En 1917, le premier Bankers Box® a révolutionné la tenue de dossiers au bureau. Comme son nom l'indique, il a été conçu pour que les banquiers puissent gérer leurs dossiers. Bientôt, cependant, il a été adopté par toutes les entreprises pour organiser et archiver des archives.
$config[code] not foundAvance rapide de 95 ans. Le monde a changé, mais certaines choses n’ont pas changé. Une chose qui n’a pas changé est la nécessité de gérer les documents et les enregistrements de votre entreprise.
En fait, la gestion des documents est devenue une préoccupation encore plus grande dans notre monde moderne. Par exemple, les litiges font partie du quotidien des entreprises. Les préoccupations liées aux litiges ont fait monter les enchères en matière de conservation des enregistrements - il est important de disposer d'une politique solide en matière de conservation et de destruction des enregistrements et de pouvoir les récupérer avec précision, si nécessaire. Et ce n’est qu’un exemple.
Pourtant, trop d’entreprises n’ont pas une bonne solution de gestion de documents et sont donc incertaines du fait de la mauvaise organisation des enregistrements - ou externalisent en raison d’une perception erronée, c’est un gros problème de gérer les enregistrements en interne.
Et c’est regrettable. Pourquoi? Parce que la gestion des enregistrements via une solution interne est réalisable et présente des avantages - ce n’est pas difficile, cela permet d’économiser de l’argent, c’est pratique, plus sûr et l’organisation est faite.
La gestion des documents à l'interne est tout à fait à la portée des petites et moyennes entreprises.
Fellowes, une entreprise reconnue pour son engagement en faveur de l'innovation sur le lieu de travail, a récemment interrogé les décideurs de petites et moyennes entreprises comptant de 1 à 1 000 employés. Cette enquête montre les avantages de la gestion des documents en interne, comme suit:
1) Économiser de l'argent - 52% de ceux qui utilisent un système de gestion de documents interne disent qu'il leur a permis d'économiser de l'argent / des dépenses réduites. De plus, 16% d'entre eux affirment qu'un système de gestion de documents interne a eu un «impact fortement positif» sur les dépenses opérationnelles.
En fait, le coût est un facteur clé pour passer à une solution interne. Près de 65% de ceux qui optent pour une solution de gestion de documents interne affirment que les coûts de stockage, de déchiquetage, de reliure et de plastification de documents hors site ont été un facteur dans leur décision.
Pour obtenir un aperçu rapide des économies potentielles de votre entreprise, essayez l’analyseur d’économies Fellowes sur le site Savingsanalyzer.fellowes.com.
2) Plus de coûts inattendus et cachés - L'un des problèmes rencontrés par les entreprises qui utilisent le stockage et la récupération de documents hors site sont des frais inattendus qui peuvent augmenter le coût global de la gestion des enregistrements hors site. En plus des frais de stockage et de récupération de base, des frais supplémentaires sont facturés pour les suppléments carburant, les boîtes de taille irrégulière, le re-boxing, la récupération urgente, la livraison urgente, la livraison à une tierce partie, les frais minimums de stockage, les frais de gestion, les facturation détaillée et frais de photocopie. Une solution interne peut minimiser ou éliminer tous ces coûts. Ce graphique montre l’impact négatif de tant de frais:
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3) Les temps de récupération sont plus rapides - Le temps, c'est de l'argent dans les affaires. Seulement 14% ont déclaré que leur fournisseur de gestion de documents hors site avait récupéré les documents le même jour que demandé. Près d'un tiers des personnes interrogées déclarent qu'il faut trois jours ou plus pour récupérer des disques, parfois plus d'une semaine! Avec une solution interne, la vitesse est sous votre contrôle.
4) Efficacité et commodité améliorées - Selon l’enquête, 74% des personnes interrogées ont déclaré que le recours à la gestion de documents hors site n’avait eu aucun impact négatif sur l’efficacité.
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