Réceptionniste virtuelle. Vous avez peut-être déjà entendu le terme et il n’est pas clair ce qu’ils sont exactement ou à quoi ils servent. Sont-ils des robots? Est-ce qu’ils sont assis dans le coin de votre bureau et émettent des bips comme la servante des Jetson? (Non.) Si vous ne savez pas ce qu’est une réceptionniste virtuelle, pourquoi engageriez-vous leurs services pour votre entreprise? Dans les termes les plus simples, les réceptionnistes virtuels répondent à votre téléphone à distance. Mais il y a tellement, beaucoup plus. Nous sommes ici pour clarifier tout cela pour vous: nous expliquerons ce qu'est une réceptionniste virtuelle, ce qu'elle peut faire pour votre entreprise (beaucoup!) Et pourquoi il est important que chaque appel téléphonique entrant dans votre entreprise obtient une réponse.
$config[code] not foundQue sont-ils?
Les réceptionnistes virtuels sont des experts du service clientèle méticuleusement formés et toujours disponibles! Ils font tout ce que fait une réceptionniste traditionnelle, mais il y en a des dizaines, souvent disponibles à tout moment. En gros, vous disposez des capacités d’un vieux réceptionniste multiplié par quelques dizaines de fois, sans aucun problème de recrutement ou d’embauche.
Si vous ne pouvez pas vous permettre d’embaucher une réceptionniste et que vous perdez un temps précieux à traiter des appels téléphoniques, la réceptionniste virtuelle est la solution idéale. Une réceptionniste virtuelle est tout ce que vous voulez.
Que font-ils?
Voici quelques-unes des tâches que les réceptionnistes virtuels s’acquittent pour les clients, tout en ressemblant à une partie de leur activité:
FAQ de réponse: Des cabinets de médecin, des instructeurs en arts martiaux aux paysagistes utilisent des réceptionnistes virtuels pour répondre aux appels demandant des heures de bureau, des adresses et toutes sortes de questions simples, ce qui leur fait gagner du temps pour se concentrer sur leur travail.
Prendre des messages: Le pain et le beurre d’un réceptionniste virtuel.Ils répondent à l’appel comme bon vous semble, enregistrent les informations et le message de l’appelant, puis vous les transmettent afin que vous ne manquiez aucun détail important.
Recueillir des prospects: Lorsque vous recevez un appel d'une partie intéressée, votre réceptionniste virtuelle collecte toutes les informations sur les clients potentiels afin que vous puissiez suivre les appels et effectuer un suivi à votre guise. Si vous disposez déjà d’une base de données CRM ou d’une autre base de données clients, votre réceptionniste virtuelle peut également les mettre à jour facilement.
Prendre rendez-vous: Les réceptionnistes virtuels peuvent généralement utiliser n'importe quel logiciel de planification mis en place. Ils peuvent prendre les appels des clients et planifier, reprogrammer ou annuler des rendez-vous, selon les besoins, pour tout type d'entreprise.
Traitement des commandes: Tout type de commande! Des commandes téléphoniques en ligne aux demandes de maintenance en passant par les rapports de pannes lors d'une catastrophe naturelle, les réceptionnistes virtuels sont à la hauteur de la tâche.
Support après les heures normales: En utilisant les réceptionnistes virtuels, vous avez la certitude que quiconque vous appelle rejoint une personne réelle à chaque fois, jamais une boîte vocale. Laissez vos réceptionnistes virtuels prendre autant d’appels que vous le souhaitez: toute la journée, juste après les heures normales d’ouverture, les week-ends et les jours fériés, ou toute combinaison de ceux-ci.
Transferts en direct: Vous voulez peut-être voir qui appelle, puis décider si vous voulez répondre personnellement ou laisser un réceptionniste virtuel s'en charger. Le transfert d'appel en direct rend cela possible. Les appels sonnent d'abord vers vous, puis vers une réceptionniste virtuelle après quelques sonneries si vous ne répondez pas. L’inverse est également possible: les réceptionnistes virtuels peuvent répondre à tous les appels, puis placer l’appelant en attente pendant qu’ils vous contactent, vous demander si vous souhaitez prendre l’appel, puis vous le renvoyer directement. De toute façon, vous êtes en contrôle.
Pourquoi est-ce important?
Cela peut sembler beaucoup d'efforts pour s'assurer que chaque appel reçoit une réponse. Avec Internet dans la poche de tous, qui appelle même plus les entreprises, non? Qu'est-ce qu'un appel manqué de temps en temps, non? Faux. Faux!! N’oubliez pas: vous ne savez jamais vraiment qui est au bout du fil. Il s’agit peut-être de votre nouveau plus gros client et chaque appel manqué est une opportunité manquée. Vous avez probablement déjà entendu cela auparavant, mais nous ne le répéterions pas si ce n’était pas vrai.
L’accessibilité sans cesse croissante d’Internet a en fait accru le trafic téléphonique vers les entreprises, car il est plus facile aujourd’hui pour un consommateur intéressé de rechercher et de rechercher un clavier. Cela vous facilite la tâche, ainsi que celle de vos concurrents. Ainsi, si vous ne répondez pas la première fois, ils vont probablement appeler quelqu'un d'autre avant de vous donner une autre chance. Vous ne pouvez pas vous le permettre, car les clients qui appellent ont une intention plus grande d’agir, selon un rapport publié en 2017 par Forrester. En fait, les clients qui ont recours au téléphone sont généralement des clients plus précieux: «Les parties intéressées qui initient des appels entrants ont tendance à convertir 30% plus rapidement, à dépenser en moyenne 28% de plus et à conserver un taux de rétention supérieur de 28% à celui des personnes s’engageant strictement par le biais d’autres canaux."
Le fait est que répondre à chaque appel est plus important que jamais et qu’il n’ya souvent pas beaucoup d’heures dans la journée pour s’assurer de cela au milieu de tout ce qui est nécessaire à la gestion de votre entreprise. Les réceptionnistes sont chers. Les réceptionnistes virtuels sont abordables, toujours disponibles et formés pour transmettre systématiquement le message de votre entreprise exactement comme vous le souhaitez.
Photo via Shutterstock
Plus dans: Commentaire sponsorisé ▼
