L'étiquette commerciale a une incidence sur la façon dont les autres personnes vous perçoivent sur votre lieu de travail - y compris vos collègues, vos superviseurs et vos clients. Si on vous demande de rédiger le procès-verbal d'une réunion, le plus important est de le conserver. clair, concis et précis.
Préparation et bases
Chaque fois que vous assistez à une réunion de travail, arrivez tôt et soyez prêt à toute tâche que vous pourriez être amené à accomplir lors de la réunion. Si vous gardez les minutes, vous devriez avoir votre portable ou ordinateur prêt, ainsi que d’autres éléments nécessaires tels que des stylos ou des appareils d’enregistrement. La présence est enregistrée dans le procès-verbal, donc préparer une fiche d'inscription en avance. La feuille de connexion doit comporter le nom de chaque participant et un espace pour marquer les heures d'arrivée.
$config[code] not foundBien qu'il soit contre l'étiquette du monde des affaires d'interrompre d'autres orateurs lors d'une réunion d'affaires, le secrétaire est tenu de garder des notes précises sur ce qui a été dit et fait lors de la réunion. Toute motion formelle doit être consignée textuellement. Parlez et posez des questions de clarification si vous n'avez pas entendu ou compris quelque chose assez bien pour l'enregistrer avec précision.
La personne qui dirige la réunion a pour tâche de créer un ordre du jour et de garder la réunion sur la bonne voie. Si la réunion s'écarte de l'ordre du jour établi, le compte rendu doit en tenir compte. Il est toujours possible que l'on vous demande un jour de clarifier exactement ce qui s'est passé lors d'une réunion. Quoi qu'il en soit, vous devez vous assurer que vos minutes décrire avec précision ce qui s'est réellement passé et dans quel ordre.
Etiquette de prise de minute
Les procès-verbaux des réunions ne sont pas simplement des notes destinées à faciliter la tâche des personnes ayant assisté à la réunion. Le procès-verbal d’une réunion est une casier judiciaire de ce qui a été fait lors de cette réunion, selon un article de la parlementaire enregistrée Nancy Sylvester.
Vous n'avez pas besoin d'enregistrer chaque détail de ce qui a été dit. À l'exception des motions officielles, résumez simplement le contenu. N'incluez que des détails qui auront encore de l'importance à l'avenir pour ceux qui parcourent les minutes. Utilisez des mots-clés pour résumer le contenu de chaque discussion.
Éviter tout commentaire, opinion personnelle ou langage descriptif dans le procès-verbal. Non seulement ils sont subjectifs, mais ils pourraient gêner plus tard le sujet de vos commentaires. Par exemple, vous pouvez ajouter une note indiquant "M. Smith a quitté la réunion à 14 h 45", mais vous ne devriez pas la formuler comme suit: "M. Smith est devenu fâché contre Mme Jones et a quitté la réunion."
Pour éviter les commentaires inutiles, n'essayez en aucun cas de décrire le ton émotionnel de la réunion. Par exemple, "Mme Jones a insisté sur le fait que les chiffres des ventes s'amélioreraient au prochain trimestre" est trop subjectif et serait mieux formulé ainsi: "Mme Jones a déclaré que les chiffres des ventes devraient s'améliorer au cours du prochain trimestre." Laissez les faits parler d'eux-mêmes.
