Grâce à la technologie moderne, de nombreux bureaux sont désormais presque totalement dématérialisés. Les documents importants sont créés, signés et envoyés exclusivement en ligne et stockés pour un accès facile à toutes les parties. Bien qu’il soit pratique de disposer de tous vos documents professionnels sous forme numérique, vous ne voudrez peut-être pas vous débarrasser de votre imprimante pour le moment. Nous avons posé les questions suivantes à un groupe d’experts du Conseil des jeunes entrepreneurs:
$config[code] not found«De nombreuses affaires se font en ligne maintenant et de nombreux documents ne sont jamais imprimés. Cependant, dans certaines situations, une copie papier est nécessaire. Quel est le document dont vous devriez toujours avoir une copie physique, et pourquoi? "
Documents professionnels à imprimer systématiquement
Voici ce que les membres de la communauté YEC avaient à dire:
1. Les valeurs de votre entreprise
«Avoir des articles imprimés sur du papier les rend toujours un peu plus réels. La capacité de toucher et de sentir, de commenter ou même de jeter les rend plus réelles. Personnellement, j’aime bien que les valeurs de votre entreprise soient imprimées et placées sur votre bureau ou accrochées au mur pour me rappeler constamment de ce que vous êtes (et de ne pas être). »~ Corey Eulas, Factorial Digital
2. Contrats
«Le seul type de document que vous devriez toujours avoir imprimé et stocké en ligne, selon moi, est tout contrat. Ce sont des négociations importantes et des documents juridiques, et vous ne savez jamais quand vous devez y revenir et vous y référer. »~ Jacqueline Marrano, Marrano Solutions, LLC.
3. Licences, permis et documents de «sceau surélevé»
«Vous devez conserver des copies papier des licences et des permis d’exploitation, car la réglementation vous oblige souvent à le faire. En outre, les documents physiques contenant une signature originale ou un sceau en relief doivent être conservés et placés dans un endroit sûr. La reproduction des articles scellés ne s'affichera pas correctement sous forme numérique et ne sera pas considérée comme un document original par de nombreuses entités. »~ Blair Thomas, eMerchantBroker
4. Plans d'urgence
«Il est important de conserver une copie physique de toute information ou procédure nécessaire si une situation d'urgence rend l'accès aux ordinateurs impossible. Cela pourrait inclure les informations de contact d'urgence, les procédures de sécurité incendie, les procédures d'évacuation des bureaux et les plans de continuité des opérations. "~ Roger Lee, Human Interest
5. Vos objectifs
«Je n’utilise plus de stylo et de papier. Tout est stocké sur mon ordinateur ou mon appareil mobile. Je crois aussi à être vert et à réduire le papier. Mais si je devais imprimer n'importe quel morceau de papier, ce seraient mes objectifs. J'ai une liste d'objectifs trimestriels, annuels, triennaux et décennaux que je révise tous les mois pour m'assurer que je suis sur la bonne voie. »~ Jean Ginzburg, Ginball Digital Marketing
6. Votre CV
«Le seul document dont vous devriez toujours avoir une copie physique est votre CV. Il est toujours bon d’avoir votre CV avec vous comme référence lors d’une entrevue. Cela montre également que vous êtes prêt et que vous prenez l'occasion au sérieux. »~ Vladimir Gendelman, Company Folders, Inc
7. Mots de passe
«Conservez une copie physique de tous les mots de passe pertinents que vous utilisez tout au long de la journée. Ces informations ne devraient probablement pas être stockées en ligne, pour éviter les risques de piratage ou de vol d’identité. "~ Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
8. Certificats d'actions
«Lors de l’émission de stocks à des partenaires commerciaux ou des employés, il est important de conserver une copie papier ainsi qu’une copie numérique, au cas où la copie papier serait perdue. Généralement, les employés recevront une copie papier une fois qu'ils auront exercé leur option d'achat du stock. ”~ Syed Balkhi, WPBeginner
9. Tous les fichiers cruciaux pour vos opérations
«Il existe plusieurs types de documents que nous trouvons pratiques à conserver sous forme imprimée. Ceux-ci comprennent les contrats signés avec les clients, les dossiers RH du personnel et les examens semestriels, les guides de politique de notre société (un par employé), les valeurs fondamentales de notre société (accrochés avec fierté), les tableaux de bord visuels des ventes, les progrès clés des objectifs trimestriels et les assurances et les affectations RH prescrites par l’État. »~ Joe Beccalori, Marketing Interact
10. Reçus de paiement
"Les reçus numériques sont excellents, mais il est toujours bon de pouvoir imprimer des reçus lorsque cela est nécessaire pour des raisons fiscales ou pour toute autre documentation." ~ Serenity Gibbons, NAACP
11. Votre carte de visite
«Je garde toujours les cartes de visite à portée de main. Vous ne savez jamais où et quand vous rencontrerez quelqu'un lorsque vous sortirez et qui voudra vous contacter plus tard. J'en conserve environ 10 dans divers endroits, tels que mon sac, ma veste, ma voiture, mon portefeuille, mon passeport, mon bureau et mon domicile. Assurez-vous également que vos cartes sont aussi mémorables que vous. Il est facile de les perdre, alors faites ce que vous pouvez pour concevoir quelque chose qui reflète votre unicité. "~ Karlo Tanjuakio, GoLeanSixSigma.com
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