Pour une petite entreprise, le nombre de dépôts requis dans une année donnée peut être écrasant. Prenons la Californie comme exemple. Une société nouvellement constituée doit obtenir un numéro d'identification fiscale fédérale, déposer un premier relevé d'informations, choisir le statut de société S si elle le souhaite, déposer un DBA (Doing Business As) si nécessaire et déposer un relevé annuel d'informations à la date d'anniversaire de la société. date de dépôt. Ensuite, il existe d’autres documents tels que des procès-verbaux de réunions ou des statuts de modification, si vous apportez des modifications.
$config[code] not foundCela peut sembler banal, mais c’est en fait assez important. L'omission de déposer les documents requis peut entraîner des amendes et des pénalités. Et tandis que les États font face à des déficits budgétaires croissants, ils cherchent à intensifier leurs efforts de collecte et à augmenter leurs revenus de toutes les manières possibles. Les pénalités et les amendes peuvent aller de 175 $ à 400 $.
Même s’il n’est jamais amusant de payer un centime de plus que nécessaire, le fait de ne pas classer de documents peut avoir des conséquences encore plus graves que ces frais supplémentaires. Ces documents sont essentiels pour maintenir votre société ou votre LLC en règle. Si votre entreprise est poursuivie en justice, un demandeur peut essayer de démontrer que vous n’avez pas maintenu votre entreprise à la lettre de la loi.
Dans le pire des cas, votre «bouclier d'entreprise» est percé et vos avoirs personnels peuvent être vulnérables.
Maintenir une société ou une LLC est un processus continu. Vous trouverez ci-dessous un aperçu général de ce que vous devez faire pour que votre entreprise reste en conformité. Bien entendu, les exigences spécifiques varient en fonction du type et de l'emplacement de votre entreprise.
Restez en conformité
1. Déposer un rapport annuel
La plupart des États exigent le dépôt d’un rapport annuel à la date anniversaire de la constitution de votre entreprise (dans certains cas, tous les deux ans ou à la fin de l’année civile). C’est un formulaire simple, assurez-vous de le faire à temps pour éviter les frais de retard et les pénalités.
2. Déposer les modifications pour toute modification
Si vous apportez des modifications majeures à votre LLC ou à votre société, vous devrez peut-être maintenir votre état à jour avec un formulaire de statuts de modification. Exemples de modifications: modifications de la raison sociale, de l'agent enregistré, du siège social, de l'adresse professionnelle, du nombre d'actions autorisées et des activités commerciales.
3. Obtenez un numéro d'identification fiscale fédérale
Pour distinguer votre entreprise en tant qu’entité légale distincte, vous devez obtenir un numéro d’identification fiscal fédéral, également appelé numéro d’identification de l’employeur (EIN). Publié par l’IRS, le numéro d’identification fiscale est similaire à votre numéro de sécurité sociale personnel et permet à l’IRS de suivre les transactions de votre entreprise.
4. Restez à jour avec tout procès-verbal de réunion
Si votre entreprise est une société (S ou C), vous devez enregistrer le procès-verbal de la réunion (y compris chaque action ou décision) chaque fois que vous tenez une réunion. Le contenu typique comprend: l'heure et le lieu de la réunion, la présence et la présidence de la réunion, les actions éventuelles (achats, élections, etc.), ainsi que la signature de l'enregistreur et la date.
5. Archiver un DBA pour toute variante de nom
Souvent, une entreprise a un nom officiel et utilise ensuite un nombre quelconque de variantes de ce nom. Par exemple, votre nom officiel pourrait être COMPANY, Inc., mais vous utiliserez également SOCIETE ou COMPANY.com, etc. Dans ce cas, vous devez créer un DBA (Doing Business As) pour chacune des variantes.
6. Utilisez votre propre nom sur tout contrat
En plus de classer les administrateurs de base de données en fonction des besoins, vous devez faire très attention à la manière dont votre entreprise est référencée dans les contrats commerciaux et autres formulaires. Chaque fois que vous faites référence à votre entreprise, assurez-vous de l'identifier en tant que société, en utilisant Inc. ou Corp., selon votre état. N'utilisez jamais votre nom suivi de «DBA» (Doing Business As) dans le cadre d'un contrat.
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