Un esprit organisé crée une sortie organisée dans tous les projets auxquels il participe. Une entreprise bien organisée signifie qu’un esprit organisé dirige le spectacle et c’est le genre d’entreprise qui atteint ses objectifs.
Il est facile de garder votre espace physique organisé, mais en termes de succès financier, c’est ce qui compte à l’intérieur. En particulier, vos fichiers et dossiers informatiques. Sans ordinateur organisé, un bureau impeccable ne vaut pas une colline de haricots.
$config[code] not foundÀ quoi ressemblent les fichiers et les dossiers d'un ordinateur organisé
Un ordinateur organisé contient des fichiers et des dossiers nommés et organisés pour que les utilisateurs puissent facilement trouver ce qu’ils cherchent. La plupart des gens partagent cette intention lors de la sauvegarde de fichiers et de la création de dossiers, mais cela ne dure pas longtemps.
Trop rapidement, les ordinateurs de bureau deviennent encombrés, les dossiers de téléchargement débordent et les fichiers d'installation non supprimés consomment une grande partie des disques durs. De nouveaux dossiers sont créés lorsque ceux qui existent ne peuvent pas être trouvés et les fichiers sont nommés comme bon vous semble à l’époque. Cela ne fonctionne pas lorsque vous devez apporter des fichiers spécifiques à une réunion ou lorsque vous avez une équipe d’employés qui doivent accéder aux fichiers sur votre serveur. En désignant vos fichiers comme la première chose qui vous vient à l’esprit, vous créez une désorganisation.
L'organisation des fichiers informatiques commence par la commande
L'organisation des fichiers commence par une convention de dénomination. Une convention de dénomination est un modèle prédéfini ou une structure pour nommer vos fichiers. Par exemple, si vous créez régulièrement des documents Microsoft Word, vous pouvez les enregistrer avec un nom de fichier commençant par la date de création. Si vos documents contiennent des informations compilées à partir d’événements différents, vous pouvez enregistrer vos fichiers sous “ date + nom de l'événement + description du document. ”Ceci permet de regrouper vos fichiers par date en premier et par événement en second lieu dans le dossier.
Avec une convention de dénomination en place, lorsque vous consultez une liste de noms de fichiers, vous les reconnaissez immédiatement et êtes en mesure de trouver ce dont vous avez besoin. L'utilisation d'une convention de dénomination fait toute la différence, comme vous pouvez le constater dans ces exemples publiés par RevEngine Marketing.
Toute convention de dénomination que vous utilisez doit être basée sur la manière dont vous êtes le plus susceptible de rechercher vos fichiers et dossiers ultérieurement. Parmi les descriptions de plusieurs outils d’organisation utiles, Setapp souligne un point important: un bon nom de fichier vous permet de savoir ce que le fichier contient sans l’ouvrir. S'il est trop tard et que vous avez une multitude de fichiers avec des noms disparates, il vous suffit de quelques minutes pour proposer une convention de dénomination et une application de renommage en masse pour effectuer le travail.
Avant de commencer à renommer des fichiers et des dossiers, définissez une convention de dénomination claire. Une convention de dénomination doit inclure des informations importantes dans le nom de fichier, telles que:
- La date à laquelle le fichier a été créé. Pour les fichiers marketing, cela fonctionne bien. Par exemple, imaginons que vous créiez vos newsletters par courrier électronique dans des documents Word avant leur envoi et que vous créiez plusieurs révisions. Vous voudrez enregistrer chaque nouveau brouillon avec la date à laquelle il a été créé. De cette façon, si vous décidez de revenir au brouillon que vous avez créé hier, vous pouvez le faire.
- La date à laquelle le contenu du fichier représente. Par exemple, si vous collectez des données sur des événements historiques qui seront entrés dans une chronologie, vous pouvez utiliser la date de l'événement historique dans le nom du fichier. Lorsque vous affichez ces fichiers dans un dossier, ils sont classés par date et par ordre alphanumérique, ce qui facilite l'extraction du contenu dans un ordre chronologique.
- L'emplacement de votre contenu a été dérivé de. Si vous collectez des informations tout en assistant à des événements de mise en réseau, l'ajout de l'emplacement dans le nom du fichier vous aidera à accéder ultérieurement aux informations appropriées. Vous avez peut-être une prise de conscience soudaine et devez accéder au fichier contenant les informations de Digital Hollywood de l’année dernière, mais si vous ne mettez pas «Digital Hollywood» ou «DH» dans le nom du fichier, vous devrez ouvrir des documents pour le trouver.
- Dates spécifiques alternatives. Au lieu d'utiliser une date complète, telle que «08-12-2015», vous pouvez faire référence à des trimestres dans votre nom de fichier. Par exemple, «2015-Q3» représenterait le troisième trimestre de 2015. Si vous devez référencer des informations relatives au troisième trimestre d'une année, vos noms de fichiers doivent être organisés par trimestre. Sinon, vous devrez faire le calcul pour traduire des dates spécifiques en trimestres avant de savoir que vous avez le bon fichier.
Vous avez besoin de conventions de nommage intuitives
Les fichiers enregistrés sans convention de nommage sont difficiles à trouver. Si vous ou un membre de votre entreprise a du mal à trouver les fichiers, il n’est pas trop tard pour créer et mettre en œuvre une convention de dénomination.
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