Les tâches de la secrétaire consistent généralement à organiser les déplacements de son chef et / ou d’autres employés. Étant donné que les secrétaires sont généralement responsables de la gestion de l'emploi du temps des cadres occupés, ils s'occupent également de leurs projets de voyage et s'assurent que les arrangements sont pris en charge, y compris les réservations d'hôtel et la location de voitures.
Planifier des arrangements de voyage
Une fois qu'une secrétaire découvre que son patron doit se déplacer pour affaires, elle doit connaître les dates exactes du voyage prévu. Si vous êtes responsable des préparatifs de voyage pour tous les membres de votre département ou bureau, vous devez également déterminer si d’autres membres du personnel voyagent en même temps. En fonction de l'entreprise pour laquelle vous travaillez, vous devrez peut-être déterminer le budget des frais de déplacement ou contacter le service de la comptabilité pour savoir si l'argent est prévu dans le budget des déplacements. Vous devez savoir quels hôtels se trouvent dans la région où votre patron se rendra, si elle a des préférences, et connaître les coûts et la disponibilité des chambres.
$config[code] not foundFaire des arrangements de voyage
Maintenant que vous avez confirmé le nombre de jours et le nombre de personnes qui voyagent, vous devez organiser votre voyage. Les fonctions d'un secrétaire peuvent inclure aller en ligne et faire les réservations elle-même ou contacter une agence de voyage avec tous les détails. Les grandes entreprises peuvent avoir un service de voyage où le secrétaire n’a à fournir que l’itinéraire proposé et l’équipe de voyage a la responsabilité de prendre toutes les dispositions nécessaires. Votre responsabilité inclura également la vérification de la confirmation des arrangements et leur exactitude. Vous devez savoir si votre patron a des préférences en matière de sièges dans l'avion, combien de bagages seront emportés et, le cas échéant, devront être contrôlés. La réunion ou la conférence à laquelle participe votre patron peut nécessiter la réservation de son siège et vous serez probablement tenu d’envoyer le message de confirmation en son nom.
Compléter les arrangements
Pour organiser votre voyage, vous devez également prendre en compte les besoins de votre patron en matière de déplacements pendant son absence. Vous devez savoir si votre patron a besoin d'un moyen de transport pour se rendre à l'aéroport ou si elle sera remboursée pour les frais de stationnement de sa voiture à l'aéroport. Vous devez fournir une copie imprimée de l'itinéraire que votre responsable pourra utiliser lorsqu'elle arrivera à sa destination pour qu'elle connaisse son emploi du temps et qu'elle indique l'adresse de l'hôtel et le lieu de la réunion ou de la conférence. Vous pouvez réserver une voiture de location à l'avance qui sera disponible à son arrivée ou organiser la navette de l'hôtel pour la conduire à l'hôtel. Les fonctions du secrétaire lors de la préparation du voyage consistent notamment à veiller à ce que tous les aspects du voyage soient couverts.
