Mon entreprise, Journyx, existe depuis seize ans et, au cours de cette période, nous avons traversé l’un des plus grands ralentissements économiques de l’histoire, l’émergence de la sphère des médias sociaux à la fois passionnante et terrifiante et des transitions majeures dans l’achat et la livré. Cependant, nous n'avons pas toujours été aussi robustes.
Au début, nous avons failli commettre plusieurs fois un échec absolu.Cela n'avait rien à voir avec notre produit; les clients ont constaté que le produit avait été livré conformément à la fonctionnalité promise, puis à certains Cela n’a pas non plus trait à notre équipe, ni à une politique interne de mauvaise qualité.
Si je vous raconte cette histoire, c’est qu’il ya une leçon à tirer: nous n’avions pas une vision claire de notre pipeline et de nos flux de trésorerie. Nous avions du mal à prévoir le montant des liquidités que nous aurions à la banque plusieurs semaines à l’avenir. C'était un problème grave et malheureusement commun. Peut-être même que vous avez expérimenté dans votre entreprise.
Il est facile, en particulier pour les petites entreprises et les startups, de se concentrer sur l'excitation du ici et du maintenant. L’avenir est un concept abstrait pour les entreprises, jusqu’à présent. Vous devez vous concentrer sur la croissance dès le début. Le succès n’est pas une chimère, mais paradoxalement, il peut vous détruire si vous n’êtes pas préparé.
Nous n’avons pas été les premiers à faire face à des périodes de croissance que nous n’avons pas pu gérer et nous ne serons pas les derniers. Heureusement, il est simple de mettre en place un système permettant une prévision intelligente.
Vous pouvez suivre cinq étapes pour vous assurer que votre entreprise ne rencontre pas les mêmes problèmes:
1. Suivre les projets individuellement
Suivre le temps passé par les employés sur les projets est une bonne chose, mais vous en tirerez le maximum d’avantages lorsque vous suivrez chaque projet séparément. Cela vous permet de voir chaque projet comme un élément unique de la rentabilité de l'entreprise. Cette information est extrêmement utile lors de l'allocation des ressources, car vous connaîtrez les paramètres de chaque projet par rapport à la disponibilité actuelle de l'entreprise.
2. Surveiller les tâches des employés et l’évolution de la productivité
Dans toute organisation, les avantages de savoir ce que vos employés font à un moment donné sont évidents: vous voulez qu'ils travaillent sur des tâches qui sont réellement bénéfiques pour l'entreprise. Mais il est également important de déterminer quels emplois sont les plus efficaces. L'implémentation d'un système qui permet aux employés de faire le suivi du temps par rapport à des tâches spécifiques vous permettra de voir où ils sont le plus utiles. Les chances sont que ce qu'ils aiment faire mieux. Nul besoin de changer les rôles des employés tous les jours, mais envisagez un changement lorsque les preuves suggèrent qu’ils ont acquis des compétences dans un nouveau domaine et qu’ils pourraient être plus utiles ailleurs.
3. Construire une base de données de projets antérieurs
Avoir un arriéré de vos projets sera incroyablement précieux, bien que cela prenne du temps à construire. Avec cette information, vous pouvez déterminer combien de personnes il faut normalement pour terminer un projet; améliorer la précision de vos budgets en fonction de la portée; et des délais parfaits en fonction des paramètres généraux du projet. Même les projets les moins efficaces ont de la valeur car vous pouvez en tirer autant d’informations. Vous saurez ce qui n'a pas fonctionné, quels facteurs vous ont poussé à dépasser votre budget et à tirer les leçons des erreurs.
4. Toujours connaître vos ressources disponibles
Un élément essentiel de tout plan de projet est la création de votre équipe. Cette tâche est plus facile lorsque vous savez exactement qui est disponible (avec les compétences dont vous avez besoin) et quel sera son emploi du temps pour la durée du projet. Si vous avez un système de gestion de projet automatisé, les horaires des employés sont facilement apparents et toute demande de congé sera notée. Vous connaîtrez également les tâches sur lesquelles travaillent d’autres employés, afin d’éviter d’allonger les ressources disponibles ou d’attribuer une personne à des tâches pour lesquelles elle ne convient pas.
5. Surveiller constamment l'utilisation des ressources par rapport au budget et au calendrier
Si vous comparez le temps et les ressources consacrés à un projet par rapport au pourcentage d'achèvement, vous pouvez voir quels projets absorbent trop de ressources pour rester rentables. Cela vous permet de redistribuer des actifs vers des projets si nécessaire, voire de supprimer des projets trop lointains pour votre entreprise. Il est toujours préférable de déterminer les problèmes à un stade précoce et un système de suivi dynamique fournit ces informations. Parfois, il est préférable de réduire vos pertes et de passer à autre chose; les coûts peuvent rapidement dégénérer, entraînant une aggravation de votre situation.
Bien qu'il soit possible de suivre ces systèmes à l'aide de programmes commerciaux de base (nous avons utilisé Excel et QuickBooks au tout début), les systèmes automatisés et programmables réduiront considérablement le temps de catalogage et les erreurs. Quelle que soit la méthode que vous choisissez, commencez dès que possible si vous ne l’avez pas déjà fait. La croissance devrait être une cause d'excitation, pas d'inquiétude.
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