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Dans les années 1990, nous possédions une galerie d'art. L'un des défis était la gestion des stocks. C'était un défi particulier pendant les Fêtes, lorsque certains articles de notre stock ont évolué rapidement - principalement les plus petits articles de 100 $ ou moins au prix d'un cadeau.
Notre processus de suivi et de gestion des stocks consistait en des listes manuscrites de ce que nous pensions avoir en stock. Je dis «ce que nous pensions avoir en stock» car les listes avaient tendance à se perdre. Invariablement, ce que nous avions en stock ne finissait jamais par correspondre à ce qui était encore sur notre liste d'inventaire.
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Vous voyez, un problème est que lorsque les choses se remplissaient et que quelqu'un demandait un article, nous nous précipitions dans la réserve à l'arrière, trouvions ce que le client voulait et trouvions-le pour le vendre. Étant pressé de servir le client, nous oublions souvent de le rayer de la liste des stocks invendus restants. Ainsi, nos enregistrements de ce qui restait en stock étaient aléatoires.
Pire encore, avec les listes papier, nous avions très peu de capacité pour analyser nos habitudes d’utilisation des stocks. Il était donc difficile de prévoir nos besoins futurs en stocks… et d’éviter de manquer de stock ou de commander plus que ce que nous pourrions vendre. Nous n’avions tout simplement pas les données pour prendre ce genre de jugement. Au lieu de cela, nous nous sommes appuyés sur des estimations approximatives et sur la mémoire, ou nous passions parfois par le processus laborieux consistant à examiner des factures de stock individuelles et des factures de vente de ce que nous avions acheté l'année précédente, en essayant de déchiffrer des descriptions abrégées et des numéros de stock inintelligibles.
En plus de cela, les choses se sont compliquées avec les retours. Quand nous avons eu des retours, nous avions peu de ressources pour les vérifier. Les articles retournés sont vraiment tombés dans un trou noir.
Eh bien, que puis-je dire, si ce n'est que nous étions une startup. C'était notre première incursion dans la vente au détail. Nous pourrions donc peut-être nous excuser partiellement de ne pas avoir de système de point de vente (PDV) et d’inventaire qui pourrait nous aider à gérer les stocks. Mais beaucoup de petites entreprises travaillent dans un bateau similaire à partir de papier et de stylo, ou peut-être de tableurs Excel. Selon le rapport «Faire le point de votre inventaire» (PDF) de Wasp Barcode, 30% des petites entreprises sont comme nous, utilisant un stylo et du papier. Encore plus étonnant, 23% des petites entreprises n’utilisent AUCUN système de suivi des stocks.
Les retours ne représentaient qu'une petite partie de nos problèmes de gestion des stocks, tout simplement parce que nous étions, eh bien… petits. Toutefois, si vous ne les gérez pas bien, les retours dans n'importe quelle entreprise peuvent nuire à votre résultat net. Dans certaines entreprises, les retours représentent un problème de coût majeur. Selon un livre blanc (PDF) de la Reverse Logistics Association:
La logistique inverse représente l'une des opportunités les plus importantes et les plus négligées d'aider à rentabiliser les bénéfices d'une entreprise. Cependant, très peu d'entreprises réussissent bien à résoudre ce problème. Les analystes préviennent que, à moins que les entreprises mettent en place des systèmes et des processus permettant de récupérer une partie importante de ce coût, les rendements auront un impact considérable sur la rentabilité. Des experts répètent que la plupart des entreprises négligent leur chaîne d'approvisionnement en logistique inverse et manquent des opportunités d'amélioration des marges ainsi que de la satisfaction et de la fidélité des clients. Cela s'explique peut-être par le fait que les entreprises manquent d'une vue d'ensemble en matière de gestion des retours.
C’est là que les systèmes technologiques, y compris les codes à barres, entrent en jeu. Le livre blanc de la Reverse Logistics Association décrit ensuite les meilleures pratiques en matière d’utilisation des codes à barres pour la gestion des retours:
Les produits retournés doivent être accompagnés de codes à barres pouvant être scannés afin de minimiser les manipulations. En outre, certaines entreprises se tournent vers des méthodes de transport innovantes pour accélérer la réception des marchandises. Une méthode que les entreprises commencent à explorer consiste à regrouper les réparations qui reviennent dans des expéditions plus importantes. Les entreprises peuvent réduire les coûts de transport en coordonnant les envois de retours avec des envois plus importants.
Une fois que les entreprises ont un produit retourné en leur possession, le produit peut rester des jours, des semaines, voire des mois sur une étagère en attente d'évaluation, car ce processus est souvent effectué au cas par cas. Le test, le tri et le classement des produits retournés demandent beaucoup de travail et prennent beaucoup de temps. Le processus peut être simplifié si une entreprise soumet les retours à des normes de qualité et utilise des capteurs, des codes à barres et d'autres technologies pour automatiser le suivi et les tests.
Même si vous utilisez une sorte de système de suivi des stocks ainsi que des codes à barres pour gérer votre chaîne d'approvisionnement sortante, le processus de retour peut nécessiter des exigences particulières. Selon ce rapport sur la logistique inverse (PDF):
Les entreprises croient souvent à tort que les opérations sortantes peuvent également gérer les retours en exécutant tout en sens inverse. Cependant, les opérations inverses doivent gérer un certain nombre de fonctions uniques qui ne sont pas incluses dans les opérations sortantes, telles que la collecte de produits périmés, indésirables ou endommagés, ainsi que le conditionnement. Il est également vrai que plus le produit est complexe, plus le pourcentage de retours est élevé en raison de plusieurs facteurs, notamment plus de variables pouvant mal tourner, un nombre plus important d’opérateurs non qualifiés et une disposition souvent réglementée en fin de vie.
En d’autres termes, tout votre processus de retour doit être évalué et les exigences prises en compte lors de la configuration d’un système de codes à barres, si vous prévoyez qu’il s’agit de traiter les retours.
Ainsi, si les codes à barres alignés sur les systèmes de point de vente et / ou les systèmes de gestion des stocks constituent une solution rentable pour vous aider à économiser de l'argent grâce aux retours, de quoi avez-vous besoin pour un système? Selon le rapport «Inventorier votre inventaire», un système de code à barres est simple:
À l'aide de codes à barres, le logiciel de contrôle des stocks suit un numéro d'article. Bien qu’il s’agisse généralement d’un numéro que vous créez pour un article en stock, il peut également s'agir du produit existant ou du numéro CUP de cet article. Le logiciel peut également suivre les articles d'inventaire par numéro de série, numéro de lot, code de date et palette. Les articles peuvent être surveillés sur un PC ou un appareil mobile. * * * Les solutions d'inventaire doivent permettre à votre entreprise d'être proactive, à jour et précise.
En règle générale, vous aurez besoin d'un logiciel pour gérer l'inventaire. logiciel de conception et d'étiquetage de codes à barres; imprimantes capables d'imprimer des étiquettes de codes à barres; et des scanners pour scanner les codes à barres sur les retours. Pour plus d'informations sur les exigences et sur les ressources utiles, voir: Guide d'utilisation des codes à barres dans votre entreprise.
En bout de ligne: de nombreuses entreprises, du commerce de détail à la fabrication, peuvent tirer parti des systèmes de codes à barres pour gérer leurs stocks. Pour gérer les retours et éviter l'érosion de la marge due au coût des retours, assurez-vous que votre système de codes à barres est spécialement conçu pour vous aider à gérer les retours. Un analyste commercial ou une personne similaire peut évaluer vos processus internes pour vous assurer que le processus de retour est défini et traité dans toute implémentation technologique.
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