Lorsqu'un client entre dans un bureau, la réceptionniste est la première personne qu'il rencontrera. Les réceptionnistes constituent le lien entre le public et les entreprises pour lesquelles ils travaillent. Pour cette raison, ils doivent connaître toutes les politiques et procédures du bureau. Ils peuvent ne pas être en mesure de répondre à toutes les questions d'un client, mais ils doivent toujours pouvoir le diriger vers quelqu'un qui le peut.
Saluer les visiteurs
La première tâche du réceptionniste est d’accueillir les visiteurs et de les diriger vers les bureaux ou les administrateurs appropriés. La réceptionniste est le visage public de toute entreprise et doit être amicale, serviable et au courant de toutes les procédures et politiques du bureau. Celles-ci peuvent varier d'un bureau à l'autre. Par exemple, une réceptionniste médicale devra savoir comment obtenir les informations sur l’assurance de chaque patient et comment collecter le co-paiement si nécessaire. Bien qu'ils n'aient pas besoin de répondre à des questions médicales, ils doivent savoir à qui s'adresser les patients en cas de problème. Une réceptionniste dans un cabinet d'avocats ne devrait pas offrir de conseils juridiques, mais elle doit savoir qui, dans son bureau, possède l'expertise nécessaire pour travailler avec un client et le diriger immédiatement vers cette personne.
$config[code] not foundAppliquer les règles Office
Dans certains cas, les réceptionnistes sont responsables de l’application des règles et procédures du bureau. Les règles spécifiques aux bureaux varient d’un bureau à l’autre, mais elles sont généralement conçues pour protéger la sécurité et le bien-être des employés et des clients du bureau. Les politiques du bureau peuvent inclure des interdictions de fumer, de boire de l'alcool et de se livrer à du harcèlement sexuel ou verbal au bureau ou à la réception. De nombreux bureaux ont également un code vestimentaire de base et exigent que chaque personne entrant dans le bureau porte des chaussures et des vêtements appropriés. D'autres polices de base couvrent les heures d'ouverture, la facturation et l'information des clients sur les modifications apportées aux services ou aux frais. Comme tous les employés, la réceptionniste doit être au courant des politiques du bureau et avoir à tout moment un manuel de l’employé.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingProblèmes de confidentialité et de confidentialité
Dans de nombreux bureaux, les réceptionnistes sont chargés de classer de grandes quantités d’informations. Celles-ci peuvent inclure les dossiers d’emploi des clients, leurs antécédents juridiques ou médicaux, leurs adresses et coordonnées, ou des informations financières. Bien que l'employeur d'un réceptionniste puisse avoir un accès complet à ces informations, il ne doit pas les partager avec des personnes extérieures au bureau ou avec du personnel non autorisé situé dans le bureau ou sur le lieu de travail. Les stratégies Office prévoient des règles strictes sur le droit des clients à la vie privée et prévoient souvent des pénalités pour la divulgation d'informations non autorisées. Parce que les réceptionnistes se voient confier des informations hautement personnelles, ils doivent être conscients de ces règles et les respecter à tout moment. Les réceptionnistes devraient également pouvoir informer les clients de leurs droits en matière de confidentialité et répondre à leurs questions éventuelles sur ces problèmes.
