Les systèmes de classement établissent des procédures de bureau qui organisent les informations en fonction de règles cohérentes facilitant leur recherche. Les systèmes de classement organisent les documents que d’autres particuliers et organisations envoient à la société, des registres des activités internes de la société et des registres des informations que la société envoie à d’autres sociétés et particuliers.
Boîte de réception et boîte d'envoi
La boîte d'envoi contient les documents sortants avant leur distribution. Les documents sortants incluent le courrier sortant, les fax ou les documents à numériser et à envoyer par courrier électronique à des entités extérieures à l'organisation. La boîte de réception contient les documents entrants avant qu'ils ne soient classés ou distribués en interne. Ces documents incluent des mémos; des documents détaillant un nouveau projet, une nouvelle initiative ou un nouveau client; et les documents qui arrivent par la poste. Certaines boîtes de réception ont deux sections. Une section contient des documents contenant des fichiers existants et une autre contient des documents nécessitant un nouveau fichier.
$config[code] not foundFichiers et catégories
Les fichiers sont des dossiers qui contiennent des informations qui appartiennent ensemble selon le nom, la date, le sujet, l'emplacement, le projet ou d'autres données. Plusieurs fichiers sont regroupés par catégories. Souvent, ces catégories se voient attribuer une couleur et les dossiers sont codés par couleur ou des autocollants sont utilisés pour faciliter la référence à ces catégories. Les systèmes de classement établissent le placement logique de fichiers individuels dans une catégorie. Par exemple, un cabinet de médecin peut avoir des catégories à code de couleur correspondant à chaque lettre de l’alphabet du nom de famille du patient. D'autres systèmes de classement classent les dossiers par sujet, catégories numériques, catégories géographiques et chronologiques et positions.
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Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingCorrespondance
Le courrier entrant est stocké dans des fichiers relatifs aux informations contenues dans les documents. Les entreprises placent des copies des réponses au courrier entrant dans le même fichier que les documents entrants d'origine. Certaines entreprises apposent des timbres sur les photocopies des réponses complètes afin de les distinguer des réponses qui n'ont pas encore été livrées. De même, les photocopies des documents sortants sont stockées dans des fichiers contenant des informations sur les documents et stockées dans le même fichier que toute réponse reçue par la société à ces documents.
Distribution interne
La boîte de réception contient des documents distribués au sein d'une organisation, notamment du courrier pour des employés individuels, des mémos et d'autres documents physiques que chaque employé reçoit. Les documents de la boîte de réception interne sont distribués aux employés en les plaçant dans des listes déroulantes et parfois en les numérisant ou en les télécopiant à des employés distants.
Clé de classement
Si aucun fichier existant ne correspond logiquement à un nouveau document, un nouveau fichier est créé pour le stocker. De même, une nouvelle catégorie est créée pour un nouveau document s'il n'y a pas de catégorie existante qui correspond au document. Les clés de fichier fournissent un index pour un système de classement. Les clés de fichier répertorient et codifient toutes les catégories dans un système de classement et indiquent comment les informations sont organisées dans chaque catégorie. Chaque fois qu'une nouvelle catégorie est créée, la clé de fichier est mise à jour et distribuée au reste du personnel ou affichée à un point de référence central.
