L'année 2017 peut sembler longue, mais elle le sera avant que vous ne le sachiez. Certains changements importants ayant une incidence sur les entreprises sont tenus de produire certaines déclarations de renseignements. Plus tôt vous vous préparerez à cette responsabilité fiscale, plus vos responsabilités en matière de classement seront faciles.
Changements apportés aux déclarations de renseignements
Formulaire W-2
Si vous avez des employés, vous devez, comme toujours, leur fournir le formulaire W-2 avant la fin du mois de janvier. La nouveauté est que vous devez également transmettre les copies, ainsi que le formulaire W-3, à l'administration de la sécurité sociale au plus tard à la même date, le 31 janvier 2017. Auparavant, les envois n'étaient pas dus avant la fin février si l'envoi des formulaires papier ou à la fin du mois de mars si les formulaires sont transmis par voie électronique. La modification a été apportée pour permettre à l'IRS de faire correspondre plus facilement les informations afin de contrecarrer les demandes de remboursement frauduleuses. Trouvez plus de détails dans la instructions aux W-2 et W-3.
$config[code] not foundFormulaire 1099-MISC
Si vous faites appel à des entrepreneurs indépendants, il y a un changement pour vous cette année. Les mêmes dates pour remettre les formulaires aux travailleurs et les transmettre au gouvernement s’appliquent au formulaire 1099-MISC, avec quelques variantes. Si vous remplissez la case 7 du formulaire 1099-MISC, utilisé pour déclarer la rémunération des non-employés (désigné dans le gouvernement sous le sigle 1099-MISC NEC), vous devez respecter les dates W-2 décrites précédemment pour la soumission. La seule différence: au lieu de transmettre des formulaires à la Social Security Administration, les envois 1099-MISC, ainsi que le formulaire 1096, sont envoyés à l'IRS.
Si votre entreprise remplit le formulaire 1099-MISC pour déclarer d'autres types de revenus, tels que des loyers ou des redevances, les anciennes dates limites (28 février 2017 pour les déclarations papier et 31 mars 2017 pour la transmission électronique de formulaires) continuent de s'appliquer. Trouvez plus de détails dans la instructions au formulaire 1099-MISC.
Formulaires 1095-B et 1095-C
Si vous êtes un grand employeur concerné ou ALE (50 employés ou plus à temps plein et l'équivalent temps plein) en 2016, vous devez fournir aux employés le formulaire 1095-C au plus tard le 31 janvier 2017. L'année dernière, cette date d'échéance avait été prolongée jusqu'à la fin du mois de mars, car c'était la première année que cette déclaration était requise.
Un ALE doit fournir le formulaire à ses employés, même si la société avait choisi de ne pas offrir de couverture maladie et de payer la pénalité fiscale prévue par le mandat de l'employeur de la Affordable Care Act.
Même si vous n'êtes pas un ALE, vous devez remplir le formulaire 1095-B si vous avez un régime auto-assuré, tel qu'un mécanisme de remboursement des frais de santé. Si vous n'êtes pas un ALE et que vous ne possédez qu'une couverture d'assurance, l'assureur envoie alors le formulaire à ses employés.
Les dates de transmission des copies des formulaires 1095, ainsi que celles des formulaires 1094-B ou 1094-C, sont également nouvelles. L'année dernière, les employeurs avaient jusqu'à la fin du mois de mai pour envoyer des copies papier à l'IRS ou les transmettre par voie électronique avant la fin du mois de juin. Cette année, les dates d'échéance sont les mêmes que pour la plupart des autres déclarations de renseignements: le 28 février 2017 pour les déclarations sur papier; 31 mars 2017, pour le dépôt électronique. Trouvez plus de détails dans les instructions à ces formulaires et envois.
Les extensions
Il n'y a pas de délai supplémentaire pour fournir aux travailleurs leurs déclarations d'informations. Toutefois, si vous avez besoin de plus de temps pour transmettre les déclarations au gouvernement, vous devrez vous adresser à l’IRS. Ceci est fait sur Formulaire 8809, qui a été révisé pour être utilisé pendant la saison de dépôt 2017.
En règle générale, vous pouvez obtenir une extension automatique de 30 jours. Si vous avez besoin de plus de temps, il n’ya pas d’extension automatique supplémentaire, vous devrez donc faire une demande spéciale. La demande est faite en soumettant un deuxième formulaire 8809 avec une explication des circonstances atténuantes qui vous ont empêché de produire à la date d'échéance.
Il n'y a pas d'extension automatique pour les W-2. Il n'y a qu'une possibilité de 30 jours extension non automatique. Il ne sera accordé que dans des circonstances extraordinaires ou en cas de catastrophe, telle qu'une catastrophe naturelle ou un incendie détruisant les livres et registres de l'employeur.
Pénalités
Le montant des pénalités que vous pouvez devoir payer pour le dépôt de déclarations de renseignements tardives ou incorrectes dépend du moment où vous corrigez le problème. La pénalité est fixée par formulaire et il y a une pénalité maximale.
- Si vous corrigez le problème au plus tard 30 jours après la date requise: 50 $ par formulaire
- Si vous corrigez le problème après le 30th jour mais au plus tard le 1er août: 100 $ par formulaire
- Si vous corrigez le problème après le 1er août: 260 $ par formulaire
Bien que ces montants de pénalité de base soient inchangés par rapport à ceux de l’année dernière, les plafonds des pénalités ont été ajustés en fonction de l’inflation. Notez que les petites entreprises, qui ont des recettes brutes annuelles moyennes de 5 millions de dollars ou moins pour les trois années précédentes, ont un plafond de pénalité inférieur à celui des grandes entreprises.
Conclusion
Préparez-vous maintenant pour la saison de dépôt 2017, qui approche à grands pas. Assurez-vous de savoir qui est responsable de la production de vos déclarations de renseignements: en interne, dans une entreprise de paie, votre CPA, etc. N'oubliez pas qu'une entreprise produisant 250 déclarations ou plus - W-2, 1095, 1099 - au cours de l'année doit transmettre les informations sont renvoyées électroniquement.
Photo d'impôt via Shutterstock
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