L'un des moments les plus stressants pour la plupart des propriétaires de petites entreprises est le moment où les rentrées de fonds se resserrent car les paiements ne parviennent pas des clients. Ce n’est pas forcément que votre entreprise n’a pas évolué sans heurts, mais parce que vos clients ne paient pas à temps.
Dans ce guide sur la facturation et le paiement, nous souhaitons partager avec vous certaines des meilleures pratiques en matière de facturation de vos clients. De plus, nous souhaitons mettre en commun les moyens de vous faire payer à temps (ou le plus près possible) afin que vous n’ayez pas à vous soucier des flux de trésorerie.
$config[code] not foundUtiliser un logiciel de facturation
L'utilisation d'un logiciel de facturation comme Hiveage présente plusieurs avantages pour votre entreprise. Pour commencer, cela montre à vos clients que votre processus comptable est professionnel et organisé. Ils sauront également qu’ils ne pourront pas échapper à l’argent et manquer un paiement.
De votre côté, vous pourrez facilement suivre les promotions spéciales offertes à des clients spécifiques, la rapidité avec laquelle les clients ont tendance à payer, les factures en souffrance et bien plus encore.
Vous pourrez également générer des rapports détaillés qui vous aideront lorsque les clients sont intéressés par leur facturation par rapport à l'historique de paiement. Vous pouvez également générer ces rapports lorsque les clients protestent contre le montant des produits ou services reçus par rapport aux montants facturés.
Discuter des détails de facturation au début
Lorsque vous commencez à travailler avec un nouveau client, il est bon que les détails de la facturation soient confirmés le plus tôt possible. Certains clients bloquent le paiement d'une facture simplement parce qu'il manque un élément, tel qu'un numéro de commande. Voici ce que vous devez établir dès le départ pour assurer la réussite future de la facturation.
Votre client a-t-il besoin de votre W-9 au début de la collaboration? Votre client souhaite-t-il un nom de projet ou un numéro de bon de commande spécifique sur chaque facture? Votre client a-t-il plusieurs adresses professionnelles et a-t-il besoin d'une adresse particulière sur la facturation pour un routage correct? Trouvez ces choses afin qu’ils n’aient pas une excuse légitime pour retarder les paiements.
La plupart des clients acceptent d’être facturés en ligne par courrier électronique. Mais certains veulent toujours avoir cette copie papier par la poste. Assurez-vous d'envoyer votre facture en conséquence.
Différents clients ont des règles différentes en matière de facturation. Certaines factures doivent être approuvées par le propriétaire de la société, puis retombées dans la comptabilité. Les autres doivent passer à la comptabilité avec un CC auprès du chef de projet avec lequel vous travaillez pour pouvoir envoyer leur accord à la comptabilité.
Il arrive parfois que vous ayez un client pour lequel la facture doit être envoyée au format PDF à une personne pour approbation. Ensuite, il doit être envoyé à une autre personne pour approbation. Enfin, il doit être envoyé électroniquement à un service de comptabilité externe.
Découvrez quel est le processus pour votre client et suivez-le en conséquence.
Définissez clairement vos termes
Étonnamment, certaines personnes ne spécifient pas les conditions de paiement. Ils ne font que laisser la valeur par défaut à la réception sur la facture. Si vos conditions de paiement ne sont pas dues à la réception, vous devez les modifier en conséquence sur votre facture. Sinon, les gens présumeront que vous n’avez pas modifié les conditions de paiement par défaut et définissez leurs propres conditions de paiement.
En parlant de conditions de paiement, un moyen de s’assurer que vous êtes payé avant de faire le travail ou d’envoyer le produit est d’offrir un rabais pour le paiement anticipé. Vos clients adoreront pouvoir économiser un peu et vous adorerez le fait que vous n’ayez pas à vous inquiéter de la rigidité.
Définir clairement quand il faut s'attendre à une facturation
Informez vos clients à l'avance que vous facturez généralement à la fin du mois, au début du mois, au milieu du mois, à la semaine, aux deux semaines ou à la fin d'un projet. De cette façon, ils savent quand ils peuvent s'attendre à recevoir votre facture et, espérons-le, à l'affût.
Offrir plus d'un moyen de payer
Le fait que 90% de vos clients utilisent PayPal ou paient en ligne ne signifie pas que les 10% restants le feront. En permettant à vos clients de payer par carte de crédit ou par chèque, vous pourrez supprimer la plupart des obstacles au paiement pour la plupart de vos clients.
Pour que vos clients puissent payer comme ils le souhaitent, incluez votre adresse postale sur la facture et activez des options de paiement supplémentaires leur permettant de payer en ligne en dehors de PayPal.
Parmi les solutions de rechange au traitement des cartes de crédit proposées par PayPal, citons Stripe, Braintree et Authorize. Tous les trois ont des prix similaires à 2,9% + 0,30 $ par transaction. Les frais supplémentaires comprennent ce qui suit.
- Braintree ne facture pas de frais de transaction sur les premiers 50 000 traités par son intermédiaire. Ils facturent un supplément de 1% pour les transactions en devises internationales.
- Braintree et Stripe facturent des frais de rétractation de 15 $.
- Stripe facture 2% de plus pour les transactions en devises internationales.
- Authorize facture des frais d'installation de 49 $, des frais de passerelle mensuels de 25 $, des frais d'évaluation de 1,5% pour les transactions internationales et des frais de rétrofacturation de 25 $.
Alors, comment choisissez-vous? Voici quelques questions à poser sur votre entreprise.
- Voulez-vous accepter les paiements par téléphone ou sur votre appareil mobile en personne?
- Voulez-vous uniquement accepter les paiements standard par carte de crédit (Visa, Mastercard, Discover, AMEX, etc.) ou souhaitez-vous également accepter des méthodes de paiement plus récentes telles que Apple Pay, Bitcoin ou Venmo?
- Avez-vous besoin d'une facturation par abonnement? Options de paiement fractionnées?
- Avez-vous des clients dans le monde entier et dans des pays qui ne peuvent pas utiliser PayPal?
Une fois que vous avez obtenu les réponses à ces questions, vous devez être en mesure de faire correspondre les fonctionnalités des processeurs de paiement à vos besoins afin de déterminer celle qui convient le mieux à votre entreprise.
Notez également que si certains de vos clients ne paient pas via PayPal car ils ont quelque chose contre PayPal, ils risquent de ne pas aimer Braintree non plus, car Braintree a été acquis par PayPal.
Confirmez que vous avez envoyé la facture
Vous savez que vous pouvez compter sur votre logiciel de facturation. Donc, vous ne le faites pas nécessairement parce que vous ne croyez pas en votre logiciel, mais plutôt pour obtenir ce premier rappel que oui, vous avez envoyé votre facture.
Une fois que vous avez envoyé une facture à un premier client, envoyez un e-mail à la personne qui est censée recevoir la facture et à toute personne devant recevoir une copie de celle-ci que vous venez d’envoyer votre facture. Il peut être inclus comme mention occasionnelle avec les mises à jour de votre projet.
Vous devez généralement le faire uniquement avec les nouveaux clients ou les clients qui sont régulièrement en retard avec leurs paiements. Avec les nouveaux clients, cela vous permet de vous assurer que les détails de facturation sont corrects.
Envoyer des rappels doux
Tout le monde ne paiera pas à 100% à temps. Certaines personnes seront légitimement si occupées qu'elles oublieront votre facture par inadvertance. Au début, vous voulez supposer que votre facture a été oubliée par erreur et encadrer vos rappels en conséquence.
Lorsque vous renvoyez une facture, voici un bon moyen d’approcher un rappel de facture, y compris une formulation pour des situations spéciales.
- J'ai remarqué que vous n'avez pas encore vu ma facture. Juste au cas où cela ne se passerait pas correctement, je le renverrais. Je vais également joindre une copie via PDF dans un courrier électronique séparé. Vous ne savez jamais avec les filtres anti-spam de nos jours.
- Je sais que vous avez été occupé avec le lancement du nouveau projet récemment. Juste au cas où cela se retrouverait dans votre boîte de réception, voici ma facture pour le travail du mois dernier.
- J'espère que tu as fait un bon voyage! Je sais que vous avez probablement beaucoup de rattrapage à faire, donc je voulais m'assurer que c'était en haut de la liste depuis 30 jours.
- Ceci est juste un rappel amical de ma facture du mois dernier. Le temps file, mais comme cela fait 30 jours, je pensais vous le faire savoir.
Pour la plupart, cela devrait résoudre le problème et vous devriez obtenir une réponse - et un paiement. Si vous ne recevez pas de réponse d'une personne, vous pouvez toujours envoyer un rappel gentil à quelqu'un d'autre. Dites à cette personne que vous n’avez plus entendu parler de votre facture et que vous souhaitez vous assurer que celle-ci l’a bien été.
Si vous n’avez pas de rappels personnalisés, c’est bien aussi. Vous pouvez choisir d'envoyer des rappels automatiques à la place!
Mets ton pied à terre
Si les rappels ci-dessus passent inaperçus, vous devrez peut-être être un peu plus agressif. Ceci est particulièrement important si la facture est devenue extrêmement tardive. Il y a certaines choses à considérer avant de prendre cette route.
- Voulez-vous que cette entreprise reste en tant que client? Si vous le faites, accepter un paiement lent peut vous faire gagner leur loyauté future.
- Pouvez-vous interrompre la livraison ou les services pour non-paiement? Encore une fois, ce choix peut se résumer à la question de savoir si vous souhaitez que cette société reste un client.
Avec ces réponses à l'esprit, agissez en conséquence. Commencez par renvoyer votre facture, numériquement et par courrier. Appelez votre client et dites-lui que vous comprenez que les choses peuvent être difficiles, mais que vous avez terminé les services convenus ou envoyé les produits livrables. Ainsi, le paiement en cours est dû immédiatement.
Oui, cela peut être inconfortable. Mais ce sont aussi des affaires. Vous n'êtes probablement pas le seul fournisseur pour lequel votre client effectue des paiements en retard, vous ne serez donc pas le seul à appliquer le problème. Mais si vous êtes le seul à faire pression sur eux, vous serez probablement payé en premier. Ou du moins d'abord après que les services publics essentiels, le loyer et les autres factures ont été payés.
Persister sur le problème peut être frustrant pour vous et votre client, mais cela peut être essentiel pour être payé. Certains propriétaires de petites entreprises ont déclaré avoir été payés au plus tard deux ans après la date d'échéance d'une facture. Tandis que tard n’est jamais bon, c’est mieux que jamais.
Image de facture via Shutterstock
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