Il existe maintenant plus de 11 000 juridictions de la taxe de vente aux États-Unis.
Se conformer à cette matrice juridictionnelle complexe, chacun avec ses propres tarifs, réglementations et formulaires, ne peut être qu'un cauchemar pour les petites entreprises de commerce électronique.
Pour sensibiliser les détaillants en ligne aux considérations les plus importantes, Small Business Trends a mené une interview téléphonique exclusive avec Chris Livingston, directeur des opérations et de la gestion des produits chez VertexSMB, une société fournissant des logiciels d'automatisation de la taxe de vente et d'utilisation pour les petites et moyennes entreprises. grandes entreprises.
$config[code] not foundLivingston a souligné les neuf considérations suivantes dans cette liste de contrôle de la conformité des ventes:
Liste de contrôle de conformité à la taxe de vente
1. Connaissez votre Nexus
Le facteur de conformité le plus important vient de la connaissance de votre «lien».
Nexus défini
Nexus - également appelé «présence physique suffisante» - est le terme utilisé pour déterminer si une entreprise vendant des produits dans un autre État est tenue de percevoir la taxe de vente ou d'utiliser la taxe dans cet État.
Nexus est nécessaire avant qu'une juridiction puisse imposer des taxes à une entité. Par conséquent, il est essentiel que les entreprises de commerce électronique connaissent les États dans lesquels elles ont une présence physique suffisante.
Déterminer où existe un lien peut être délicat, mais le non-respect peut être coûteux, sous la forme d'audits, de pénalités et d'intérêts.
Qu'est-ce qui constitue la «présence physique»?
La présence physique requise par Nexus peut inclure des éléments tels que des espaces de bureau, des employés, un entrepôt, des sociétés affiliées, des stocks ou une livraison directe d'un fournisseur tiers situé dans un autre État. Dans certaines juridictions, même l'affichage d'un panneau d'affichage le long de l'autoroute pourrait constituer un lien, a déclaré Livingston.
"Dans les jours précédant le commerce électronique, il était simple et direct de connaître votre lien", a-t-il déclaré. «Vous possédiez un magasin de brique et de mortier local où les clients achetaient des produits et payaient la taxe de vente. Maintenant, vous devez déterminer où se trouvent vos panneaux publicitaires, les états dans lesquels vivent vos vendeurs et où vous avez des stocks. "
Nexus affilié et affilié
Avec le début du commerce électronique, de nombreux États ont adopté une législation sur les «liens par clics» et les «liens entre filiales» afin d'imposer des taxes sur les ventes effectuées par les détaillants en ligne.
Selon un article publié sur le site Web de la Sales Tax Institute, la législation relative aux liens de clic oblige généralement le vendeur distant à «respecter un seuil de vente minimal dans l'État en question, résultant des activités d'un agent de référence en son état». Le vendeur doit être « effectuer des paiements de commission au résident de l'État pour toute commande résultant de la référence au clic sur le site Web du résident. "
En vertu de la législation relative aux réseaux d’affiliation, un détaillant distant détient «un intérêt substantiel dans un détaillant de l’état ou en est le propriétaire, et le détaillant vend la même gamme de produits ou une gamme de produits sensiblement similaire sous le même nom commercial ou le même nom». article dit.
2. Obtenir la licence de vente et les licences commerciales
Une fois que les vendeurs ont établi le lien, ils doivent obtenir la taxe de vente et les licences commerciales.
"Presque tous les États exigent des détaillants qu'ils s'inscrivent ou soient autorisés à percevoir la taxe de vente", a déclaré Livingston. "Une fois que les vendeurs auront décidé que leur magasin a un lien dans un État donné, ils devront s'inscrire pour percevoir la taxe de vente pour cet État."
Selon Livingston, chaque juridiction a sa propre méthode pour obtenir des licences.
"Les marchands devront remplir différents formulaires avec les différentes juridictions", a-t-il déclaré. «Certains exigent des empreintes digitales tandis que d’autres utilisent le numéro de sécurité sociale du vendeur, par exemple. De plus, étant donné que certaines licences sont renouvelables, les marchands devront rester au courant des périodes de renouvellement. "
3. Connaître les taux d'imposition
Pour éviter de percevoir plus ou moins la taxe de vente, les entreprises de commerce électronique doivent connaître les taux d'imposition corrects dans les États et les juridictions où elles ont un lien.
Certains états sont tellement granulaires que le taux change presque au niveau de la rue, a déclaré Livingston.
Il a cité l'exemple d'une entreprise qui avait des quais de chargement dans deux rues distinctes situées de part et d'autre du bâtiment, chacune avec un taux d'imposition différent.
«L’entreprise devait rester constamment attentive au déchargement de la marchandise sur le quai», a-t-il déclaré.
4. Comprendre les règles de taxabilité des produits
La plupart des articles vendus sont considérés comme des biens meubles corporels et sont taxés au taux de la taxe de vente standard. Ce n'est pas toujours le cas, cependant, a déclaré Livingston.
«Les choses peuvent changer quand on devient taxable», a-t-il déclaré. «Il peut y avoir des règles spéciales concernant les machines lourdes, par exemple. Il est considéré comme un TPP dans certaines juridictions mais, en fonction de son utilisation, pourrait être exonéré dans d’autres ou imposé à un taux différent. "
Livingston a également souligné que le «logiciel en tant que service» (SaaS) est en fait considéré comme un service à des fins fiscales et que, en fonction du lieu où les services sont fournis, il pourrait avoir différentes conséquences fiscales.
5. Reconnaître la différence entre l’origine et la Destination
En ce qui concerne les transactions intra-étatiques (celles qui ont lieu dans le même État), il existe deux types de juridictions: l’origine et la destination.
Certains États taxent en fonction de l'origine du produit, tandis que d'autres en fonction de leur destination, selon Livingston.
"Des États comme la Pennsylvanie, l'Arizona et le Nouveau-Mexique imposent des taxes sur leur origine", a-t-il déclaré. «Par exemple, une vente provenant de Tempe (AZ) pour un produit envoyé à Scottsdale sera taxée selon le taux de taxe Tempe. D'autres États, tels que le New Jersey et la Louisiane, déterminent le taux d'imposition en fonction du lieu d'établissement de la facture. Ce n'est pas le cas partout. ”
6. Maintenir les certificats d'exemption
Les vendeurs peuvent délivrer des certificats d'exemption à un acheteur pour diverses raisons, notamment la revente, le statut 501c3, des produits utilisés dans le processus de fabrication ou dans l'agriculture.
"Le vendeur doit demander et conserver ce certificat au dossier pour prouver le motif pour lequel la transaction n'est pas taxée", a-t-il déclaré. «Différentes règles juridictionnelles existent autour de cela. Les acheteurs doivent conserver et conserver le certificat au cas où ils seraient audités. "
Livingston a également mentionné un autre domaine dans lequel des exonérations fiscales existent: les zones d'entreprises.
«Une zone d'entreprise est une zone géographique désignée comme une exemption spéciale pour le progrès économique, telle que la construction d'un nouveau centre commercial», a déclaré Livingston. "Dans ce cas, les exemptions sont une incitation à attirer les entreprises."
7. Facturer le type de taxe
La taxe de vente (transactions intra-États) et la taxe d'utilisation du vendeur (transactions entre États) peuvent différer, il est donc important de connaître le type de taxe facturée.
"Différentes transactions nécessitent différents types de taxe, soit la taxe de vente ou la taxe d'utilisation du vendeur", a déclaré Livingston. "La taxe de vente concerne les transactions entre États et peut avoir un taux alors que la taxe d’utilisation du vendeur, qui concerne les transactions entre États, peut en avoir un autre."
En fonction du type de taxe, les marchands doivent facturer le bon taux et remplir le formulaire approprié au moment du versement de la taxe.
"Les marchands peuvent parfois utiliser le même formulaire pour les deux types de taxe, mais peuvent devoir utiliser des formulaires différents, en fonction de la juridiction", a déclaré Livingston. "Il est important qu'ils fassent leurs déclarations correctement, pour éviter les pénalités et les intérêts."
8. Connaître le risque sur les retours
"Il existe des déclarations spécifiques à la taxe de vente, des déclarations spécifiques à la taxe d'utilisation du vendeur et des déclarations spécifiques à la taxe d'utilisation du consommateur", a déclaré Livingston. «Trouver, utiliser et soumettre correctement ces formulaires est une tâche ardue et ardue, source d’erreurs et de risques potentiels. Le dépôt électronique et les paiements électroniques ne font qu’ajouter plus de risques et contribuent au processus. »
Livingston a également souligné qu’un client qui a acheté quelque chose à un détaillant en ligne qui n’a pas de lien et qui n’a pas facturé la taxe peut être tenu de payer la taxe à la consommation pour l’achat.
9. Comprendre les déclencheurs d'audit
Le dernier élément de la liste concerne les audits, quelque chose qu'aucun marchand de commerce électronique ne souhaite mais qui, selon Livingston, devra subir à un moment donné. En tant que tels, les détaillants doivent comprendre quel type d’action déclenche un audit.
«Un pourcentage important des ventes exonérées, des changements importants (augmentation ou diminution) de la taxe de vente et des dépôts tardifs peuvent tous déclencher une vérification», a déclaré Livingston.«Ce n’est pas une question de savoir si vous êtes audité, mais quand. Le fiscaliste vient.
Livingston a conseillé aux petites entreprises de commerce électronique de faire appel à un conseiller fiscal de confiance, expert en CPA ou en taxe de vente, pour mieux comprendre le processus de conformité.
«Le respect de la taxe de vente est un problème très complexe qui nécessite l'aide d'une personne possédant le savoir-faire», a-t-il déclaré. "Les marchands seraient bien avisés de demander conseil à un conseiller de confiance."
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