Comment déplacer une entreprise sans perdre de productivité

Faire un inventaire visuel

Vous pouvez commencer le processus de planification en vous déplaçant physiquement dans l'espace et en faisant un «inventaire» visuel de tout ce qui doit être déplacé vers votre nouveau site professionnel:

• Quelle quantité de produit et de stock doit être déplacée?
• Qu'en est-il du mobilier et du matériel de bureau? Les gros articles nécessitent une attention particulière.
• N’oubliez pas les manuels, les chemises de classement et le contenu des postes de travail individuels.
• Les panneaux de la cabine devront peut-être être décomposés et réassemblés au nouveau bureau.
• Qu'en est-il du matériel électronique, y compris des ordinateurs, du matériel téléphonique et des moniteurs muraux?

Envisager de remplacer l'ancien par le nouveau

Il est également important de décider de manière stratégique de ce que vous ne prévoyez pas de déménager. Déménager est une opportunité de désencombrement - gain de temps et d’argent (moins de volume à déplacer, moins de frais de déménagement).

Déménager est aussi une opportunité d’innovation ou de mise à niveau. Par exemple, cela pourrait être une occasion de remplacer de vieilles chaises de bureau inconfortables. Les nouveaux meubles peuvent ne pas entraîner beaucoup plus de dépenses que le déménagement de meubles plus anciens. Avantage supplémentaire: vos employés bénéficient d'une motivation supplémentaire avec de nouveaux meubles.

En ce qui concerne le matériel de bureau, les anciens articles peuvent nécessiter plus d’entretien et ne pas offrir les mêmes caractéristiques que les modèles plus récents. Cela pourrait être une opportunité de remplacer des équipements obsolètes tels que de vieilles imprimantes encombrantes et d’obtenir les avantages de productivité des nouveaux modèles.

L'achat de nouveau peut également faciliter la coordination d'un déménagement. Si vous pouvez vous installer à l’avance dans les nouveaux locaux, le jour du déménagement est moins chargé.

Envisagez de faire un don d’articles que vous remplacez, pour une éventuelle déduction pour bienfaisance.

Suivre votre inventaire de déménagement dans un tableur

Faites une liste ou une feuille de calcul de tout ce que vous prévoyez de déplacer. Une liste complète est essentielle.

Une fois que vous avez une idée précise de ce qui doit être déplacé, vous pouvez commencer à vous organiser pour le déménagement. Vous serez plus à même de juger du nombre et du type de matériel d’emballage dont vous avez besoin, de la taille d’un camion de déménagement et du temps que prendra le déménagement proprement dit.

Une liste complète permet également de s’assurer que les articles ne sont pas égarés pendant le processus de déménagement.

Créer un calendrier et un calendrier de déménagement

Établissez un calendrier et un calendrier réalistes pour votre déménagement:

• Combien de temps avez-vous avant de devoir quitter votre position actuelle?
• Quel chevauchement y a-t-il entre le moment où vous pouvez accéder à votre nouvel emplacement et celui où vous devez sortir de l'ancien?
• Si vous suivez le processus progressivement, il vous sera plus facile, à vous et à votre équipe, de suivre les tâches quotidiennes de la gestion de l’entreprise.

Quoi qu'il en soit, vous devrez vous assurer que vous et votre équipe ayez suffisamment de temps pour tout classer et emballer avant la date du déménagement.

Pack à l'avance si vous le pouvez

Si vous avez des objets qui peuvent être stockés dans des boîtes pendant un certain temps sans que vous en ayez besoin dans vos affaires quotidiennes, répartissez la charge de travail en emballant tôt.

Obtenez les bonnes fournitures d'emballage

En ce qui concerne le processus d’emballage, voici quelques fournitures pour vous aider à bien faire le travail:

• Rouleaux de papier bulle et / ou de papier d'emballage
• Cacahuètes d'emballage
• Une variété de boîtes de tailles différentes destinées à diverses fins d'emballage
• Ruban d'emballage et distributeurs
• Étiquettes
• Stylos Sharpie
• Déplacement de couvertures
• Film rétractable
• Déménageurs et glissières

Utilisez des boîtes spéciales et de tailles différentes

Bien sûr, vous aurez besoin de boîtes et celles-ci sont disponibles chez les détaillants tels que Staples. Faites le point sur le nombre dont vous aurez besoin, les tailles dont vous aurez besoin et toutes les boîtes spéciales pouvant être nécessaires pour les articles fragiles ou lourds.

N’achetez pas que de grandes boîtes. Les boîtes de petite et moyenne taille sont plus faciles à soulever et à transporter. Les boîtes de banquiers ont une taille idéale pour les chemises de classement car les papiers ont tendance à être lourds.

Étiquetez toutes les cases. Cela accélère et facilite le processus de déballage. Certaines personnes utilisent des étiquettes de couleur pour identifier où vont les choses dans le nouvel emplacement.

Emballer correctement

Remplacer des objets de valeur coûte beaucoup plus cher que de les emballer correctement lorsque vous déménagez.

Le rouleau à bulles et le conditionnement des cacahuètes offrent une véritable protection pour vos articles les plus précieux. Le papier d'emballage est également une option économique. Utilisez des boîtes robustes pour les objets fragiles et lourds afin que la boîte elle-même ne soit pas écrasée ni déchirée.

Les appareils électroniques tels que les ordinateurs, les moniteurs et les téléviseurs doivent être emballés dans une bulle et placés dans des boîtes spéciales telles que des boîtes de télévision à écran plat. Les meubles doivent être recouverts de couvertures mobiles et emballés dans un film extensible pour éviter les coups et la saleté.

Utilisez du ruban d’emballage pour sceller toutes les boîtes et étiqueter le contenu de la boîte.