Les fonctions de secrétaire peuvent inclure diverses tâches de bureau telles que répondre au téléphone, dactylographier, classer, ouvrir le courrier et prendre un café. Une secrétaire qui sert d’assistant à un responsable remplit des fonctions similaires. Cependant, ce type de secrétaire relève directement du responsable (contrairement à tout le monde dans l'entreprise) et assiste le responsable de différentes manières pour lui faciliter la tâche tout en veillant à l'organisation du bureau.
$config[code] not foundFonctions de communication
En tant que secrétaire de direction, vous serez souvent la première personne de contact pour ceux qui essaient de joindre votre chef, à la fois à l'intérieur et à l'extérieur de l'entreprise. Contrairement à une réceptionniste ou une secrétaire générale qui répond au téléphone pour l'ensemble du personnel, vous pouvez être tenu de répondre aux appels entrants pour votre responsable uniquement. Vous devrez filtrer les appels pour déterminer si vous pouvez aider l'appelant ou si votre chef est disponible pour prendre l'appel. Assister le responsable consiste notamment à saluer les visiteurs qui entrent dans le bureau de votre responsable et à les diriger conformément aux instructions de votre responsable. Les fonctions de secrétaire de votre responsable peuvent également inclure des contacts avec d’autres professionnels en son nom via une correspondance écrite, des appels téléphoniques et l’envoi de courriels.
Fonctions d'organisation
Les gestionnaires s'attendent à ce que leurs secrétaires soient organisés. Vous devrez vous assurer que les dossiers du bureau sont bien rangés et que tous les documents confidentiels sont placés dans une zone sécurisée. Vous devrez peut-être trier les messages entrants pour déterminer ce qui est donné à votre responsable, classé ou jeté. Assister le responsable implique souvent de respecter son emploi du temps. Il s’attendra à ce que vous suiviez ses rendez-vous, planifiez des réunions et organisiez votre voyage au besoin. Des fonctions supplémentaires peuvent inclure l'établissement de téléconférences et la participation à des réunions, ainsi que la fourniture de l'ordre du jour et la rédaction de procès-verbaux.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingFonctions de gestion
Même si vous êtes la secrétaire du responsable, certaines de vos responsabilités peuvent inclure la gestion. Assister le manager peut parfois signifier agir soi-même en tant que manager. Votre patron peut vous charger de superviser certains projets, tels que la gestion d'une base de données ou la création et la mise à jour de rapports. S'il y a d'autres membres du personnel de bureau dans le bureau, vous pouvez être chargé de les gérer et d'assigner leurs tâches quotidiennes. Ils peuvent vous rapporter directement à la place de votre responsable et vous pouvez en servir en tant que superviseur immédiat. Vous pouvez également être appelé à former d'autres employés et même à informer votre superviseur sur des sujets tels que leur apprendre à utiliser des machines de bureau ou à utiliser des progiciels.
