Dans un cabinet médical, le chef de bureau est l’une des plus importantes embauches que vous puissiez faire. C’est à ce poste qu’il incombe de veiller à tous les petits détails de la gestion de l’entreprise, permettant ainsi au médecin de se concentrer sur le traitement des patients.
Alors, que faut-il faire pour faire cette importante location? Nous avons rencontré des experts du secteur médical pour connaître les qualités et les meilleures pratiques permettant de trouver les meilleurs candidats au poste de directeur de bureau. Voici quelques bons conseils.
$config[code] not foundComment embaucher un directeur de cabinet médical
Insister sur la personnalité plutôt que sur l'expérience
L'expérience et les compétences sont importantes dans chaque travail. Vous ne devriez pas embaucher quelqu'un qui est complètement non qualifié. Cependant, tant que le candidat satisfait aux qualifications minimales requises pour occuper ce poste, son attitude et sa personnalité tout au long du processus de recrutement devraient parler plus fort que toute autre année supplémentaire du secteur.
Manny Oliverez, un vétéran de 20 ans du secteur de la santé et PDG de Capture Billing & Consulting, a déclaré dans un courriel à Small Business Trends: «La qualité numéro un que je recherche est la personnalité, même avant l'expérience. Le manager devra développer une équipe et je pense que cela commence par une attitude positive et amicale et un bon sens de l'humour. ”
Rechercher un ensemble de compétences variées
En matière de compétences, un chef de bureau dans un cabinet médical doit offrir une grande diversité. Cela ne signifie pas nécessairement qu’ils doivent être les plus grands experts de la nation, mais ils doivent au moins être suffisamment adaptables pour assumer des rôles différents au besoin.
Mary Pat Whaley, fondatrice et présidente de Manage My Practice, une société de conseil en gestion de cabinet, a déclaré dans un courriel à Small Business Trends: «Le directeur de bureau ou l'administrateur de cabinet est la personne qui doit porter plusieurs chapeaux: responsable des ressources humaines, comptes fournisseurs, responsable de la paie, de la facturation et des dossiers médicaux électroniques, responsable des installations, responsable de la conformité, responsable du marketing et du service clientèle. Cette personne assume des responsabilités en matière de gestion des risques et s'assure que le flux de travail quotidien du bureau se déroule bien, allant même parfois jusqu'à travailler à différents postes du bureau, si nécessaire. "
Trouvez quelqu'un qui n'a pas peur du changement
En outre, un bon responsable de bureau pourrait trouver de nouveaux moyens d’améliorer l’entreprise au fil du temps. Recherchez donc des personnes qui semblent avoir de bonnes idées et qui n’ont pas peur de prendre la parole quand une idée se présente.
Oliverez dit: «Trop souvent, j'entends les dirigeants dire:« C'est comme ça que ça a toujours été fait. »Les choses changent et ils doivent être proactifs et trouver de nouvelles et meilleures façons de faire les choses. Ils ne peuvent pas avoir peur du changement. "
Leur faire démontrer des compétences de communication
Les compétences en communication, bien qu’importantes dans tous les domaines, sont particulièrement importantes pour les postes de chef de bureau. Ainsi, tout au long de votre courrier électronique, de votre téléphone et de vos communications en personne avec chaque candidat, assurez-vous de noter à quel point ils communiquent clairement des points et des informations importantes, ainsi que leur écoute.
Oliverez dit: «Un bon chef de bureau aurait été un bon enseignant, un bon communicateur et un auditeur. Construire une équipe implique beaucoup d'entraînement et de recyclage, cela ne s'arrête jamais. Communiquer et écouter votre personnel est très important dans ce processus et permet de gagner et de conserver le respect de ce dernier. "
Insister sur la capacité d'apprentissage
Étant donné que les chefs de bureau doivent souvent porter autant de chapeaux, il est important que la personne puisse apprendre en déplacement. Pendant le processus d’entretien, posez des questions sur les situations dans lesquelles ils ont dû apprendre ou s’adapter à l’âge adulte.
Demandez-leur comment ils ont géré les situations difficiles
De plus, c’est une bonne idée de savoir comment ils pourraient gérer des problèmes stressants ou compliqués, car ils sont susceptibles de traiter avec beaucoup de personnes dans le rôle.
Whaley a déclaré: «Avec toute cette responsabilité, un excellent chef de bureau doit être irréprochable. Il doit être en mesure de suivre les changements presque quotidiens dans les soins de santé et d’orienter la pratique et le médecin dans la prise de bonnes décisions et la planification stratégique. ”
Cherchez des personnes qui sont prêtes à rester
Un chef de bureau donne le ton pour le bureau. Par conséquent, si vous rencontrez des problèmes de rotation constante, cela peut laisser la pratique en constante mutation. Pendant le processus, renseignez-vous sur les projets à long terme de chaque candidat et donnez la priorité à ceux qui semblent vraiment intéressés à rester.
Avoir une idée de leur style de travail
Il peut également être judicieux d’inviter les meilleurs candidats au bureau pendant une demi-journée pour rencontrer l’ensemble du personnel, voir le fonctionnement du bureau et avoir une idée du travail accompli. Cela peut vous donner plus de temps pour évaluer votre personnalité et vos compétences.
Prenez le reste de votre équipe dans le compte
Puisqu’un chef de bureau s'occupera au quotidien des membres du personnel, leurs avis doivent également être pris en compte.
Oliverez ajoute: «Réunissez les opinions du personnel et évaluez si le candidat serait un bon choix en tant que nouveau responsable de bureau."
N'ayez pas peur de demander de l'aide
Enfin, le processus de recrutement peut être un peu intimidant. Donc, n’ayez pas peur d’obtenir l’avis d’un professionnel.
Whaley ajoute: «Lorsque vous embauchez un responsable de bureau, vous souhaiterez peut-être obtenir une aide extérieure sous la forme d'un consultant ou d'un autre responsable de cabinet bien respecté dans la communauté. Les médecins ne savent souvent pas quelles questions poser, mais les consultants et les autres gestionnaires le savent. N'ayez pas peur de demander de l'aide!
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