Si vous êtes comme les autres propriétaires de petites entreprises, vous avez probablement passé beaucoup de temps à participer à des réunions en ligne ces dernières années. Cependant, vous voudrez peut-être vous rappeler que la réunion de la vieille école se déroule autour d'une table de conférence ou dans le bureau d'un client. Pour vous assurer de la courtoisie de tous les autres participants à la réunion, voici 50 conseils pour l’étiquette des réunions professionnelles en ligne.
$config[code] not foundConseils pour les réunions d'affaires en ligne
Planifiez uniquement les réunions nécessaires
La première règle des réunions, même en ligne, est qu'elles doivent servir un objectif spécifique. Si c’est quelque chose que vous pouvez simplement envoyer par e-mail ou résoudre d’une autre manière, en prenant moins de temps, ne laissez pas votre équipe perdre son temps à passer toute une réunion.
Inviter des personnes essentielles
De même, votre réunion ne devrait inclure que ceux qui sont réellement essentiels à la conversation. Si vous invitez une personne à qui l’information n’est pas vraiment pertinente, vous perdrez tout simplement son temps.
Ne pas inviter des invités non annoncés
Vous devez également indiquer clairement à toutes les personnes présentes que tout est sur la liste des invités. Vous ne voulez pas que quiconque soit surpris lorsque la réunion commence.
Demander aux gens à propos de la planification
Pour les réunions en ligne, il peut également être judicieux d’interroger les participants essentiels sur les moments qui leur conviennent le mieux, au lieu de simplement les planifier et d’inviter des personnes.
Envoyer une invitation officielle
Une fois que vous avez choisi une heure et une date, vous pouvez envoyer une invitation officielle à un programme tel que Google Agenda afin que les utilisateurs disposent d'un moyen facile de réserver cette heure.
Confirmer si nécessaire
Si vous avez planifié une réunion longtemps à l’avance, vous pouvez également confirmer rapidement avec les personnes que vous rencontrez environ un jour à l’avance, pour vous en assurer.
Envoyer un agenda spécifique
Avant la réunion, au moins quelques jours à une semaine si possible, envoyez un ordre du jour à tous les participants, en précisant le contenu de la réunion.
Offrir un horaire fixe
Vous devez également inclure des heures dans votre ordre du jour afin que les participants puissent planifier le reste de leur journée.
Laissez les gens savoir à quoi s'attendre
Si vous souhaitez que des documents ou autres éléments soient accessibles pendant la réunion, que ce soit un document important ou des informations de contact client, veuillez le préciser au préalable.
Assurez-vous que tout le monde peut accéder aux salles de conférence en ligne
Si vous organisez une réunion virtuelle, il est conseillé de vous connecter à l’avance à tout le monde pour s’assurer qu’il a accès au programme que vous souhaitez utiliser. Informez-les suffisamment à l'avance au cas où ils auraient besoin de télécharger une application pour pouvoir assister à votre réunion.
Avoir un test à l'avance
C’est aussi une bonne idée de tester votre propre application ou programme de réunion à l’avance pour vous assurer que la réunion se déroulera sans heurts.
Avoir un nom d'utilisateur et une photo appropriés
Si vous utilisez un programme tel que Skype pour les réunions, assurez-vous que votre nom d'utilisateur et votre photo conviennent aux réunions professionnelles.
Confirmer les fuseaux horaires
Avec les réunions virtuelles, vous devez également définir clairement le fuseau horaire lors de la planification. Ne présumez pas que de nouveaux contacts se trouvent dans votre fuseau horaire.
Montrer à l'heure
Que vous organisiez la réunion ou que vous assistiez simplement en tant qu'invité, vous devez vous présenter à l'heure. De manière réaliste, vous devriez être un peu en avance juste pour être en sécurité.
Appeler si vous avez un conflit
Si vous avez une urgence ou un conflit susceptible de vous faire rater une réunion ou d'arriver en retard, vous devez en informer l'hôte ou les participants dès que possible. Si votre conflit survient le jour de la réunion, cela signifie probablement que vous devez appeler la personne pour être sûr qu'elle reçoive le message.
Attendez que tout le monde arrive
Une fois que vous avez entré ou entré votre salle de conférence en ligne, accueillez les personnes qui se présentent, mais attendez que toutes les personnes présentes y assistent avant de plonger.
Choisissez un endroit calme
Même si vous pouvez organiser des réunions en ligne depuis pratiquement n’importe où, il est préférable de choisir un endroit calme où il n’ya pas beaucoup de distractions ni de bruit.
Établir des volumes tout de suite
Lorsque tout le monde se présente à une conférence en ligne, demandez à tout le monde de dire bonjour pour tester le volume afin de pouvoir effectuer les ajustements immédiatement, si nécessaire.
Être habillé correctement
Si vous participez à une vidéoconférence, vous devez tenir compte de votre apparence. Ce n'est peut-être pas aussi important que pour les réunions en personne. Mais vous devez toujours avoir l'air professionnel.
Faire des introductions
Si vous avez invité des personnes qui ne se connaissent peut-être pas à une réunion en ligne, assurez-vous de les présenter personnellement ou de leur donner la possibilité de se présenter au début de la réunion.
Rappelez-vous des noms
Que vous rencontriez quelqu'un pour la première ou la septième fois, vous rappeler des noms et les utiliser lorsque vous saluez des personnes peut aller très loin.
Rester sur le sujet
Au cours de la réunion, vous pouvez participer à des conversations parallèles de temps en temps. Mais assurez-vous de toujours ramener la conversation sur l’objectif principal et gardez un œil sur l’horloge pour rester courtois avec tout le monde.
Parler fort
Lorsque vous parlez au cours d’une réunion, veillez à énoncer et à parler assez fort pour que tout le monde vous entende.
Ne pas interrompre les autres
Et quand les autres parlent, laissez-les toujours finir avant d’offrir votre propre pensée.
Évitez de parler tout de suite
Lorsqu'une question est posée à l'ensemble du groupe, vous pouvez éviter les interruptions gênantes en attendant une seconde avant de prendre la parole. Si d'autres le font tout de suite, attendez votre tour. Si personne ne parle, vous êtes prêt à partir.
Demandez avant de partager de longues pensées
Si vous avez une longue pensée ou une idée à partager, demandez si vous pouvez le faire au préalable, au cas où vous seriez à court de temps. Vous pouvez toujours l'arranger ultérieurement dans un courrier électronique ou partager une autre réunion.
Muet quand vous ne parlez pas
Pour éviter que les bruits de fond ne deviennent une distraction pour les autres, mettez-vous tout simplement en sourdine lorsque vous ne parlez pas pendant assez longtemps.
Écoute attentivement
Aussi, pendant que les autres parlent, assurez-vous d’écouter. Vous ne voulez pas rater quelque chose et ensuite le poser dans une question plus tard.
Montrer que vous écoutez
Vous devriez également montrer aux gens que vous écoutez lorsqu'ils parlent, si vous êtes en visioconférence. Ne vous contentez pas de vous enfouir la tête dans vos notes. Regardez-les et pratiquez l'écoute active.
Utilisez avec soin avec humour
Si vous ressentez le besoin d’utiliser l'humour lors de réunions, assurez-vous qu'il convient à votre public. C’est beaucoup plus facile lorsque vous vous adressez à des membres proches de votre équipe. Mais soyez plus prudent lorsque vous rencontrez des clients ou des personnes que vous ne connaissez pas bien.
Fournir des copies de documents essentiels
Si vous faites référence à des documents importants au cours de votre réunion, envoyez ces éléments aux participants avant ou pendant la réunion afin qu’ils puissent les consulter.
Soyez prêt avec le matériel de présentation
Et si vous avez besoin d’équipement pour faire une présentation, assurez-vous au préalable que tout est en bon état de marche afin que vous ne perdiez pas de temps à essayer de le faire fonctionner.
Connaissez votre public
Lors de la préparation de votre présentation ou de vos autres points de l’ordre du jour, il est également important que vous preniez en compte votre public et que vous lui adressiez votre message spécifiquement. Ne perdez pas votre temps avec des présentations qui ne sont pas pertinentes. Et n'utilisez pas un ton ou un sujet qui ne plaira probablement pas aux personnes que vous rencontrez.
Rangez votre téléphone
Vous devez également garder votre téléphone au silence pendant les réunions afin qu’il ne vous interrompe pas.
Évitez les habitudes nerveuses
Dans certains cas, il est naturel que les participants aux réunions adoptent des habitudes nerveuses, telles que cliquer sur un stylo ou gommer. Mais faites un effort conscient pour les éviter lors de réunions professionnelles.
Ne mange pas en parlant
Vous devriez également éviter de manger pendant les réunions en ligne. Alors, prenez une collation à l'avance.Et ne buvez de l’eau que lorsque c’est au tour de quelqu'un d’autre de parler si nécessaire.
Avoir un temps fixe pour les questions
C’est aussi une bonne idée d’avoir un moment précis pour poser des questions aux personnes qui dirigent la réunion. Et si vous y assistez, assurez-vous de placer cette opportunité à l’ordre du jour afin de savoir quand soulever des points.
Ne dominez pas la section des questions
Lorsque cette section de questions arrive, vous pouvez poser une ou deux questions. Mais ne dominez pas la conversation. Donner aux autres une chance aussi.
Offrir un crédit pour des idées
Si, pendant une réunion, vous proposez quelque chose qui n’était pas votre idée au départ, assurez-vous d’en remercier l'auteur. Si vous ne le faites pas, les gens vont simplement supposer que telle était votre idée.
Discuter de questions personnelles après la réunion
Si vous rencontrez un problème au cours d’une réunion de groupe qui ne concerne vraiment que vous et une autre personne, prenez le temps de discuter plus tard au lieu de prendre le temps des autres.
Ne pas appeler les gens
Vous pouvez également parfois rencontrer des situations dans lesquelles un membre de votre équipe commet une erreur qui a un impact négatif sur votre réunion. Mais n'utilisez pas le temps de réunion pour leur faire la leçon. Convoquez ensuite une réunion privée avec cette personne pour discuter si nécessaire.
Garde ton calme
Et peu importe avec qui vous traitez, ne perdez pas votre sang-froid pendant une réunion.
Donnez des pauses pour de longues réunions
Si vous organisez une réunion de quelques heures ou plus, incluez des pauses dans votre agenda pour que les gens puissent manger quelque chose, consulter leur téléphone et aller aux toilettes.
Fin à l'heure
Tout au long de la réunion, gardez un œil sur l’horloge pour être sûr de mettre fin à la réunion quand vous le voudriez.
Donner aux gens la possibilité de partir
Si, par hasard, vous n'avez pas eu l'occasion de discuter de tout ce que vous vouliez dans le temps imparti, vous pouvez demander aux personnes si elles souhaitent rester et terminer la réunion. Mais donnez aux gens la possibilité de partir à l'heure s'ils ont des engagements préalables.
Merci à tous pour votre participation
Si vous avez convoqué la réunion, assurez-vous également de remercier toutes les personnes présentes avant leur départ.
Être conscient d'autres langues et cultures
Dans certains cas, vous pouvez également rencontrer des personnes d’origines et de cultures différentes. Soyez donc conscient de leur langue et de leurs coutumes au mieux de vos capacités avant de vous rencontrer.
Suivi avec notes
Après votre réunion, c’est une bonne idée de partager des notes ou des rappels avec des personnes par courrier électronique. Ou si vous n'avez rien de particulier à faire, envoyez un petit mot de remerciement.
Évitez de partager des informations de réunion avec d'autres
En ce qui concerne les réunions, les points discutés doivent rester dans le groupe des participants, à moins que vous n’ayez clairement expliqué le contraire. Donc, ne partagez pas les détails avec d’autres personnes qui n’étaient pas présentes.
Terminer tous les éléments d'action
Et si vous vous êtes porté volontaire pour effectuer des tâches après votre réunion, assurez-vous de les suivre rapidement.
Vidéo de conférence vidéo via Shutterstock
Plus dans: Articles populaires Commenter ▼
