tableurs, vous hésitez probablement à l'idée de les abandonner. Cependant, vous devriez réduire votre dépendance à l'égard des feuilles de calcul pour plusieurs raisons majeures:
1. Les feuilles de calcul sont vulnérables aux erreurs. Selon System ID, près de 90% des feuilles de calcul contiennent des erreurs. Cela peut être une formule inappropriée, un nombre mal déclaré ou une mise en forme inefficace menant à des interprétations erronées. Bien sûr, ce n’est pas la faute des feuilles de calcul, c’est la faute des humains qui les gèrent. Cependant, un certain nombre de fonctionnalités des feuilles de calcul, telles que leur simplicité, leur malléabilité, le manque de poids et contrepoids et le manque de communication, facilitent la tâche des personnes. Étant donné que les feuilles de calcul sont souvent utilisées pour des informations précieuses ou sensibles, même une seule erreur peut être coûteuse ici, de sorte que le risque n’en vaut pas la peine.
2. Il n'y a pas de règles de formatage claires. Excel vous offre une multitude d'options quant à la mise en forme des cellules, des lignes, des colonnes et même à la présentation des nombres et des données dans la feuille. En apparence, cela semble être une fonctionnalité intéressante - mais ce grand nombre d’options signifie qu’il n’ya pas de règle claire pour ce qui est «juste» ou «faux» pour des applications spécifiques. Certains modèles sont disponibles dans Excel, mais là encore, aucun formatage standard ne peut être suivi par tous vos employés, partenaires et clients. Le formatage qui vous semble logique n’a peut-être pas de sens pour les autres, ce qui peut entraîner des problèmes de compatibilité et de compatibilité lorsque vous essayez de communiquer des données à une autre partie.
3. Il est trop générique pour être pertinent pour la plupart des tâches. La puissance des feuilles de calcul réside dans leur polyvalence - mais cela peut aussi être un point faible. Les feuilles de calcul sont une sorte de «touche-à-tout, maître d’aucun». Ils ont des performances acceptables dans de nombreuses applications différentes, mais ils ne sont pas la solution idéale pour une fonction donnée. En raison de la diversité des outils technologiques spécialement conçus pour des fonctions individuelles, les feuilles de calcul sont surclassées dans pratiquement toutes les applications imaginables. C’est comme aller dans un restaurant spécialisé, plutôt que dans un restaurant proposant une petite cuisine - cette spécialisation rend le produit fini supérieur.
4. Une seule personne peut utiliser une feuille de calcul à la fois. C’est une faiblesse subtile mais forte des feuilles de calcul. Une seule personne peut travailler sur une feuille de calcul à un moment donné. Même dans les options de feuille de calcul basées sur un nuage, en règle générale, une seule personne peut effectuer des modifications actives, tandis que les autres utilisent une copie en lecture seule. Il est donc extrêmement difficile pour votre équipe de rester en communication active et continue ou de collaborer sur un seul produit fini. Dans notre monde moderne, avec des télétravailleurs et une technologie plus sophistiquée, vous avez besoin de plus de solutions pour une gestion collaborative simple.
5. Les mises à jour en temps réel sont impossibles. Selon Forrester Research, la diffusion et la mise à jour de données en temps réel sont parmi les technologies émergentes les plus importantes du commerce de détail (ainsi que de nombreux autres secteurs). Avec le volume d'informations disponibles et l'escalade des demandes des utilisateurs, des éléments tels que le suivi des stocks et les données clients se rapprochent progressivement de la diffusion en temps réel pour une fourniture d'informations plus rapide et plus précise. Les feuilles de calcul ne sont pas propices aux mises à jour en temps réel, elles ne peuvent être intégrées à aucun autre système pour la mise à jour automatique et, comme nous l’avons déjà vu, un seul utilisateur peut effectuer des modifications à la fois. Les mises à jour en temps réel sont beaucoup plus utiles.
Quoi utiliser à la place
Il existe donc de nombreuses bonnes raisons d’arrêter d’utiliser des feuilles de calcul, mais cela ne fait pas disparaître vos besoins. Vous devez toujours suivre l'inventaire. Vous devez toujours déclarer les données financières et vous avez probablement besoin d'un moyen simple de convertir vos anciens documents dans un nouveau système. Qu'est-ce qui pourrait remplacer les feuilles de calcul?
La réponse simple est un logiciel spécialisé. Il existe des milliers de types de logiciels de suivi et de gestion, dont certains couvrent de nombreux besoins en général (tels que les logiciels de collaboration en équipe) et certains se limitant à un créneau ciblé (comme les logiciels de comptabilité). Votre meilleur choix est de choisir une suite de services logiciels, à la carte, qui répond le mieux aux besoins spécifiques de votre entreprise. Il n’existe pas de solution universelle (c’est pourquoi les feuilles de calcul deviennent obsolètes), alors renseignez-vous et examinez attentivement vos options.
Photo de feuille de calcul via Shutterstock
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