16 façons qu'un service téléphonique virtuel peut aider votre entreprise

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Anonim

Lors du lancement de votre petite entreprise, il est peu probable que vous ayez beaucoup réfléchi à la configuration d’un système téléphonique.

Vous n'êtes pas seul dans cette situation: sur plus de 25 listes de contrôle de démarrage que nous avons consultées en ligne lors de la recherche dans cet article, un seul des systèmes de téléphonie répertoriés était prioritaire.

Ce n’est pas vraiment surprenant. Plus des trois quarts des petites entreprises créées en 2013 comptaient quatre personnes ou moins. Avec une si petite équipe, l’utilisation de téléphones portables individuels a tout son sens.

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Cependant, à mesure que ces entreprises se développent, tant en termes d'employés que de clients, le besoin d'un système téléphonique plus sophistiqué, mais abordable, devient évident. Après tout, vous ne voudriez pas manquer un seul appel, non?

Et c’est là que le système téléphonique virtuel entre en scène.

Qu'est-ce qu'un service téléphonique virtuel?

Pendant des décennies, les systèmes de téléphonie professionnelle ont offert plus qu'un téléphone sur chaque bureau. De la messagerie vocale au routage des appels, en passant par le transfert d'appels et la téléconférence, les systèmes téléphoniques modernes ont transformé la manière dont les entreprises communiquent avec leurs clients, leurs partenaires et à l'intérieur de leurs propres murs.

Cependant, pour de nombreuses petites entreprises, le prix d’un système téléphonique interne était prohibitif. Hormis l'équipement lui-même (y compris les téléphones), les coûts de gestion, de dépannage et de maintenance d'un système étaient élevés.

Cependant, à la fin des années 90, une nouvelle solution s'est présentée: les services de téléphonie virtuelle. Tout comme les applications en ligne que vous utilisez dans le nuage, ces services ont permis aux petites entreprises d’obtenir plus de fonctionnalités pour moins d’argent en assumant tous les coûts liés au matériel, à la gestion et à la maintenance, et en les répartissant entre plusieurs entreprises. De plus, les entreprises qui utilisent des services de téléphonie virtuelle peuvent utiliser leurs appareils téléphoniques existants, qu'ils soient câblés au mur ou mobiles.

Le résultat? Les petites entreprises ont maintenant accès à des services de téléphonie professionnelle robustes à un prix beaucoup plus bas.

16 façons qu'un service téléphonique virtuel peut aider votre entreprise

Depuis leur introduction, les services de téléphonie virtuelle ont continuellement élargi leur offre de services. Pour vous aider à saisir l’ampleur de ce qui est disponible, consultez les caractéristiques les plus courantes, ainsi que certaines caractéristiques peu communes, ci-dessous.

Caractéristiques communes d'un service téléphonique virtuel

Voici un exemple des fonctionnalités les plus courantes offertes par les services de téléphonie virtuelle:

  1. Les numéros de téléphone - Annoncez un numéro principal ou créez autant de numéros 800 locaux à composition directe et numéro abrégé que vous avez besoin (avertissement: plus de numéros peuvent entraîner un coût plus élevé). Vous pouvez généralement définir l’identifiant de l’appelant que vous souhaitez utiliser pour que la personne que vous appelez voie le nom de votre société.
  2. Réceptionnistes virtuels et menus libre-service - Accueillez les appelants avec un message d'accueil professionnel, puis envoyez-les sur leur chemin ou proposez un menu avec des options comprenant un répertoire des extensions, ainsi que l'emplacement et les heures d'ouverture.
  3. Tenir la musique - Vous pouvez même choisir le vôtre!
  4. Routage des appels - Aidez votre appelant à contacter la bonne personne avec des règles d'automatisation que vous pouvez modifier à la volée. Déterminez qui reçoit l'appel à l'aide de fonctionnalités telles que les files d'attente de groupe et la sonnerie simultanée, puis transmettez vos appels sur la route grâce aux fonctionnalités de suivi qui transfèrent tous les appels sur votre appareil mobile. Vous pouvez même configurer des règles de filtrage pour que les appels importants vous soient envoyés, tandis que les appels moins importants sont envoyés à la messagerie vocale.
  5. Autres fonctionnalités du téléphone - La plupart des services de téléphonie virtuelle offrent le transfert d’appel, le stationnement d’appel, l’identification de l’appelant, l’appel en attente et le mode de veille permanente. Certains annoncent même l'appelant (c'est-à-dire qu'ils lui demandent de dire leur nom, l'enregistrent puis le diffusent pour vous avant d'accepter l'appel) et bloquent les appels.
  6. Cliquez pour appeler - Laissez vos clients vous appeler en cliquant sur un bouton de site Web.
  7. Conférence téléphonique - C’est comme une fête en ligne où l’on travaille.
  8. Les fax - Recevoir des fax et les faire livrer par courrier électronique.
  9. Messagerie vocale - Pensez plus grand que la simple capacité de recevoir un message vocal. De nombreux services de téléphonie virtuelle transmettent un enregistrement de vos messages vocaux à votre adresse e-mail, où vous pouvez les lire immédiatement.
  10. Gestion de compte - Modifiez, gérez et surveillez votre système téléphonique à l'aide d'un tableau de bord en ligne convivial. Aucun système complexe à gérer et aucun matériel à gérer.

Fonctionnalités inhabituelles d'un service téléphonique virtuel

  1. Accompagnateur en direct - Rien de mieux que d’avoir une personne en direct pour répondre au téléphone de votre entreprise. Certains services de téléphonie virtuelle vous permettent d’offrir cette expérience sans avoir à engager de réceptionniste.
  2. Transcriptions de messagerie vocale - Il est agréable de recevoir un enregistrement de chaque messagerie vocale par courrier électronique, mais vous ne pouvez pas l’écouter pendant une réunion. C’est à ce moment-là qu’un message vocal transcrit, votre message au format texte, est vraiment utile.
  3. Flip d'appel - Besoin de quitter le bureau lorsque vous êtes en communication? Call flip vous permet de transférer l'appel sur votre appareil mobile afin de pouvoir continuer à parler tout le temps.
  4. Web et vidéoconférence - Certains services téléphoniques virtuels offrent la possibilité d’héberger des conférences Web et des vidéoconférences en fonction des besoins.
  5. L'intégration - L'intégration de votre service de téléphonie virtuelle aux applications fréquemment utilisées vous permet de configurer des processus efficaces. Par exemple, avec RingCentral, vous pouvez envoyer des télécopies entrantes à des dossiers Box spécifiques et activer le «clic pour appeler» à partir de la solution de service client Zendesk.
  6. Enregistrement d'appel - Si vous devez enregistrer un appel, que ce soit à des fins juridiques ou de formation, certains services de téléphonie virtuelle offrent cette fonctionnalité.

La décision de voix sur IP (VOIP)

Les services de téléphonie virtuelle peuvent être offerts de deux manières:

  1. Service téléphonique traditionnel utilisant un autocommutateur privé (PBX) utilisant les mêmes lignes que votre domicile et votre téléphone portable; ou
  2. VOIP, une méthode qui achemine vos appels sur Internet.

Bien que la VOIP soit souvent moins chère, il convient de prendre en compte deux faits importants avant de choisir un service téléphonique virtuel utilisant cette approche:

  1. Fiabilité - La VOIP nécessite une connexion Internet stable et solide. Si ce n'est pas disponible, vous allez regarder les appels brouillés et perdus.
  2. Services d'urgence - Les services d'urgence sont entièrement intégrés aux services téléphoniques classiques utilisant un autocommutateur privé (PBX), mais pas aux services VoIP. Cela signifie que des services tels que le 911 ne peuvent pas suivre les appels VoIP, une restriction sévère si vous rencontrez des difficultés. Bien que cette question soit en cours de résolution, cela reste une préoccupation réelle.

Liste des services téléphoniques virtuels

Pour vous aider à trouver un service téléphonique virtuel adapté à vos besoins et à votre budget, nous avons compilé la liste ci-dessous pour vous aider à démarrer.

Remarque: les caractéristiques et les prix varient considérablement d'un service à l'autre. Assurez-vous donc de faire votre recherche.

  • 8×8
  • AccessDirect
  • aircall
  • Téléphones d'alliance
  • Messagerie vocale américaine
  • Broadvoice
  • eVoice
  • Freedom800
  • FreedomVoice
  • Sauterelle
  • Haloo
  • Swing
  • Kall8
  • Ligne 2
  • MightyCall
  • Nextiva
  • Une boîte
  • Onsip
  • Ooma
  • com
  • Cabine téléphonique
  • RingCentral
  • Sonetel
  • co
  • Tacle
  • Talkroute
  • Telzio
  • UniTel Voice
  • VirtualPBX
  • VoiceNation
  • VoiceShot
  • VOIPstudio
  • Vonage
  • Vonjour
  • WorkEasy
  • Zaplee

Conclusion

À un moment donné, de nombreux propriétaires de petites entreprises se verront proposer un service téléphonique virtuel.

Ce n’est pas toujours la taille de l’entreprise qui motive la recherche d’une solution, mais bien la commodité et la capacité de ressemblance de ces dernières.

Avant de commencer à chercher, familiarisez-vous avec les fonctionnalités répertoriées ci-dessus, puis utilisez la liste des services de téléphonie virtuelle pour lancer votre recherche.

Femme d'affaires sur la photo de téléphone via Shutterstock

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