Déterminer comment déplacer une entreprise sans perte de productivité peut s'avérer un défi de taille.
Cependant, avec le bon plan et les bons outils, vous pouvez changer d’entreprise sans nuire considérablement à la productivité de votre entreprise. Vous pouvez même trouver un grand nombre des outils essentiels dont vous aurez besoin pour transférer votre entreprise dans votre bureau local.
$config[code] not foundVous trouverez ci-dessous des conseils et des considérations importantes à prendre en compte lors du transfert d’une entreprise.
Comment déplacer une entreprise efficacement - et efficacement
Créer un plan
Dès que possible, commencez à élaborer un plan visant à perturber le moins possible les opérations. Rencontrez les membres clés de l’équipe et faites des listes - beaucoup de listes. Décrivez ce qui doit être organisé, coordonné et physiquement déplacé. Considérez tout.
Vous pouvez commencer le processus de planification en vous déplaçant physiquement dans l'espace et en faisant un «inventaire» visuel de tout ce qui doit être déplacé vers votre nouveau site professionnel: Il est également important de décider de manière stratégique de ce que vous ne prévoyez pas de déménager. Déménager est une opportunité de désencombrement - gain de temps et d’argent (moins de volume à déplacer, moins de frais de déménagement). Déménager est aussi une opportunité d’innovation ou de mise à niveau. Par exemple, cela pourrait être une occasion de remplacer de vieilles chaises de bureau inconfortables. Les nouveaux meubles peuvent ne pas entraîner beaucoup plus de dépenses que le déménagement de meubles plus anciens. Avantage supplémentaire: vos employés bénéficient d'une motivation supplémentaire avec de nouveaux meubles. En ce qui concerne le matériel de bureau, les anciens articles peuvent nécessiter plus d’entretien et ne pas offrir les mêmes caractéristiques que les modèles plus récents. Cela pourrait être une opportunité de remplacer des équipements obsolètes tels que de vieilles imprimantes encombrantes et d’obtenir les avantages de productivité des nouveaux modèles. L'achat de nouveau peut également faciliter la coordination d'un déménagement. Si vous pouvez vous installer à l’avance dans les nouveaux locaux, le jour du déménagement est moins chargé. Envisagez de faire un don d’articles que vous remplacez, pour une éventuelle déduction pour bienfaisance. Faites une liste ou une feuille de calcul de tout ce que vous prévoyez de déplacer. Une liste complète est essentielle. Une fois que vous avez une idée précise de ce qui doit être déplacé, vous pouvez commencer à vous organiser pour le déménagement. Vous serez plus à même de juger du nombre et du type de matériel d’emballage dont vous avez besoin, de la taille d’un camion de déménagement et du temps que prendra le déménagement proprement dit. Une liste complète permet également de s’assurer que les articles ne sont pas égarés pendant le processus de déménagement. Établissez un calendrier et un calendrier réalistes pour votre déménagement: Quoi qu'il en soit, vous devrez vous assurer que vous et votre équipe ayez suffisamment de temps pour tout classer et emballer avant la date du déménagement. Si vous avez des objets qui peuvent être stockés dans des boîtes pendant un certain temps sans que vous en ayez besoin dans vos affaires quotidiennes, répartissez la charge de travail en emballant tôt. En ce qui concerne le processus d’emballage, voici quelques fournitures pour vous aider à bien faire le travail: Bien sûr, vous aurez besoin de boîtes et celles-ci sont disponibles chez les détaillants tels que Staples. Faites le point sur le nombre dont vous aurez besoin, les tailles dont vous aurez besoin et toutes les boîtes spéciales pouvant être nécessaires pour les articles fragiles ou lourds. N’achetez pas que de grandes boîtes. Les boîtes de petite et moyenne taille sont plus faciles à soulever et à transporter. Les boîtes de banquiers ont une taille idéale pour les chemises de classement car les papiers ont tendance à être lourds. Étiquetez toutes les cases. Cela accélère et facilite le processus de déballage. Certaines personnes utilisent des étiquettes de couleur pour identifier où vont les choses dans le nouvel emplacement. Remplacer des objets de valeur coûte beaucoup plus cher que de les emballer correctement lorsque vous déménagez. Le rouleau à bulles et le conditionnement des cacahuètes offrent une véritable protection pour vos articles les plus précieux. Le papier d'emballage est également une option économique. Utilisez des boîtes robustes pour les objets fragiles et lourds afin que la boîte elle-même ne soit pas écrasée ni déchirée.
Les appareils électroniques tels que les ordinateurs, les moniteurs et les téléviseurs doivent être emballés dans une bulle et placés dans des boîtes spéciales telles que des boîtes de télévision à écran plat. Les meubles doivent être recouverts de couvertures mobiles et emballés dans un film extensible pour éviter les coups et la saleté.
Utilisez du ruban d’emballage pour sceller toutes les boîtes et étiqueter le contenu de la boîte. Planifiez non seulement le déplacement de votre équipement physique, mais également le basculement de vos systèmes de communication et de vos systèmes électroniques. Quand et comment cela se produira-t-il? Pouvez-vous éviter ou minimiser les temps d'arrêt? Pensez aux serveurs de votre ordinateur, à la connectivité Internet, au réseau de l'entreprise et au système téléphonique. Les systèmes de sécurité, les horloges et les systèmes d'entrée de cartes doivent également être pris en compte. Lorsque vous déplacez une entreprise, mettez toujours des affiches professionnelles à votre ancien emplacement afin que les clients sachent à quoi s'attendre, quand et où vous trouver après le déménagement. De plus, un avertissement préalable indique aux clients que vous êtes bien organisé. Bien sûr, affichez des panneaux sur votre nouvel emplacement faciles à repérer pour les clients. Vous aurez peut-être besoin de panneaux temporaires en plus du panneau de construction. Staples Print and Marketing Services a ce qu'il vous faut pour obtenir des bannières et des affiches professionnelles imprimées rapidement et à moindre coût. Envoyez des cartes de changement d'adresse aux clients et aux fournisseurs. Vous pouvez créer de superbes cartes postales à un prix avantageux chez Staples en utilisant des modèles prédéfinis ou votre propre design. Oh, et n’oubliez pas d’en informer le bureau de poste et de modifier les abonnements. Certaines entreprises transfèrent une entreprise au cours du week-end pour éviter les perturbations de la journée du déménagement. Toutefois, si vous avez le choix entre un jour ouvrable et un jour ouvrable, assurez-vous que votre système téléphonique est disponible pendant les heures ouvrables. Laissez le personnel du service clientèle jusqu’à la fin de la journée ou prenez les dispositions nécessaires pour bénéficier de la couverture téléphonique. Une planification et des fournitures appropriées sont absolument essentielles lorsque vous déplacez une entreprise. Staples peut vous aider et propose toutes les fournitures dont vous aurez besoin. Signer et Box Images via Staples Faire un inventaire visuel
Envisager de remplacer l'ancien par le nouveau
Suivre votre inventaire de déménagement dans un tableur
Créer un calendrier et un calendrier de déménagement
Pack à l'avance si vous le pouvez
Obtenez les bonnes fournitures d'emballage
Utilisez des boîtes spéciales et de tailles différentes
Emballer correctement
Coordonnez votre réseau et vos systèmes de communication
Aviser les clients et le public
Planifier les activités de déménagement
