Un assistant d'équipe aide à supporter la charge de travail en effectuant des tâches administratives afin de libérer les membres de l'équipe de bureau pour d'autres tâches. Ils interviennent directement dans les projets en cours afin que les membres les plus expérimentés puissent se concentrer sur les moyens d'améliorer le projet, de résoudre les problèmes ou de répondre aux demandes des clients. L'aide administrative supplémentaire est essentielle pour respecter les délais et mener à bien les projets dans les délais. Les assistants travaillent sous la supervision directe des chefs d'équipe.
$config[code] not foundTâches administratives
Les assistants d'équipe aident à des tâches administratives qui nécessitent peu de surveillance. Ils planifient les rendez-vous avec les clients et veillent à ce que ceux-ci reçoivent les documents et les comptes clients à temps. Ils organisent des réunions d'équipe internes et préparent des itinéraires pour s'assurer que tous les employés sont sur la même page. Les autres responsabilités incluent: trier les courriels par importance, alerter les membres de l'équipe des échéances à venir, faire des copies, faire des courses, préparer des documents et organiser des fichiers électroniques. La rapidité d'exécution, l'efficacité de la communication et le souci du détail sont les principales exigences du poste.
Données et livrables
Les équipes de travail ont souvent besoin d’un soutien administratif supplémentaire pour faciliter la tenue des dossiers, la gestion des données et les produits livrables du projet. Les assistants d’équipe prennent des notes pendant les réunions et les compilent dans des notes de projet. Ils collectent et saisissent des données dans des fichiers électroniques afin que les membres de l'équipe disposent d'archives permettant de sauvegarder leurs analyses et leurs résultats de projet. Les assistants préparent les produits livrables du projet en ajoutant des numéros de page, des couvertures attrayantes, des listes de termes et une table des matières pour les rapports écrits. Les compétences en informatique, les compétences en saisie de données et les points forts en relecture aident les candidats à se démarquer en tant que candidats qualifiés.
Repas et arrangements de voyage
Les assistants de projet coordonnent les déjeuners et les dîners de bureau avec les membres de l'équipe. Ils commandent et ramassent les repas pour les employés qui travaillent de longues heures pour respecter les délais. Ils organisent les voyages, y compris les vols, l'hébergement et la location de voitures. En recherchant les itinéraires de la conférence et en informant les membres de l'équipe des détails du séminaire, ils permettent aux membres expérimentés de se consacrer davantage à des projets longs et fastidieux.
Responsabilités financières
S'assurer que l'équipe respecte son budget est une responsabilité essentielle du travail. Les assistants d’équipe assurent le suivi des dépenses du projet et des reçus d’achat, et enregistrent ces chiffres dans des logiciels de comptabilité et des tableurs. Ils ne prennent pas de décisions d’achat de cadres, mais ils informent les chefs d’équipe lorsque les budgets leur donnent l’impression d’être dépassés. Les assistants commandent les fournitures et les produits lorsque les stocks diminuent. La budgétisation et une compréhension de base de la comptabilité aident les assistants de projet à maintenir les objectifs financiers proposés.
