Les petites entreprises dont les employés travaillent sur des sites hors site peuvent utiliser les dernières technologies de suivi du temps et de planification pour mieux gérer leurs effectifs mobiles. Ces dernières innovations en matière d’horodateurs virtuels utilisent la technologie de positionnement global par satellite (GPS) et de géolocalisation par le biais d’applications pour smartphones.
Une horloge GPS mobile
Bob Drainville est le président de Timesheet Mobile. L’application de son entreprise crée un périmètre virtuel autour d’un emplacement physique à l’aide de la technologie GPS pour les employés travaillant sur le terrain. Cette technologie aide les employeurs à comptabiliser avec précision le nombre d’heures réservées à distance en rappelant aux travailleurs hors site à quel moment ils doivent entrer et sortir sur leur téléphone.
$config[code] not foundDrainville dit que ces outils fonctionnent mieux dans des industries spécifiques et certaines tailles.
«Ces propriétaires de petites entreprises ont généralement entre 15 et 25 employés», a-t-il déclaré. "Ils sont généralement propriétaires / opérateurs dans les métiers."
Le sens des affaires
Drainville poursuit en affirmant que ces hommes d’affaires sont généralement très compétents dans leur domaine, mais qu’ils pourraient manquer de sens des affaires. Ils incluent généralement les propriétaires de petites entreprises des métiers et de la construction, mais d’autres, comme les entreprises de sécurité et de nettoyage, ainsi que celles du secteur de la santé, peuvent également présenter des avantages. Cette innovation est particulièrement utile pour les petites entreprises dont les personnes travaillent sur des sites différents pendant quelques heures à la fois. Il est utile de saisir les heures de travail pour chaque site afin de pouvoir comparer les heures réelles aux estimations.
«C’est généralement une ouverture des yeux pour ces gens», dit-il. "Ils obtiennent la validation que tout employé est sur un site via un timbre GPS."
Invité à se connecter
Les ouvriers ne sont pas suivis continuellement. Ils sont invités à se connecter avant et après avoir quitté le site. Toutefois, s’ils ne se présentent pas à un emplacement programmé, ce type d’application envoie une alerte au propriétaire de l’entreprise.
Une autre fonctionnalité permettant d'économiser du temps et de l'argent est la possibilité d'importer les feuilles de temps automatisées créées vers des solutions tierces telles que QuickBooks et FreshBooks. Cela permet une intégration transparente entre le travailleur sur le terrain et un enregistrement permanent.
Vol de temps
Il est clair que cet outil est nécessaire. Drainville cite deux études selon lesquelles le vol de temps est un problème majeur pour les petites entreprises.
«Il y a quelques années, un sondage interactif Harris a révélé que 33% des employés avaient admis avoir triché lors de leurs quarts de travail. Une autre étude réalisée par l'American Payroll Association révèle que 7% de la masse salariale brute annuelle sont perdus au profit d'un vol temporaire. ”
Défis
Ce type de chronométrage automatisé présente certains défis. La conformité des employés est en haut de la liste. De nombreux travailleurs marquant une horloge 40 heures par semaine peuvent résister à l’utilisation d’une application qui enregistre leur position et leur donne l’horodatage.
Drainville suggère aux propriétaires d'entreprise de surmonter leur méfiance initiale en se concentrant sur les économies de coûts.
«Nous disons à nos clients qu'en automatisant la collecte des heures, ils peuvent suivre avec précision les coûts liés aux emplois et être plus rentables.» Il ajoute que les employés qui refusent d'utiliser le système sont souvent ceux qui trichent.
«Ce problème prend soin de lui-même», déclare Drainville. "Ils partent généralement seuls ou sont licenciés."
Autres technologies telles que Geofence Punch Invitez instamment les travailleurs qui oublient leur besoin d'appuyer électroniquement lorsqu'ils atteignent un chantier. Cette clôture électronique fournie avec Timesheet Mobile rappelle aux travailleurs qui oublient d’activer le système.
«De la même manière, quand ils quittent un site, cela leur rappelle de se séparer», dit Drainville. "S'ils oublient de le faire, cela laisse une note sur les feuilles de temps afin que le responsable puisse voir l'heure à laquelle ils arrivent, quand ils sont partis et convertir cela en coup de poing."
C’est également une bonne idée de faire savoir aux employés qu’ils ne sont pas suivis en permanence par GPS.
Les entreprises qui pourraient passer
Cette technologie est un excellent moyen pour les petites entreprises employant des travailleurs hors site de réduire leurs coûts et de minimiser les vols. Cependant, quelques entreprises pourraient ne pas obtenir le meilleur retour sur investissement d'un investissement dans cette technologie.
Par exemple, si une grande partie de vos effectifs travaillent sous un même toit et ne s'aventurent pas beaucoup, ce type d'investissement pourrait ne pas être rentable. Les lieux de travail comme celui-ci ont souvent des horloges horaires à l'intérieur du bâtiment. Ces entreprises peuvent utiliser des méthodes Web pour les entrées et les sorties.
Suivi GPS de la photo via Shutterstock
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