Les journées des assistants administratifs sont remplies de multiples tâches, notamment la planification, l'envoi d'e-mails et la gestion de projets. De plus, il est parfois nécessaire de prendre un message pour votre patron quand elle est indisponible. Un message peu clair et mal écrit peut frustrer votre patron. Si vous souhaitez l’impressionner, envoyez un message détaillé résumant la nature de l’appel et la réponse demandée. Même si vous n'êtes pas un assistant administratif, vous devrez parfois prendre des messages pour un chef indisponible.
$config[code] not foundAu téléphone
Demandez à l'appelant s'il souhaite laisser un message. Si la réponse est «non», prenez un moment pour encourager un message. Dites-lui que votre patron sera aux réunions toute la journée, alors rappeler ne serait peut-être pas la meilleure option.
Demandez à l'appelant de donner un message détaillé. Certains appelants répondront par "Il suffit qu’elle me rappelle." Malheureusement, votre patron peut ne pas se satisfaire d'un message aussi vague. Dans ce cas, répondez avec "Bien sûr. Que puis-je lui dire que cela concerne?"
Demander un nom complet à l'appelant. Les prénoms peuvent semer la confusion chez votre patron. Demandez simplement: "Puis-je avoir votre nom complet?" lors de la prise du message.
Demandez le numéro de téléphone de l'appelant. Bien que cela puisse paraître évident, il est facile d’oublier le numéro lorsque vous vous concentrez sur d’autres aspects de l’appel. Si l'appelant préfère être contacté par courrier électronique, notez-le également.
Notez toutes ces informations sur du papier brouillon au fur et à mesure que vous posez les questions. Notez également la date et l'heure de l'appel.
Relayer le message
Organisez vos notes pour l’appel sur une petite feuille de papier. Chaque message ne doit contenir qu’un seul morceau de papier. Évitez d'écrire plus d'un message sur chaque feuillet.
Notez la date et l'heure de l'appel, suivies du prénom et du nom de l'appelant en haut du papier. Si elle a également communiqué son poste ou ses relations à votre patron, tel qu'un comptable ou un fournisseur, écrivez-le également ici.
Résumez le but de l'appel en une phrase courte. Ecrivez ceci sous le nom de l'appelant. Soyez bref et précis afin que votre supérieur ne se demande pas de quoi il s'agit.
Écrivez le numéro de téléphone de l'appelant au bas du message.
Écrivez "URGENT" en majuscule dans le coin supérieur droit de la note si l'appel était très important. La plupart des messages téléphoniques ne font pas partie de cette catégorie. Les messages urgents font référence à des urgences familiales ou à des problèmes commerciaux qui pourraient avoir un effet négatif important sur la société.
Relayez les messages à votre patron dès qu'il est disponible. Lorsque vous lui remettez chaque message, lisez-le à voix haute. De cette façon, il ne risque pas de rater un message important.
Pointe
Savoir quand parler. Si un message est vraiment une urgence, en particulier avec la famille du chef, interrompez-la et parlez-lui immédiatement de l'appelant. Certaines choses dans la vie sont plus importantes qu'une réunion de travail.
