Comment rédiger une description de poste d'adjointe administrative

Les descriptions de travail des assistantes administratives doivent être adaptées aux besoins de la personne et de l’organisation qu’elles assisteront. Ils doivent réfléchir et planifier avec soin, d’autant plus que cela peut être considéré comme un contrat légal. Une bonne description fournit une liste de tâches détaillée et des points de repère pour que l’assistant administratif puisse travailler.

Décrivez les catégories de base pour le travail. Ceux-ci doivent inclure le titre (c’est-à-dire l’adjoint administratif du vice-président), le département, le supérieur hiérarchique, les domaines généraux de contrôle, les tâches, les conditions d’emploi et les qualifications.

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Indiquez clairement qui l’employé doit assister. Cela évitera d'éventuels conflits de bureau à l'avenir. Si cet assistant sert un groupe de postes, veuillez le préciser. Mettez par écrit si cet assistant est employé à la discrétion d'un seul dirigeant. Indiquez également la chaîne de commandement et la structure hiérarchique appropriée.

Définir les tâches principales. Méfiez-vous des expressions fourre-tout et paresseuses pour la description de travail telles que «toutes les tâches nécessaires». Être spécifique. L’assistante administrative planifie-t-elle les déplacements, réserve le logement, prend-elle des dictées, prend-elle des minutes pour les réunions, gère-t-elle un calendrier, organise-t-elle des systèmes de fichiers ou supervise-t-elle d’autres assistants? Incluez-les dans une liste de puces, chaque puce commençant par un verbe d'action (maintenir, trier, superviser, créer, définir, rappeler, etc.).

Définir les caractéristiques nécessaires pour une excellente performance. Celles-ci devraient être aussi spécifiques que possible. Par exemple, demandez une expertise dans Word, Excel et Photoshop plutôt que des connaissances en informatique.

Établir un niveau d'éducation et d'expérience approprié. Cela devrait être basé sur les tâches spécifiques requises. Pour certains postes d'assistante administrative, rien de plus qu'un diplôme d'études secondaires n'est requis. Toutefois, un diplôme universitaire en administration des affaires ou une autre formation de secrétaire officielle peut être souhaité. Pour les assistants administratifs de haut niveau, une expérience préalable est indispensable.