Si vous êtes comme la plupart des propriétaires de petites entreprises, vous avez probablement passé des jours, voire des semaines, à réfléchir à la façon de créer votre entreprise. Vous avez méticuleusement déposé vos documents juridiques auprès de l'État afin d'établir une base juridique appropriée. Mais une fois que votre entreprise est lancée, les choses bougent à un rythme effréné. Vos journées sont occupées par la recherche de clients, la gestion des employés, la construction de vos produits ou services, et il est facile pour certaines obligations légales de passer entre les mailles du filet.
$config[code] not foundIncorporer ou former une LLC est une première étape importante pour minimiser votre responsabilité personnelle et protéger vos biens personnels. Mais ce n’est que le premier pas. Vous devez maintenir en permanence le statut juridique de votre société auprès de l’État. Si vous ne le faites pas, vous pouvez être condamné à une amende et même avoir votre entreprise dissoute administrativement par l’État. En outre, un plaignant peut tenter de percer le voile de votre entreprise devant un tribunal, mettant ainsi en péril vos avoirs personnels.
Liste de vérification de la conformité des petites entreprises
La bonne nouvelle est qu’il n’est pas difficile de garder votre entreprise en règle. La liste de contrôle de conformité ci-après pour les petites entreprises contient les étapes clés pour rester en règle avec l'État:
1. Déposez vos documents d'état à temps
Une fois que vous avez créé une LLC ou une société, vous aurez probablement besoin de déposer un rapport ou un relevé annuel auprès de votre état, ainsi que de payer des frais modestes. Les exigences et les délais varient d’un État à l’autre (et quelques États n’ont pas d’obligation du tout). Vous pouvez vous renseigner auprès du secrétaire du bureau d’état de votre État ou auprès d’un service de dépôt légal en ligne pour connaître vos besoins spécifiques. Obtenez cette paperasse à temps. C’est très simple à faire, mais oublier de le faire entraînera des frais de retard.
En outre, si vous apportez des modifications à votre LLC ou société, vous devez déposer des statuts de modification auprès de l'État (notez que le nom exact du formulaire variera d'un État à l'autre). Quels types de modifications nécessitent un dépôt de modification? Par exemple, si vous autorisez plus d'actions pour une société, si un associé ou un membre du conseil d'administration quitte, ou si vous modifiez l'adresse officielle de votre société.
2. Séparez vos finances personnelles et celles de votre entreprise
Si vous avez un comptable personnel ou professionnel, ils vous ont certainement conseillé de ne pas mélanger vos finances personnelles et professionnelles. Garder une ligne de démarcation nette entre les deux vous aide à rester organisé, facilite vos registres fiscaux et vous aide à mieux comprendre les performances de votre entreprise. En outre, la loi oblige les sociétés à séparer leurs finances professionnelles et personnelles. Si vous mélangez vos finances personnelles et celles de votre entreprise, un plaignant qui poursuivrait votre entreprise pourrait saisir vos avoirs personnels.
3. Gardez votre agent enregistré et votre adresse actuelle
De nombreuses petites entreprises - en particulier les entreprises à domicile - font appel à un agent enregistré lors de la création de leur société / LLC. Cela vous permet de garder votre adresse personnelle confidentielle et vous assure que vous ne manquerez aucun courrier important de l'État. Cependant, les propriétaires occupés oublient parfois de payer les honoraires de l'agent enregistré. En conséquence, l'agent cesse de représenter la société, le courrier officiel est renvoyé à l'État, puis l'État met la société en mauvais état jusqu'à ce qu'elle mette à jour son adresse d'enregistrement.
4. Signer tous les contrats commerciaux avec votre nom commercial propre
Si le nom officiel de votre société est COMPANY Inc., vous devez remplir chaque contrat commercial sous le nom de Company Inc. Même si vous faites référence à votre société avec une légère variation telle que Société, cela peut poser problème. Alors, soyez prudent et utilisez toujours le nom exact que vous avez utilisé dans la documentation de votre entreprise.
5. Archivez un DBA pour toute variante de nom
Si vous exploitez votre entreprise sous une variante du nom officiel de votre société, vous obtiendrez un Doing Business As (DBA) pour ces variantes. Cela s'appelle également un nom commercial fictif. Si vous ne déposez pas ces documents auprès de votre gouvernement local, votre entreprise fonctionne de manière incorrecte chaque fois que vous utilisez une variante de nom à titre officiel.
6. Inscrivez-vous pour opérer dans un autre État
Si vous exercez des activités commerciales dans un autre État que celui où vous avez créé une société à responsabilité limitée ou une société constituée, vous devez vous enregistrer en tant que société étrangère / société à responsabilité limitée pour pouvoir le faire. Si vous ne remplissez pas ces documents, chaque nouvel État dans lequel vous opérez vous considérera comme un propriétaire unique, ce qui signifie que vous perdez toute protection de responsabilité personnelle de la LLC ou de la société dans cet État. Si vous ne savez pas si vous devez vous qualifier à l’étranger, vous pouvez contacter un avocat ou un expert en petite entreprise. Généralement, le simple fait d’avoir des clients ou des clients dans un autre État ne vous oblige pas à vous enregistrer dans cet État. Toutefois, si vous ouvrez un bureau, vous devrez vous inscrire.
Comme vous pouvez le constater, il est facile d’éviter l’un de ces six pièges et de maintenir la conformité de votre LLC ou de votre société avec l’État. Il ne faut que quelques minutes pour remplir les documents de votre rapport annuel, mais cela peut prendre de manière exponentielle plus de temps (et des frais supplémentaires) pour comprendre pourquoi votre entreprise a été placée en mauvaise position. En outre, vous avez créé votre société ou votre LLC afin de protéger vos avoirs personnels. Ne les mettez pas en danger en ne respectant pas vos exigences de base en matière de conformité.
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