La saison des impôts soulève une certaine lassitude chez les propriétaires de petites entreprises. Certains disent que c'est la peur, mais je pense qu'il est plus probable que nous redoutions le temps passé à préparer nos propres impôts ou à travailler avec un CPA ou un comptable.
Enter Shoeboxed - un service de saisie et de suivi des reçus qui vous permet d’améliorer votre approche des dépenses et votre organisation des reçus.
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Shoeboxed est l’un des leaders sur le marché de la gestion des reçus et des dépenses pour les propriétaires de petites entreprises. Le concept est que vous pouvez prendre une photo simple avec votre appareil photo ou votre smartphone et télécharger instantanément le reçu sur le service Web. L’objectif est d’obtenir ce reçu de votre «boîte à chaussures». Lorsque vous téléchargez chaque reçu, le service vous demande comment classer l’article par catégorie et crée un rapport de dépenses à la volée.
Il y a tellement de choses à aimer avec ce service. C'est vraiment un gain de temps et un service précieux. Combien de reçus avez-vous empilés sur un ordinateur de bureau, un tiroir ou une enveloppe? Je garde tous les miens jusqu'à la saison des impôts, puis je les additionne manuellement. C'est vraiment ridicule, alors que cela pourrait me faire économiser tant de temps, d'efforts et un peu d'anxiété de mettre de l'ordre dans mes affaires chaque année. Les plans payés commencent à 9,95 $ par mois.
Quelques minutes après le téléchargement de ma première copie d'écran du reçu, j'ai reçu un courrier électronique confirmant qu'elle serait traitée dans un délai d'un jour ouvrable. Je suis sûr que vos reçus seront traités plus rapidement avec les forfaits payés, mais vous recevrez 50 reçus gratuits pour le forfait sans fin pour toujours si vous pouvez gérer le léger décalage.
Si vous téléchargez plusieurs accusés de réception, vous ne recevrez qu'un seul e-mail indiquant «Envoi reçu». Si l'accusé de réception est invalide, illisible ou inacceptable, il indique qu'il vous notifiera séparément. Sinon, supposez que tout va bien.
Ce que j'aime vraiment
- Un email de confirmation. Shoeboxed vous envoie presque immédiatement un e-mail indiquant que votre reçu est accepté et en attente. Le compte pour toujours gratuit a un léger délai de traitement pouvant aller jusqu’à un jour ouvrable, mais j’ai trouvé que c’était souvent moins.
- Lorsque vous modifiez une catégorie, le système vous demande si vous souhaitez le faire pour tous les reçus similaires, comme dans cet exemple, pour les reçus Starbucks. Cela reviendra en arrière et changera ceux existants, plus cela ne vous permettra pas de choisir à nouveau cette catégorie (si vous cochez cette option) à l'avenir.
- Enveloppes de reçus en vrac. Sur les forfaits payants, vous pouvez simplement envoyer à Shoeboxed la pile de reçus que vous avez économisés toute l'année dans ce qu'ils appellent une «enveloppe magique». Très pratique à cette époque de l'année ou un peu plus tôt.
Ce que j'aimerais voir:
- Fin du processus d'inscription trompeur. Permettez-moi d'être très clair: Shoeboxed offre un service précieux, mais lors de votre inscription, vous pouvez cliquer sur le mauvais bouton et passer à une option payante. La page de destination présente une inscription très simple: entrez votre adresse e-mail pour le plan «gratuit pour toujours». Mais ensuite, vous accédez à une page d’inscription complète dans laquelle vous devez naviguer entre les options et rechercher l’option «toujours libre» qui apparaît tout en bas de la page. Je suis sûr que vous pourriez vous retirer du régime payant assez facilement, mais je préfère voir toutes les options plus clairement que celles qui sont enfouies au fond.
- Un lien direct pour les appareils mobiles Android. Le lien mobile sur le site principal vous amène à la version iOS dans iTunes. Vous pouvez le trouver en effectuant une recherche dans Google Play, puis en l'installant.
J'ai mentionné Shoeboxed dans un article populaire intitulé «7 conseils de productivité essentiels - et les outils pour les atteindre». Si vous avez du mal à suivre votre comptabilité, c'est un service que vous voudrez certainement tester.
Après de nombreuses années à essayer de suivre le rythme, je vais maintenant commencer à utiliser activement le service pour ma propre comptabilité.
Images: Shoeboxed
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