Si vous avez déjà assisté à une réunion du personnel qui parle beaucoup mais que très peu de décisions sont prises, considérez-vous comme une victime d'une mauvaise planification. Un ordre du jour efficace peut soulager les réunions du personnel et supprimer l’idée qu’elles sont une perte de temps. Préparez votre ordre du jour à l'avance pour donner aux gens le temps de donner leur avis et de se préparer. Votre prochaine réunion du personnel sera rapide, efficace et relativement facile.
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Les programmes efficaces bénéficient de l’apport des parties prenantes. Lorsque vous impliquez d'autres employés dans la création du programme, vous obtenez plus d'engagement. Plutôt que de faire semblant d'être éveillé pendant la réunion, les gens sont plus susceptibles de participer, car ils savent qu'ils ont joué un rôle dans la présentation d'un sujet particulier à l'ordre du jour. Cette approche des réunions du personnel responsabilise les employés en leur donnant une voix et un moyen d'exprimer leurs préoccupations.
Organiser le temps
Il ne sert à rien de créer un ordre du jour s'il n'y a pas assez de temps pour aborder chaque point. Soyez réaliste lorsque vous listez les points à examiner lors de la réunion du personnel: un ordre du jour plus court vaut mieux qu'un agenda trop long. Envisagez de placer une allocation de temps à côté de chaque élément. Par exemple, vous pouvez allouer cinq minutes pour présenter deux nouveaux employés et 15 minutes pour une présentation sur l'étiquette en milieu de travail.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingÊtre spécifique
Un moyen sûr de ne pas suivre la réunion est de fournir aux employés une liste d'éléments vagues. Au lieu d’énumérer les «problèmes d’immeuble», par exemple, mettez «sorties d’urgence et codes de sécurité». Sinon, vous aurez probablement une longue discussion sur tout, des réglages du thermostat à la couleur des murs. Si des personnes ont d'autres préoccupations lors de la réunion du personnel, vous pouvez les ajouter à l'ordre du jour de la prochaine réunion.
Fournir des détails
Ne présumez pas que tout le monde se souvient de l'heure à laquelle se tient la réunion du personnel ou de l'endroit où elle se tiendra. Indiquez l'heure et le lieu de la réunion à l'ordre du jour, ainsi que le moment prévu pour la fin de la réunion, afin que chacun puisse planifier sa journée en conséquence. Si vous attendez des membres du personnel qu'ils connaissent le matériel avant d'assister à la réunion, fournissez une copie du rapport, du tableur ou de l'article à lire, ainsi que l'ordre du jour. S'il est utile que les personnes se contactent pour clarifier des informations avant la réunion, fournissez également des adresses électroniques.
