Imaginez que vous soyez obligé de fouiller dans les classeurs à la recherche d'un ancien dossier contenant un document important dont vous avez besoin pour résoudre une demande client.
Trouver de telles informations dans un document papier déposé peut être éprouvant, frustrant et sans doute vous ralentir. Toutefois, lorsque vous numérisez vos anciens documents et les stockez dans une base de données électronique, la gestion des documents peut être beaucoup plus simple et plus efficace pour votre entreprise.
$config[code] not foundQu'est-ce que la numérisation de documents?
La numérisation de documents, également appelée imagerie de documents, est simplement définie comme le processus de capture d'une image numérique d'un document papier (ou d'un microfilm).
"C'est ainsi que vos documents papier sont convertis en images pouvant faire l'objet d'une recherche électronique, ce qui peut grandement aider votre processus commercial", a déclaré à Neil McKeever, spécialiste en imagerie documentaire du service britannique de gestion et de numérisation de documents Kefron, dans une réponse par courrier électronique.
L'ensemble du processus de conversion de documents physiques au format numérique comprend également la numérisation et la capture de l'image à l'aide du logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR). OCR reconnaît intelligemment les images numériques et les transforme en documents texte pour permettre la recherche de mots-clés dans un document.
"Si elle est effectuée correctement, la numérisation de documents peut améliorer le fonctionnement de votre entreprise et vous faire économiser du temps et de l'argent", a ajouté M. McKeever.
Avantages commerciaux de la numérisation de documents
Selon McKeever, dont le travail consiste à aider les clients de petite taille et les grandes entreprises à mettre en œuvre et à maintenir leur système de gestion de l'information de la manière la plus efficace et la plus opportune possible, la numérisation de documents (ou la création d'image) peut être utile pour votre entreprise.
Il explique six avantages clés de la numérisation de documents pour les entreprises:
1. La numérisation de documents vous fait gagner du temps et de l'argent
Avec un accès facile à tous vos fichiers et documents en un seul clic, vous et votre personnel n’aurez pas à perdre du temps à parcourir des boîtes et des fichiers pour tenter de localiser le document dont vous avez besoin. Vous ne paierez pas le personnel pour une tâche qui pourrait prendre des heures et qui devrait être complétée en quelques secondes.
2. La numérisation de documents améliore votre service client
Avec la création d'image de document, vous pouvez numériser chaque partie d'un fichier et l'indexer avec une plage de métadonnées. Cela signifie que si vous avez besoin d'une information spécifique, telle qu'un numéro de facture, vous pouvez la trouver instantanément. Ceci est particulièrement utile si vous souhaitez répondre aux besoins de vos clients le plus rapidement possible.
3. La numérisation de documents réduit l'espace de stockage
En convertissant tous vos documents physiques en fichiers numériques, vous n’avez plus besoin de les stocker où ils se trouvent. Ils peuvent être emballés et expédiés vers des sites sécurisés et dédiés, ce qui libère de l'espace dans votre bureau pour des tâches plus importantes et réduit les coûts associés au stockage de fichiers papier.
4. La numérisation de documents améliore la sécurité
Comme vous n’avez pas besoin de ces fichiers papier sur site, vous pouvez les conserver dans des installations de stockage dédiées dotées de protocoles de sécurité exceptionnels. Vous n'aurez plus à vous soucier de la sécurité de votre bureau, car tous les fichiers numériques et les sauvegardes peuvent être stockés à distance sur des serveurs hautement sécurisés.
5. La numérisation de documents vous permet de partager et de collaborer
Le partage de documents est un autre grand avantage des fichiers numériques par rapport aux fichiers papier. Plusieurs collègues peuvent accéder au même document si nécessaire, ce qui réduit encore une fois le temps perdu à passer des fichiers papier d'un département à un autre.
6. La numérisation de documents vous aide à respecter les normes de conformité
Enfin, vous constaterez peut-être que les procédures de conformité en vigueur dans votre secteur vous obligent à conserver certains documents sous forme numérique et physique. La mise en place d’une solution d’imagerie documentaire sécurisée et efficace permet d’économiser du temps et des efforts supplémentaires.
Numérisation de photo via Shutterstock
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