Les fonctions de secrétariat impliquent plusieurs personnes effectuant des tâches administratives quotidiennes pour une organisation. Le gouvernement, les établissements d’enseignement et d’autres grandes institutions utilisent un service de secrétariat. Les tâches incluent la gestion des problèmes de ressources humaines et de personnel. Selon les organisations, le secrétariat gère les finances de l'entreprise, est responsable de la conception des bureaux et gère la base de données de l'entreprise.
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L'une des tâches d'un secrétariat consiste à gérer les ressources humaines au sein d'une organisation. Certains employés du secrétariat s'occupent du recrutement du personnel. D'autres gèrent les fichiers du personnel des employés actuels et s'assurent que toutes les informations sont à jour. Le personnel du secrétariat traite également les demandes internes de demandes de promotion d’emploi ou d’affectation spéciale. Les membres du personnel saisissent toutes les informations relatives au personnel dans une base de données organisationnelle, qui doit être tenue à jour en tout temps. Les responsabilités supplémentaires incluent la réaffectation des employés revenant de missions spéciales.
la mise en oeuvre
Les fonctions d’un secrétariat sont notamment l’application des politiques définies par l’organe directeur d’une organisation. Le secrétariat n'a aucun pouvoir de décision. Le personnel du secrétariat traite les problèmes après qu'ils ont été présentés à la direction et reconnus par celle-ci. En 2004, le personnel du secrétariat américain a commencé à redéfinir les bureaux au sein de l’organisation en matériaux respectueux de l’environnement seulement après avoir reçu un mandat officiel. Le personnel du secrétariat met à jour les techniques de gestion des données et de financement en fonction des besoins de l'organisation.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingRelations médias / publiques
Le traitement des demandes des médias est une autre tâche du secrétariat. Les membres du personnel informent les médias du travail effectué par l'organisation et des événements à venir. Le secrétariat organise des conférences et identifie des sources de financement potentielles. Le personnel du secrétariat traite les questions et les préoccupations des clients, des investisseurs ou des collaborateurs de l'organisation. Le personnel traduit également les documents soumis à leur organisation ou distribués par celle-ci. Le secrétariat s'occupe de la publication du bulletin d'information pour les employés de l'organisation et le grand public. La direction surveille et contrôle étroitement toutes les informations communiquées par le personnel du secrétariat.
Suivi des tendances
Les fonctions d’un secrétariat incluent le suivi des tendances. Le personnel du secrétariat collecte des données qui documentent les tendances et les problèmes économiques et technologiques. Les membres du personnel mènent des recherches régulièrement. Parfois, du personnel temporaire supplémentaire aide au processus de collecte des tendances. Les informations aident les organisations gouvernementales gouvernantes à développer de nouveaux programmes ou à mettre à jour d’anciens programmes. Le personnel du secrétariat indique également si les pratiques organisationnelles sont productives en surveillant les techniques de gestion des données et d'acquisition fiscale. Les résultats sont présentés à la direction sur une base annuelle.
