Écrire une note à votre patron peut être une tâche ardue. C'est l'occasion pour vous d'écrire à votre patron sur un sujet spécifique qui, selon vous, doit être traité. Ce pourrait être vos conclusions pour un rapport qu'il vous a demandé de compléter. Vous pensez peut-être aussi avoir résolu le problème au bureau ou y remédier. Écrire un mémo organisé peut aider votre patron à assimiler rapidement ces informations.
$config[code] not foundCommencez avec un titre. L'en-tête devrait avoir la date de rédaction du mémo, ainsi qu'une courte phrase décrivant le sujet. De cette façon, votre chef sait quand ce problème a été porté à son attention et quel est le problème avant de lire le reste du mémo. Incluez le nom de votre patron sur le document au cas où il serait égaré, et indiquez le vôtre également pour qu'il sache qui l'a écrit. Ne présumez pas, car vous en avez envoyé une copie par courrier électronique à votre patron, qu'il se souviendra de qui l’a envoyé par courrier électronique.
Résumez ce que vous écrivez dans le premier paragraphe en deux ou trois phrases. Le temps peut être précieux au bureau. N'incluez pas vos opinions dans ce résumé, mais énoncez simplement les faits.
Indiquez les points clés du problème dans la deuxième section de votre mémo. Cela peut être fait comme une liste à puces ou un contour. Ne passez pas au-delà de la première page avec vos points clés, classez-les par catégorie si vous estimez que cela facilitera la tâche de votre patron pour comprendre les liens qui unissent les points clés.
Inclure des informations de base sur la question pour votre patron. Dites à votre patron d'où vous avez obtenu cette information. À ce stade, si votre chef a décidé que la question que vous avez soulevée dans le mémo est importante, il peut l’adresser directement à vous ou poursuivre la lecture pour obtenir plus d’informations.
Incluez vos idées sur la façon de résoudre le problème que vous avez soulevé. Ne présumez pas que votre patron sera en mesure de régler le problème avec vous personnellement. Elle aurait peut-être cette opportunité, mais si elle ne le pouvait pas, vous voudriez que votre note soit consignée dans le mémo afin qu'elle puisse la lire pendant que la question est fraîche dans son esprit. Indiquez tout chiffre ou information pertinente à l’appui de votre idée de solution.
Demandez à votre patron de vous suivre concernant le mémo que vous avez envoyé. Demandez à votre patron de vous écrire, de vous appeler ou de vous rencontrer afin de discuter des informations contenues dans votre mémo. Cela permettra à votre patron de savoir ce que vous estimez être le meilleur moyen de communication pour traiter le problème que vous avez soulevé dans votre mémo.
Pointe
Si votre patron est dans le même bureau que vous, imprimez une copie du mémo pour elle. Vous pouvez également l'envoyer par courrier électronique, mais en imprimant la copie, cela lui évite une étape supplémentaire si elle souhaite la lire à l'extérieur du bureau ou loin de son bureau.
Attention
C'est une bonne idée d'éviter de laisser des sentiments personnels ou des émotions se refléter dans votre mémo. Évitez toute attaque personnelle contre les autres ou leurs idées dans votre mémo, sachant que votre document pourrait être examiné par des personnes autres que votre patron.
