L'embauche d'un employé est l'une des choses les plus importantes qu'un propriétaire de petite entreprise fera, mais peu d'entre eux ont l'expérience de le faire.
Vous trouverez ci-dessous une liste pour vous aider à obtenir systématiquement de meilleurs résultats. Si vous venez d’embaucher des employés ou si vous n’avez eu que des employés de la famille, commencez ici:
Obtenir un numéro d'identification fédéral
Avant d'embaucher un employé, vous pouvez demander à un CPA ou à un avocat de s'enregistrer auprès de l'IRS pour vous. Mais le faire vous-même est assez simple. L'IRS permet une application en ligne (cliquez ici pour l'application en ligne IRS). C'est l'une des choses les plus faciles que l'IRS a configurée. Vous aurez besoin de connaître les informations concernant votre société, votre LLC ou votre partenariat, y compris le mois et l’état de sa création.
$config[code] not foundDe plus, au moins une personne doit entrer son numéro de sécurité sociale en tant que responsable.
Enfin, vous devrez savoir comment votre entité est taxée (par exemple, S-Corp.). Si vous n’êtes pas sûr, consultez votre spécialiste en déclarations. Vous recevrez un EIN (numéro d'identification d'employeur) sous forme de lettre immédiatement en ligne, une fois la demande complétée. Une application papier est également disponible si vous préférez (formulaire SS-4).
Considérer un compte courant distinct
Vous voulez faire cela avant d’engager un employé pour deux raisons principales. L'un est la protection contre la fraude. Invariablement, vos employés vont obtenir ce numéro, et limiter le montant du compte limite les dommages potentiels. La fraude bancaire, la fraude électronique et la fraude par chèque, est en croissance. Le coût d'un compte séparé est une assurance bon marché.
La deuxième raison est de séparer vos charges sociales. Maintenir vos taxes sur la masse salariale à jour est la première chose à faire pour augmenter vos chances de réussite. L'IRS et l'État ne jouent pas bien lors de la collecte de ces taxes. Leurs sanctions sont confiscatoires et ils essaieront de les récupérer personnellement. Il est plus facile de séparer les charges sociales avec chaque masse salariale dans un compte séparé.
Connaissez vos exigences de classement de la paie
Vous pouvez consulter les exigences de l'IRS en détail ici, mais la plupart des propriétaires d'entreprise entrent dans la catégorie des fichiers trimestriels relatifs à la paie mensuelle. L'IRS collecte également l'impôt fédéral sur le chômage (FUTA), qui est généralement dû tous les trimestres et signalé chaque année.
Enfin, les formulaires W2 doivent être remis aux employés au plus tard le 31 janvier de l'année suivante et déposés auprès de la Social Security Administration avant la fin du mois de février. C'est une bonne idée de réconcilier les informations que vous avez envoyées à l'IRS tout au long de l'année avec les W2 que vous envoyez à l'ASS, car l'IRS le fera. Ils ne s’y prennent généralement pas avant un an, alors épargnez-vous la mauvaise surprise.
Tous les paiements fédéraux doivent être effectués à l'aide du système de paiement électronique de l'impôt fédéral (EFTPS). Vous devez vous inscrire. N'attendez donc pas que le paiement soit dû. Les États ont généralement leur propre retenue d'impôt sur le revenu ainsi que leur impôt sur le chômage. De plus, certaines villes perçoivent un impôt sur le revenu. Assurez-vous de vérifier toutes vos exigences nationales et locales. Ici c'est un bon endroit pour commencer.
Tout cela semble un peu écrasant? Je suis d'accord. C’est pourquoi environ 60% des propriétaires de petites entreprises externalisent le traitement de la paie. C'est beaucoup moins cher que de payer des pénalités de retard.
L'indemnisation des travailleurs
Cela varie d’un État à l’autre, mais il est prudent de présumer que si vous avez des employés existants (y compris des membres de votre famille) ou allez embaucher un employé, vous avez besoin de l’indemnisation des travailleurs. Des systèmes d’indemnisation des accidents du travail sont mis en place pour payer les frais médicaux et les dommages causés aux employés blessés au travail. Là encore, cela varie d’un État à l’autre, mais si vous ne portez pas l’indemnisation des travailleurs, vous êtes passible d’une amende de l’État, même si personne n’a été blessé. Voici une liste des sites Web de chaque État pour l'indemnisation des travailleurs.
Créer un nouveau paquet d'embauche
Bien que vous ne puissiez embaucher qu’un ou deux employés par an, le fait de conserver les documents au même endroit vous permettra de ne rien manquer.
Pour chaque employé, vous devez avoir un formulaire IRS W-4 et un formulaire UCIS I-9. Les éléments optionnels qui varieront d’un employeur à l’autre sont les suivants: demande d’emploi (voir ci-dessous), lettre d’offre (voir ci-dessous), décharge de vérification des antécédents (voir ci-dessous), décharge de dépistage de drogue (voir ci-dessous), accusé de réception du manuel de l’employé, formulaires d’inscription aux avantages 401k), Formulaire d’autorisation de dépôt direct, Contrat d’entreprise.
Votre entreprise a-t-elle déjà des employés? Ensuite, vous voudrez consulter ces conseils utiles:
Quand louer
La plupart des propriétaires de petites entreprises auxquels j'ai eu affaire n'embauchent pas d'employé avec un régime.
Tout comme vous avez un plan marketing ou financier, un propriétaire d’entreprise devrait avoir au moins un plan de base d’embauche ou de dotation en personnel. Commencez avec un organigramme de base pour votre équipe existante (même s'il ne s'agit que de quatre personnes). Identifiez les domaines dans lesquels vous devrez ajouter des personnes au cours des deux prochaines années en fonction de votre plan d'affaires global et ajoutez-les à votre organigramme comme "en attente". Liez ces embauches en attente à un déclencheur, tel que le nombre de clients ou les revenus. Cela rend la décision rationnelle par opposition à une réaction juste aux événements temporaires.
Qui louer
Je suis un ardent défenseur du livre «Who» de Geoff Smart et Randy Street. Avant d’envisager d’embaucher un employé, vous devez décider de qui vous avez besoin.
Smart et Street suggèrent de rédiger un tableau de bord pour le poste, qui détaille la mission de l’employé, ses résultats et les compétences nécessaires pour le réaliser. C’est une étape critique à ne pas négliger. Embaucher la mauvaise personne est pire que ne pas embaucher du tout. Smart et Street décrivent également un processus d'entrevue superbe qui vous donnera toujours de meilleurs résultats.
Demande d'emploi
Utilisez une application pour tout le monde. Cela inclut les employés actuels qui pourraient être candidats, aussi. Une documentation cohérente vous évitera des problèmes de discrimination.
Dans l’idéal, l’application incorporera des mises à jour pour effectuer des recherches en arrière-plan, mais les sociétés tierces de vérification des antécédents exigent souvent leurs propres formulaires. Vous ne pouvez pas poser certaines questions. Il est donc préférable d’utiliser un formulaire qui a été examiné par une personne expérimentée dans le domaine des ressources humaines dans votre pays. Cliquez ici pour des exemples de formulaires. Si votre secteur d'activité ou votre situation est inhabituel, compliqué ou si vous souhaitez une assurance supplémentaire, contactez un avocat local.
La vérification des antécédents
En règle générale, les petites entreprises ne vérifient pas les antécédents de leurs employés sauf s’ils doivent le faire, comme une entreprise de transport. Les vérifications des antécédents sont une assurance peu coûteuse, cependant.
Nous avons eu un criminel condamné appliquer et accepter un travail en attente de vérification des antécédents. Elle a quitté avant que les résultats sont revenus. Je n'avais aucune idée de ce qui se passait dans sa tête, mais cela nous a évité beaucoup de douleur.
Ce n’est pas une mauvaise idée d’adopter votre politique de vérification périodique des antécédents, comme chaque année pour tous les employés.
Références
Si vous leur demandez sur l'application lors de l'embauche d'un employé, vérifiez-les. De nombreux propriétaires présument qu’un demandeur n’a pas indiqué une mauvaise référence et, en règle générale, ils ont raison. Mais parfois, ils le font, et cela vous permet de confirmer s'ils possèdent les compétences que vous avez identifiées dans le développement de Scorecard.
Les références peuvent également révéler des choses qui n’ont pas été abordées lors de l’entretien avec le candidat.
Test de drogue
De nombreux propriétaires appliquent une politique de dépistage des drogues aux candidats et aux employés actuels pour des raisons de sécurité. Mais ce n'est pas une mauvaise politique à avoir, en général.
Encore une fois, la clé est d'appliquer systématiquement la politique. En règle générale, il est préférable d’inclure tout le monde pour éviter les plaintes de discrimination. Bien que cela puisse paraître évident, vous devez vous en tenir à votre politique. Aucune exception!
Certains propriétaires d’entreprise n’aiment pas avoir des politiques, affirmant que «c’est une petite entreprise et que les politiques ne sont pas nécessaires». Vous finirez par vous mettre dans une mauvaise situation. Avoir une politique rend la décision simple.
Test de compétences
Vous avez identifié les compétences nécessaires via le tableau de bord. Vous avez interviewé le candidat et ses références. Il semble que le demandeur a les bonnes choses.
Supprimez les devinettes de l'équation: testez les compétences que vous pouvez. Il existe de nombreuses sources en ligne permettant d’évaluer à moindre coût les compétences d’un candidat, des logiciels aux compétences téléphoniques, en passant par le service à la clientèle. S'il s'agit d'une compétence technique, envisagez une certification par une tierce partie. De nombreuses organisations proposent des certifications à ses membres (comptabilité, assistant administratif) ou vérifient auprès de votre école de formation professionnelle locale.
Si vous envisagez un candidat mais que celui-ci n’a pas la certification, engagez-le pendant une période probatoire pour lui donner le temps de l’obtenir.
Lettre d'offre
Généralement, c’est une chose simple, mais qui peut vous éviter des maux de tête plus tard. Une lettre d'offre appropriée devrait mentionner ou inclure la description de poste, la date de début, le taux de rémunération, les avantages sociaux et leur statut professionnel. Indiquez si un employé est considéré «à volonté» si ces lois s'appliquent dans votre état.
Il n’est pas nécessaire d’énumérer tous les avantages sociaux des employés, mais de consulter le manuel de l’employé (et assurez-vous qu’ils signent un accusé de réception séparé et le lisent). En général, la plupart des propriétaires de petites entreprises ont des employés «à leur guise» et n’ont pas de durée d’emploi garantie.
Demander à l’employé de signer la lettre d’offre en acceptant les termes de la lettre. Enfin, si vous avez des doutes sur ce que vous souhaitez inclure dans la lettre d’offre, consultez un avocat local ayant une expérience des questions d’emploi.
Culture
Les propriétaires de petites entreprises oublient souvent de savoir si un candidat correspond à la culture de votre entreprise.
J’ai vu beaucoup d’employés qui possédaient toutes les compétences et l’expérience nécessaires sur un tableau de bord mais qui n’avaient pas fonctionné parce qu’ils ne pouvaient pas travailler avec l’équipe existante. L’un des meilleurs outils que j’ai trouvé est l’indice Kolbe. Ceci mesure la pensée conative d’une personne (c’est-à-dire votre réaction intestinale).
Personnellement, je l’ai trouvé très utile pour déterminer si une personne est apte à occuper un poste et pour aider tout le monde à mieux communiquer et collaborer. Prenez l’évaluation vous-même et voyez si elle ne révèle rien d’intéressant.
Nouveau rapport d'embauche
Tous les employeurs sont tenus de signaler les nouveaux employés à leur état au plus tard 20 jours après l’embauche d’un employé.
Les rapports facultatifs incluent la validation du numéro de sécurité sociale auprès de la Social Security Administration. En règle générale, si le SSA ne peut pas faire correspondre le numéro de sécurité sociale au nom, il vous enverra une lettre vous demandant de vérifier. Il n'y a pas de pénalité pour l'employeur pour cela. C’est juste un problème.
Un autre programme facultatif consiste à vérifier électroniquement les informations recueillies sur le formulaire I-9 auprès des clients américains et de l'immigration. Ce programme, appelé e-Verify, est volontaire à compter de 2015.
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