Rôle d'un gestionnaire de documents

Un gestionnaire de documents est un membre du personnel informatique dont le but est d'organiser, de mettre à jour et d'améliorer le flux de travail global de la documentation au sein d'une entreprise. Les entreprises sont les principaux employeurs de gestionnaires de documents, bien que certains secteurs - tels que les grandes sociétés immobilières, les services juridiques, le financement, les soins de santé et les assurances - aient probablement un gestionnaire de documents disponible, quelle que soit leur taille. La plupart des postes de responsable de la gestion des documents requièrent au moins un à trois ans d'expérience antérieure. Cependant, les récents diplômés du collégial ayant une formation spécialisée peuvent accéder directement au poste. La maîtrise de logiciels spécifiques, tels que les systèmes de gestion de documents et / ou les programmes de gestion de la relation client, est essentielle au travail. Les gestionnaires de documents ont cinq responsabilités principales: améliorer l'accessibilité, archiver des documents, mettre à jour les informations, enregistrer la traçabilité et récupérer les documents.

$config[code] not found

Augmenter l'accessibilité

Les employés doivent avoir accès à des documents tels que des lettres de motivation, des supports marketing, des tutoriels et des informations sur les clients pour mener à bien leur travail. Traditionnellement, les employés sauvegardaient ces fichiers directement sur leurs disques durs pour un accès ultérieur, mais il existait un risque inhérent que les fichiers deviennent obsolètes. En outre, les employés peuvent perdre un temps précieux à peigner leurs disques durs à la recherche de documents qu’ils n’ont jamais téléchargés. Un système de gestion de documents résout tous ces problèmes. Il crée un point central où tous les documents sont enregistrés. En outre, ces mêmes documents peuvent être partagés avec le personnel et les clients via un site Web. La plupart des systèmes de gestion de documents peuvent facilement sortir sur un site Web. L'avantage est qu'il est accessible à toute personne disposant d'une connexion Internet et qu'il ne nécessite pas de logiciel ni d'installation supplémentaire pour être visionné (un nom d'utilisateur et un mot de passe peuvent être nécessaires, mais vous pouvez le spécifier).

Archivage de documents

L'IRS exige que les institutions financières conservent toute documentation relative à un client pendant cinq ans après la fermeture du compte. Le ministère de la Justice exige un délai encore plus long pour les cabinets d'avocats, ce qui signifie que tous ces dossiers doivent aller quelque part. Les gestionnaires de documents archivent généralement les documents de manière chronologique, bien que certains préfèrent être classés alphabétiquement en fonction de la quantité d'informations à stocker. S'il s'agit d'un bureau sans papier, les documents doivent alors être sauvegardés (à deux emplacements distincts), puis purgés du serveur.

Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par Sapling
Mise à jour des documents

Selon la taille de l'organisation, les compétences en rédaction peuvent être un élément clé du rôle d'un gestionnaire de documents. Les lettres d'accompagnement, les modèles et les didacticiels nécessitent des mises à jour constantes pour rester pertinents. En outre, les déclarations de confidentialité, les contrats vierges et les documents techniques reçoivent de légères modifications environ une fois par an. Que le gestionnaire de documents apporte ces modifications personnellement ou non, il lui incombera de s'assurer que tout le monde utilise les versions les plus récentes. Pour ce faire, le moyen le plus simple consiste à utiliser un système de gestion de documents.

Enregistrement de la traçabilité

Les documents changent et il incombe au gestionnaire de documents de savoir qui a fait quels changements. La traçabilité est une fonctionnalité standard de la plupart des logiciels de gestion de documents. Cependant, un gestionnaire de documents peut suivre la traçabilité sans le logiciel en rendant chaque document en lecture seule, puis en enregistrant les modifications demandées au fur et à mesure de leur réception.

Récupération de documents

Il peut arriver qu'un gestionnaire de documents ait besoin de rechercher des éléments déjà archivés. Le plus souvent, cela est dû à des audits, à des poursuites et à des catastrophes naturelles - qui nécessitent tous des enregistrements minutieux d'événements passés. Pour cette raison, les gestionnaires de documents doivent archiver les documents de manière aussi logique et précise que possible. De cette façon, tout gestionnaire de documents peut accéder à ces enregistrements nécessaires, quel que soit le stockeur d'origine. Lors de la préparation aux catastrophes naturelles, stockez une copie de sauvegarde du serveur de votre bureau quelque part à l'extérieur du bureau. Si possible, stockez-le dans une autre région, telle qu'un bureau satellite.