La plupart des propriétaires de petites entreprises encourent, dans une mesure plus ou moins grande, des frais de déplacement pour leur entreprise. Vous savez probablement comment traiter les coûts les plus courants - chambres d’hôtel, billets d’avion, repas d’affaires -, mais vous risquez de subir d’autres coûts liés aux voyages. Certains sont déductibles et d'autres non. Voici un aperçu.
5 Frais de voyage déductibles
En règle générale, le coût des déplacements à l'extérieur de la ville est déductible. Cela comprend les billets d'avion, l'hébergement et 50% du coût des repas. Exemples d’autres dépenses déductibles:
$config[code] not foundFrais d'annulation
Il est courant de réserver une chambre d’hôtel ou un vol, mais d’être obligé d’annuler plus tard… pour des raisons professionnelles ou personnelles. Si le voyage avait été déductible (par exemple, pour un voyage d’affaires), les frais d’annulation éventuels sont également déductibles.
Conseils de trésorerie
Les pourboires aux porteurs, aux porteurs de bagages et au personnel de l’hôtel peuvent sembler une dépense mineure, mais ils peuvent s’additionner au cours d’un voyage. De plus, contrairement aux pourboires sur les repas qui figurent sur votre facture de carte de crédit, il n’ya pas de traces écrites de trésorerie. C’est à vous de garder une trace de vos dépenses d’argent pour les pourboires.
Boissons
Une autre dépense en espèces courante lors des voyages d’affaires concerne l’achat d’eau, de café ou d’autres boissons tout au long de la journée. Lors d'un voyage d'affaires de quatre jours, combien de ces boissons consommez-vous? Essayez d’obtenir des reçus pour tout achat.
Accès Internet
Un nombre croissant de compagnies aériennes et d'hôtels offrent un accès gratuit à Internet, mais d'autres vous facturent (ou vous facturent un service amélioré). Vous pouvez débiter l'accès à votre carte de crédit; cela ne fait peut-être pas partie de votre note d'hôtel. Ne négligez pas la charge en tant que dépense d’affaires déductible
Blanchisserie et teinturerie
Lors d’un court séjour, vous n’avez peut-être aucun de ces frais, mais si vous êtes absent un moment ou en cas d’accident, le service de blanchisserie de l’hôtel sera peut-être nécessaire. Habituellement, cela apparaît sur votre facture d’hôtel, vous ne négligez donc pas le coût. Mais si vous sortez de l’hôtel (par exemple, pour utiliser un produit de nettoyage d’une heure), ne négligez pas le coût en tant que dépense d’affaires déductible.
5 Frais de voyage non déductibles
Diverses règles fiscales peuvent vous empêcher de déduire un coût que vous considérez comme lié sans doute aux voyages d’affaires. La législation fiscale prévoit des règles spécifiques contre certaines déductions:
Compagnies aériennes et hôtels
Les frais annuels pour appartenir à un club de voyages spécial, tel que celui qui vous donne accès aux salons des compagnies aériennes ou à des remises sur les hôtels, ne sont pas déductibles. La législation fiscale interdit toute déduction pour la plupart des types de cotisations de club.
Billets de circulation et amendes de stationnement
Mais pour le voyage, vous n'avez peut-être pas reçu de contravention pour excès de vitesse ni d'amende pour le stationnement en heures supplémentaires. Néanmoins, la législation fiscale interdit toute déduction pour amendes et pénalités.
Faire la navette
Vous devez aller au travail, mais le droit fiscal considère cela comme une dépense personnelle non déductible. Il existe quelques exceptions mineures, mais dans l'ensemble, les frais de déplacement, y compris les péages et le stationnement, ne sont pas déductibles.
Faire du covoiturage
Le covoiturage n'est qu'une variation du thème des déplacements quotidiens. C’est une dépense personnelle non déductible.
Frais de voyage d'un compagnon
Si vous venez avec votre conjoint ou une autre personne qui n’est pas en voyage d’affaires, vous ne pouvez pas déduire le coût de son billet d'avion, de ses repas ou de tout autre coût supplémentaire. Bien sûr, il n’ya pas de coût supplémentaire à payer pour monter dans votre voiture ou, dans la plupart des cas, pour partager votre chambre d’hôtel.
Conclusion
Comme pour d’autres dépenses d’entreprise, votre capacité à maximiser vos radiations dépend d’une bonne tenue des dossiers. Utilisez votre smartphone pour capturer les reçus de vos dépenses mineures afin d’éviter d’accumuler les documents ou de risquer de les égarer. Vérifiez auprès de votre CPA et Publication IRS 463 pour connaître les autres frais de voyage déductibles et les documents à conserver pour pouvoir les réclamer à votre retour.
Photo des frais de voyage via Shutterstock
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