La fraude relative au remboursement des dépenses peut coûter très cher aux petites entreprises. Une étude récente de Chrome River Technologies indique qu’elle pourrait potentiellement coûter chaque année aux entreprises américaines jusqu’à 1,9 milliard de dollars.
Cela représente environ 35 000 dollars par entreprise. Les tendances de la petite entreprise ont discuté avec Anne Becknell, première vice-présidente du succès des clients chez Chrome River Technologies, de ce que les petites entreprises devaient savoir.
$config[code] not foundComme le nom l'indique, la fraude en matière de remboursement des dépenses est un crime qui se produit lorsqu'un employé présente une réclamation pour être payé pour de fausses dépenses d'entreprise.
Comment éviter la fraude sur le remboursement des frais
Utiliser une technologie mise à jour
La gestion et l'audit des rapports de dépenses doivent utiliser les technologies modernes pour être efficaces. L'utilisation de relevés de dépenses manuels était le principal problème du sondage.
«C’est incroyable le nombre de petites et moyennes entreprises qui utilisent encore la méthode de la bougie et du crayon», déclare Becknell. "Ils le font toujours par papier ou avec des feuilles de calcul Excel et l'envoient par courrier électronique à l'entreprise."
Le problème avec ces systèmes obsolètes est l'incapacité de suivre et de voir les tendances qui devraient déclencher des alarmes. La technologie intégrant des outils tels que l’analyse automatisée vous aide à repérer les points chauds, comme le même reçu envoyé plusieurs fois.
Becknell indique que l'automatisation réduit de moitié les fraudes liées au remboursement des dépenses.
Comprendre que les hommes trichent plus
La fraude en matière de remboursement des dépenses n’est pas un domaine où l’égalité entre les sexes est essentielle. En fait, le rapport indique que les hommes étaient plus de deux fois plus susceptibles de commettre le crime que leurs homologues féminins. Non seulement cela, ils étaient plus de quatre fois plus susceptibles d'ajouter au moins 1000 $ à leurs dépenses.
Sachez que les plus jeunes employés commettent davantage de ces crimes
En fait, près de 83% des fraudes liées au remboursement de dépenses ont été commises par des employés âgés de 25 à 44 ans.
Mettre en place une politique écrite formelle
Non seulement une politique écrite est importante, mais les petites entreprises doivent également suivre une procédure qui indique aux employés de la direction qu'ils ont traité ce qu'ils doivent savoir. Becknell suggère que le fait de faire signer le document aux employés les aide à s'approprier la politique.
«Lorsque vous signez quelque chose, il y a un attachement émotionnel», dit-elle.
Incorporer des règles de haut niveau
La politique n’a pas besoin d’être trop détaillée, mais elle doit définir les limites des dépenses. Par exemple, bien qu'il ne soit pas nécessaire de déterminer le montant exact que vous pouvez dépenser pour un trajet en taxi, il doit indiquer à vos employés si la classe affaires ou autocars est acceptable.
La simplicité devrait être l’un des critères que vous utilisez ici.
Ne pas compliquer le processus
Les comptables voient souvent l’opportunité d’approfondir les dépenses d’une entreprise lorsqu’ils automatisent le processus. Le résultat est un rapport de dépenses compliqué qui a tendance à être annoté sans être scrupuleusement examiné.
Par conséquent, il est important d’examiner combien de fois et pourquoi les notes de frais sont transmises de personne à personne. Les petites entreprises devraient chercher à rationaliser cette partie du processus.
Faites attention aux dépenses personnelles
L'une des principales réclamations pour fraude de dépenses consiste à remplacer les dépenses personnelles par des dépenses personnelles. L’un des cadeaux offerts ici concerne les demandes de remboursement pour les repas de fin de semaine lorsque l’employé n’est pas prévu pour voyager.
Attention aux dépenses extravagantes
Plus du tiers des personnes ayant admis avoir triché dans Chrome River Technology ont déclaré avoir ajouté des montants allant de 100 à 499 dollars. Les montants qui semblent modifiés sont des signaux d'alarme que vous devriez rechercher. Par exemple, un reçu qui semble utiliser deux types d’encre différents est généralement un cadeau mort.
Approuver les approbateurs
«Vous voudrez valoriser ces reçus et approuver les approbateurs», déclare Becknell. Elle ajoute qu’il est important qu’ils comprennent ce qu’il faut rechercher et qu’ils soient tenus pour responsables de la détection de demandes frauduleuses.
Utiliser les cartes de crédit de l'entreprise comme étape proactive
Chaque fois que cela est possible, l’utilisation de cartes de crédit d’entreprise décourage les demandes frauduleuses. Celles-ci constituent un excellent moyen de verrouiller des informations importantes telles que la date et le montant de toute transaction.
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