Des réunions efficaces apportent une réelle valeur ajoutée aux entreprises. Ils produisent des idées, donnent des orientations, renforcent les liens et renouent avec la vigueur. Dans le même temps, les entreprises ne peuvent pas consacrer des ressources sans fin. La clé est de s'assurer que les personnes essentielles sont invitées - au moment opportun et dans l'espace approprié. Interactions directes vers un objectif commun et se terminant par un plan d’action clair.
But clair
Toutes les réunions efficaces ont un objectif clair. Cela se traduit par un agenda. Si vous essayez de couvrir trop d'éléments en même temps, votre réunion dépasse les attentes. Si trop peu de sujets sont sur la table, les courriels, les discussions entre personnes ou d'autres formes de communication sont plus pratiques. Votre ordre du jour doit indiquer les points spécifiques à discuter dans le bon ordre. Ecrire les choses à l’avance permet de clarifier l’objectif de la réunion. Cela garantit également que les participants ont la «participation», arrivent avec des idées précieuses et restent sur la bonne voie tout au long de la discussion.
$config[code] not foundBien organisé
La logistique est essentielle pour une réunion efficace. L'un des aspects consiste à inviter le bon groupe de personnes à effectuer les tâches à discuter, à prendre des décisions concernant ce travail ou à influencer d'une autre manière. Choisissez un moment qui est non seulement gratuit pour tous les participants, mais qui ne concurrence pas les autres priorités de travail ou les niveaux d’énergie. Votre durée de réunion est également importante.Dans la plupart des cas, deux heures constituent un maximum sain. Il est également utile d’estimer les temps pour chaque point de l’ordre du jour et de respecter les limites. Votre emplacement devrait mettre les gens à l'aise et pratique. Dans certains cas, cela signifie un lieu privé, une téléconférence ou une réunion hors site.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingÉchanges dynamiques
Des réunions efficaces nécessitent une communication efficace. Il est utile d’établir des règles de base telles que «Une partie de notre objectif est d’établir un budget pour le prochain exercice permettant d’augmenter notre bénéfice net de 15%. Si vous proposez de nouvelles catégories de dépenses pour votre ministère, soyez prêt à réduire vos dépenses dans d’autres domaines - ou à argumenter de manière claire sur la manière dont les dépenses supplémentaires augmenteront les revenus. »Un moyen de créer une synergie consiste notamment à organiser un« sondage par problème »où les participants peuvent appeler domaines de préoccupation ou de brainstorming pour générer collectivement des idées. Un modérateur est votre arme secrète pour encourager le dialogue de groupe et faire fond sur les intérêts de chacun, tout en veillant au bon déroulement de la réunion.
Résultats significatifs
À la fin de votre réunion, il devrait y avoir des résultats clairs et exploitables. Une façon de l’encourager est d’énumérer les «prochaines étapes» comme dernier sujet de votre ordre du jour. Allouez 10 à 15 minutes pour régler tous les détails. Résumez les problèmes résolus par les participants. Indiquez tous les points qui n’ont pas été résolus - et indiquez qui est responsable de leur résolution, et à quel moment. Le faire publiquement, et non hors ligne, renforce la responsabilité. En outre, prévoyez de distribuer des procès-verbaux ou un résumé général de la discussion et de ses résultats. Dans certains cas, les étapes suivantes incluent la planification d’une autre réunion. Renseignez-vous auprès de vos collègues responsables des tâches de suivi avant la prochaine réunion afin de garantir des progrès constants.
