Une secrétaire de bureau est souvent le ciment qui unit un bureau ou une entreprise dans la mesure où elle apporte son soutien à divers membres du personnel et services. Les secrétaires de bureau n'ont pas besoin d'éducation formelle, mais la plupart des entreprises considèrent l'achèvement des cours en compétences informatiques et autres compétences liées au bureau comme un atout. Selon Payscale.com, à compter de 2010, les secrétaires de bureau gagnent en moyenne entre 20 893 dollars et 30 990 dollars par an.
$config[code] not foundSalutations et enregistrement
La secrétaire de bureau accueille les clients, les candidats à un emploi et les autres visiteurs à leur arrivée au bureau. Si le visiteur a un rendez-vous avec une personne travaillant dans l'entreprise, la secrétaire de bureau l'enregistrera et annoncera son arrivée au membre du personnel approprié.
Comme la secrétaire de bureau est souvent la première impression que les gens ont de la société, elle doit conserver une apparence et un comportement professionnels en tout temps. L'utilisation d'une étiquette appropriée et d'une attitude amicale constituent une partie importante du travail de la secrétaire de bureau. Une poignée de main et un contact visuel à l'arrivée signalent au visiteur que sa présence est reconnue et appréciée. Lorsqu'un visiteur ou un client quitte le bâtiment, la secrétaire du bureau la remerciera d'être venue et la vérifiera si nécessaire.
Communication et correspondance
La communication téléphonique et écrite est essentielle pour aider l'entreprise à progresser et à développer ses activités. La secrétaire de bureau joue un rôle important dans le processus de communication au sein du bureau et de la société. Il prend des appels téléphoniques, redirige l'appelant vers la personne appropriée ou prend un message, passe des appels téléphoniques aux clients et fournit des informations ou des instructions à ceux qui demandent de l'aide.
En plus de la communication téléphonique, la secrétaire de bureau est également impliquée dans la correspondance écrite et par courrier électronique. Les cadres ou les gestionnaires peuvent demander au secrétaire du bureau d’écrire des lettres ou de répondre aux demandes des clients. Que la communication ou la correspondance se fasse au téléphone, par lettre ou par courrier électronique, la secrétaire de bureau doit toujours communiquer de manière professionnelle, en maintenant la réputation que la société s'est efforcée de développer.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingTenue de dossiers
Un bureau occupé nécessitera une mise à jour constante des enregistrements et des données. Si l'entreprise participe à la vente de produits ou de services, les registres de vente, les stocks et les demandes des clients devront être mis à jour quotidiennement. Le secrétaire de bureau enregistre les paiements effectués par les clients et peut également aider le service de la comptabilité à mettre à jour les enregistrements des paiements envoyés aux fournisseurs.
Outre les enregistrements relatifs aux ventes, la secrétaire de bureau conserve également des enregistrements des réunions dans des procès-verbaux. La tenue des dossiers fournit à la société un historique de ce qui s’est passé et peut être essentielle à son progrès. La secrétaire du bureau consacre de nombreuses heures à la mise à jour et à la conservation des enregistrements écrits et des enregistrements sur ordinateur.
