Bien que de nombreuses petites entreprises puissent utiliser un logiciel prêt à l'emploi, il est parfois nécessaire de disposer d'une solution plus personnalisée, qu'il s'agisse d'une modification du logiciel existant ou d'une solution totalement nouvelle.
Mais quels critères déterminent quand une solution personnalisée, par opposition à une solution prête à l'emploi, est le bon choix? Quand devez-vous prendre une décision relative au logiciel à construire ou à acheter?
$config[code] not foundPour y répondre, Small Business Trends s’est tourné vers Jim Hutchings, analyste commercial chez Trifecta Technologies, société qui personnalise les logiciels pour répondre plus précisément aux besoins de l’entreprise. Il a fourni les dix conseils suivants:
Pilotes derrière une décision de construction ou d'achat de logiciel
1. Solutions de contournement manuelles
La société utilise peut-être des solutions de contournement manuelles pour accompagner les tâches de routine, car le logiciel ne le fait pas.
"Quand une tâche prend beaucoup plus de temps que nécessaire, c'est le premier signe que la société utilise des solutions de contournement manuelles, telles que l'utilisation de post-it pour définir des rappels", a déclaré Hutchings. "Une solution personnalisée peut aider dans ce cas."
2. Taux d'adoption médiocre
Un faible taux d’adoption des logiciels existants est un autre indicateur. La personnalisation peut être nécessaire.
"Si les employés font tout leur possible pour ne pas utiliser le logiciel, c'est un signe qu'ils ne l'aiment pas", a-t-il déclaré. "L’adoption forcée ne conduira pas non plus à l’efficacité, mais entraînera des plaintes et des plaintes des travailleurs."
3. Entraînement de difficulté
Une entreprise peut avoir besoin d’une solution personnalisée s’il est difficile de former des employés sur des logiciels prêts à l’emploi.
"Il se peut que l'expert en la matière ne soit pas disponible pour former ou que le logiciel soit obsolète et difficile à utiliser", a déclaré Hutchings. "En outre, l’expert en la matière peut adopter une attitude" Il est plus facile de le faire moi-même que de former quelqu'un d'autre ", en raison de la difficulté. Dans ce cas, une solution personnalisée serait adaptée aux besoins de l’entreprise.
4. Processus de vente non pris en charge
Il peut arriver que le logiciel de gestion de la relation client (CRM) utilisé ne prenne pas totalement en charge le processus de vente. À titre d’illustration, Hutchings a rappelé un cas où le logiciel de gestion de la relation client d’un client ne pouvait pas satisfaire le besoin de contrats avec un modèle de tarification spécial.
«Nous avons ajouté un composant utilisant un flux de travail personnalisé pour suivre un processus spécifique basé sur des règles afin de prendre en charge le client», a-t-il déclaré. "Cela a simplifié le processus de vente d'une manière que le logiciel prêt à l'emploi était incapable de faire."
5. Plusieurs logiciels pour un seul travail
Un autre cas où la personnalisation devient un facteur est le moment où différents logiciels sont nécessaires pour accomplir un seul travail - ce que Hutchings a appelé le «logiciel Frankensteining» du logiciel.
"Cette approche n’est pas fausse par définition, mais elle produit des inefficacités", a-t-il déclaré. "Si vous ne pouvez pas utiliser un seul logiciel, il y a un problème."
Hutchings a cité deux exemples pour faire valoir son point de vue.
«Utiliser Word au lieu d'Excel pour créer un tableau en est un exemple», a-t-il déclaré. «Le CRM en est un autre. L’utilisation d’un programme de gestion de la relation client pour la plupart des processus de vente, mais l’ajout de feuilles de calcul Excel pour la génération de rapports - vous n’obtenez pas une réelle efficacité. "
6. Conversion du système
Une entreprise mécontente d’un logiciel peut vouloir migrer vers un autre, ce qui n’est pas toujours facile.
"Transférer des données d'un système à un autre peut être une tâche ardue qui peut nécessiter un travail personnalisé", a déclaré Hutchings. "Dans ce cas, un personnalisateur de logiciel créerait un moteur qui convertit automatiquement les données pour vous."
7. Configuration requise pour l'automatisation
Chaque fois que l’automatisation profite à une entreprise, cela signifie qu’elle a besoin d’un logiciel sur mesure, selon Hutchings.
"Si vous ne faites que vendre des choses, par exemple en utilisant un logiciel de point de vente, vous pouvez utiliser une solution prête à l'emploi telle que Square ou Clover", a-t-il déclaré. "Mais s’il existe un lien entre la paie, les feuilles de temps, la comptabilité, les stocks, les achats, la gestion de la chaîne logistique ou les prévisions, il est préférable de mettre en place une solution personnalisée."
8. Considérations d'évolutivité et de croissance des entreprises
Les logiciels prêts à l'emploi peuvent manquer de souplesse ou d'évolutivité, ce qui freine la croissance de l'entreprise.
«Dans ce cas, la personnalisation est nécessaire pour soutenir la croissance», a déclaré Hutchings. «Une entreprise peut adopter une approche progressive, en ajoutant différentes fonctionnalités ou en développant progressivement différents groupes d'utilisateurs au fil du temps.»
9. Branding ou design personnalisé
Une entreprise peut tirer parti de la personnalisation de la marque ou du design en tant que moyen de se différencier de ses concurrents. Hutchings a cité l'exemple de Carlo’s Bakery (maison du «Cake Boss»).
«Trifecta a construit un système de point de vente utilisant un iPad, permettant notamment à un client, de concert avec le boulanger, de créer un gâteau personnalisé à partir de rien», a-t-il déclaré. «De plus, à mesure que des lignes se formaient autour du coin après le début de l’émission télévisée, les employés pouvaient sortir et utiliser l’iPad pour prendre des commandes, réduisant ainsi le temps d’attente. Cela a aidé à fidéliser les clients.
10. Frais de licence
Un dernier critère pour décider si un logiciel prêt à l'emploi ou un logiciel personnalisé est le mieux adapté à l'entreprise réside dans les droits de licence, qui, selon Hutchings, peuvent être d'un coût prohibitif.
"Le prix est l'aspect numéro un", a-t-il déclaré. «Les frais de licence pour les logiciels prêts à l'emploi peuvent être très coûteux, auquel cas la personnalisation peut être moins coûteuse à long terme. C’est un peu comme la location ou l’achat d’une voiture.
Conseils supplémentaires
Hutchings a ajouté les conseils suivants pour faciliter le processus de prise de décision d’achat de logiciel:
«Analysez le retour sur investissement pour vous assurer de pouvoir récupérer votre argent», a-t-il déclaré. «Un budget de 5 000 dollars peut suffire à créer une solution personnalisée. Assurez-vous simplement de pouvoir récupérer votre argent grâce à des gains d’efficacité ou à des économies d’échelle. »
Hutchings a déclaré que les entreprises devraient d'abord examiner les logiciels prêts à l'emploi, pour voir s'ils répondent aux exigences, puis examiner les options personnalisées en fonction des besoins.
Il a également conseillé aux entreprises de ne pas oublier les coûts cachés associés à l’adoption par les utilisateurs, tels que la formation, et de prendre conscience des coûts d’opportunité perdus, qui pourraient nécessiter une augmentation du budget.
Travailler ensemble Photo via Shutterstock
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