Un secrétaire exécutif peut faire ou défaire le haut dirigeant qui dépend d'elle. Sa capacité à gérer la charge de travail et à atteindre les objectifs est importante non seulement pour les tâches quotidiennes du bureau, mais également pour les performances de l'organisation. C’est un rôle exigeant qui exige de l’éducation, de l’expérience et des compétences.
Une grosse charge
La gestion de la charge de travail peut être l’un des plus grands défis que vous rencontrez en tant que secrétaire de direction, en particulier si vous soutenez plusieurs dirigeants. Des priorités conflictuelles entre les membres de la haute direction peuvent vous donner l'impression que vous êtes fragmenté, en particulier lorsque des changements de dernière minute se produisent. Le Bureau of Labor Statistics des États-Unis indique que les compétences organisationnelles sont l’une des quatre qualités les plus recherchées par les secrétaires exécutifs. Votre capacité à vous assurer que les rapports, fichiers et autres données sont correctement archivés, facilement disponibles et sécurisés facilite grandement le travail de vos supérieurs.
$config[code] not foundProblèmes de personnes
Aucun secrétaire exécutif ne travaille en vase clos. Vous êtes la personne à laquelle les autres responsables, employés, fournisseurs, clients, membres du conseil d'administration et visiteurs sont plus susceptibles de s'adresser lorsqu'ils ont besoin de quelque chose. Dans certains cas, vous devez traiter avec des personnes difficiles ou avec des personnes qui vous considèrent comme un subordonné qu'ils peuvent intimider. Un secrétaire exécutif doit être capable d’évaluer les situations difficiles, puis de communiquer clairement et avec assurance, tout en maintenant la confidentialité et de bonnes relations de travail.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingTemps, temps, temps
La gestion du temps est un autre défi majeur pour le secrétaire exécutif. Vous gérez généralement non seulement votre temps, mais également les horaires de travail de ceux que vous soutenez. Des interruptions fréquentes se produisent souvent pour diverses raisons. Vous pourriez être responsable de la coordination des réunions, de la prise de rendez-vous, de l'organisation de voyages et de la planification d'autres activités. Les secrétaires exécutifs ont parfois du mal à concilier vie professionnelle et vie privée. De nombreux cadres travaillent de longues heures - et peuvent s’attendre à ce que leur secrétaire de direction fasse de même. En outre, vous aurez peut-être du mal à trouver le temps de communiquer avec vos chefs pendant leurs horaires chargés.
Supervision et gestion de projet
Les tâches supplémentaires peuvent être complexes et prendre beaucoup de temps, mais la secrétaire exécutive doit les accomplir en plus de ses autres tâches. Un secrétaire exécutif peut également être un superviseur et avoir des responsabilités de gestion. Dans un grand bureau, un ou plusieurs secrétaires subalternes peuvent vous rendre compte. Vous devez affecter et surveiller leur travail, dispenser une formation et effectuer des évaluations de performance complètes. Certains secrétaires exécutifs ont également d'importants projets. Ils peuvent être chargés d’effectuer des recherches sur un projet de grande envergure, de collecter des informations statistiques et de gérer des bases de données, d’établir des rapports pour les réunions ou d’établir des budgets.
Préparation, salaire et perspectives
Selon le BLS, un secrétaire exécutif a généralement besoin d'un diplôme d'associé ou d'un collège et de plusieurs années d'expérience dans le domaine du travail. Dans certaines organisations, un baccalauréat peut être exigé. La plupart des secrétaires exécutifs ont besoin d'une connaissance approfondie de l'activité ou du secteur dans lequel ils travaillent. La certification est disponible et peut être une indication de connaissances et de compétences. Le salaire médian pour cette profession était de 35 330 $ par an en 2012, et le BLS prévoit une croissance moyenne de l'emploi de 12% de 2012 à 2022.
