Selon un article intitulé «Business Balls», de nombreuses réunions de travail sont essentielles à la communication et à la gestion. Cependant, les gens redoutent les réunions qu’ils perçoivent comme étant inefficaces, non organisées et leur faisant perdre du temps. Avant d’envoyer la prochaine invitation à une réunion, utilisez une liste de contrôle pour la préparer. Ce type d’outil aide à rationaliser les objectifs de la réunion et à identifier les participants et les actions nécessaires.
$config[code] not foundListe de vérification avant la réunion
Les planificateurs de réunions les plus performants planifient toutes les activités et tous les éléments de la réunion avant d'envoyer des invitations. Les activités préalables à la réunion incluent le choix d’un jour et d’une heure convenables, la réservation du lieu de la réunion (salle de conférence, salle de conférence ou salle de restaurant privé, par exemple), ainsi que la sélection des personnes qui doivent assister à la réunion. De nombreuses réunions s'écartent simplement du fait qu'il n'y a tout simplement pas de décideurs essentiels à la table ou qu'il y a trop de participants ayant l'opinion qui jettent tout le monde sur le sujet principal. L'ordre du jour de la réunion est un autre élément essentiel de la liste de contrôle préalable à la réunion, avec des périodes pour chaque section ou sujet de la réunion; tous les outils de présentation, y compris les connexions pour ordinateurs portables, les lignes téléphoniques de conférence téléphonique et les documents; et déjeuner ou rafraîchissements. La plupart des planificateurs de réunions désignent également un preneur de notes de réunion pour le moment.
Liste de contrôle de la réunion
Lorsque la réunion commence, les responsables les plus efficaces utilisent une liste de contrôle pour s'assurer qu'aucun point de l'ordre du jour n'est oublié ou oublié. Les éléments de la liste de contrôle incluent la liste des participants à la réunion, la révision des notes de la dernière réunion et la définition claire de l’ordre du jour de la réunion. La plupart des ordres du jour des réunions incluent la définition d’un problème, la réflexion sur les solutions, le vote sur les solutions et la résolution du problème. De nombreux responsables de réunion incluent des éléments tels que «assurez-vous de demander et de recevoir les opinions de tous les participants», en particulier lorsqu'ils ont d'autres participants avec voix et opinion. Assurez-vous de discuter des prochaines étapes avant la fin de la réunion.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingÉléments de la liste de contrôle après la réunion
Il existe généralement plusieurs actions à effectuer après une réunion et une liste de contrôle de réunion peut vous aider à vous assurer que rien n'est oublié ou oublié. Certains éléments de la liste de contrôle post-réunion peuvent inclure la saisie des notes de la réunion, la distribution des notes et le suivi des étapes suivantes. Les prochaines étapes pourraient inclure des recherches plus approfondies sur des sujets, des rencontres avec d’autres actionnaires ou la fixation d’une date pour une réunion de suivi. La création d’un groupe de travail, la collecte des commentaires des participants aux réunions et la communication de toutes les décisions importantes au reste de la société sont d’autres exemples.
