Le personnel de bureau sert de support aux départements de l'entreprise. Ils effectuent une grande variété de tâches et gèrent la majeure partie de la paperasse qui entre dans une entreprise. Les employés du bureau répondent au téléphone et accueillent les visiteurs. Ils traitent les documents et classent les documents nécessaires aux endroits appropriés.
Fonctions de réception et de réceptionniste
De nombreux bureaux comptent des réceptionnistes et des assistants qui répondent au téléphone et filtrent les appels entrants. Ils doivent connaître les informations sur l'entreprise pour pouvoir répondre aux questions. Ils acheminent les appels et prennent les messages lorsque le personnel n'est pas disponible. De nombreuses entreprises reçoivent de nombreux appels téléphoniques et les réceptionnistes doivent être en mesure de les traiter correctement et efficacement. Le personnel aux guichets d'accueil accueille tous les visiteurs, collègues et clients en visite dans l'entreprise. Ils filtrent et doivent déterminer immédiatement quel type d'accès le visiteur aura besoin. Ils sont responsables de contacter la sécurité lorsqu'un visiteur doit être escorté hors du bâtiment.Certains membres du personnel tiennent des registres de rendez-vous avec des informations sur les personnes à qui s'attendre à des moments particuliers et sur l'endroit où les envoyer.
$config[code] not foundManipulation des documents
Les tâches nécessitant des écritures varient en fonction de la nature de l'entreprise. En milieu médical, les enregistrements doivent être créés, mis à jour et archivés. les informations de facturation doivent être obtenues; et les documents de la compagnie d'assurance remplis et classés. Dans un bureau juridique, il peut être nécessaire de préparer une documentation pour les avocats. certains avocats peuvent demander au personnel du bureau d'effectuer des recherches à l'aide de revues juridiques. Dans un établissement d’enseignement, le personnel de bureau peut être amené à mettre à jour le dossier de l’étudiant et à suivre l’horaire des cours. Certains membres du personnel devront peut-être mettre à jour les informations sur la paie et payer leurs factures. D'autres commis peuvent être amenés à saisir des factures, des bons de commande et d'autres documents comptables dans des systèmes informatiques. Le classement et la numérisation des documents sont d’autres tâches courantes du bureau. Le personnel de bureau traite également le courrier entrant et sortant.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingCoordination et ordonnancement
Certains employés de bureau servent de soutien à la direction de l'entreprise. Ces membres du personnel coordonnent les appels de conférence et peuvent servir de superviseurs pour d’autres membres du personnel de bureau. Ils peuvent examiner les notes de service, les lettres et toute autre correspondance entrante pour établir des priorités. Ils préparent les ordres du jour des prochaines réunions et transcrivent toutes les informations nécessaires issues de réunions et de téléconférences. Ils dictent les lettres et les mémos et organisent tous les documents nécessaires dans des dossiers. Ils planifient et coordonnent tous les arrangements de voyage pour la direction et peuvent réserver des hôtels, des voitures de location et des restaurants.
Equipement de bureau
Le personnel de bureau gère généralement les fournitures de bureau dans la réserve de l'entreprise. Ils peuvent être amenés à commander du papier, des cartouches d'encre d'imprimerie, des stylos, des crayons, des blocs-notes, des surligneurs, des enveloppes, du papier à en-tête et d'autres fournitures nécessaires au fonctionnement de l'entreprise. Ils appellent les sociétés de maintenance pour vérifier si nécessaire les télécopieurs et les imprimantes. L’achat de nouveaux équipements de bureau et leur installation incombent généralement à une personne du bureau.
Information sur les salaires 2016 pour les secrétaires et les adjoints administratifs
Les secrétaires et assistants administratifs ont gagné un salaire annuel médian de 38 730 dollars en 2016, selon le Bureau of Labor Statistics des États-Unis. En bas de l'échelle, les secrétaires et assistantes administratives gagnaient un salaire de 30 500 dollars au 25e centile, soit 75% de plus que ce montant. Le salaire du 75e centile est de 48 680 dollars, ce qui signifie que 25% gagnent plus. En 2016, 3 990 400 personnes étaient employées aux États-Unis en tant que secrétaires et assistantes administratives.
