La plupart des propriétaires de petites entreprises aimeraient probablement oublier cette responsabilité. Mais il est impératif que quiconque exploite quelque chose de plus grand qu'une entreprise à propriétaire unique. C’est votre responsabilité de tenir des registres sur vos employés. Bien que cela ne soit peut-être pas la partie la plus excitante de la gestion d’une entreprise, c’est important.
Exigences de conservation des dossiers des employés
Les gouvernements fédéral, étatiques et locaux ont tous des exigences différentes en matière de conservation d'une documentation précise sur le recrutement et d'autres fonctions des ressources humaines afin de protéger les employés et les entreprises. En tant qu'entreprise, le fait de ne pas tenir ces registres sous la main pourrait vous exposer à des poursuites injustifiées en cas de licenciement ou à des répercussions similaires, sans aucune paperasse pour vous défendre. Voici certaines des exigences que votre entreprise pourrait avoir à remplir pour tenir les registres de ses employés.
$config[code] not foundConserver des dossiers d'embauche pendant un an
Lorsque vous embauchez un nouveau poste, des lois fédérales telles que la loi intitulée Americans with Disabilities Act et le titre VII exigent que vous soyez non discriminatoire dans votre processus d’embauche. Vous devez donc conserver toutes les candidatures, curriculum vitae et autres documents du processus d’embauche pendant au moins un an après la dotation du poste, au cas où l’une des parties qui n’aurait pas obtenu le poste déciderait de porter plainte.
Tenir des registres de paie pendant trois ans
Les registres de paie sont essentiels pour garantir que les employés sont rémunérés équitablement pour les heures travaillées et que votre entreprise se conforme aux exigences relatives aux heures supplémentaires et au salaire minimum. La loi vous oblige à garder ces registres sous la main pour les employés non exemptés pendant trois ans. Toutefois, les employés peuvent également choisir d’entamer des poursuites s’ils estiment qu’on leur doit des arriérés de salaire pour les heures supplémentaires travaillées. Il peut donc être avantageux pour vous de les garder sous la main jusqu'à cinq ans après la résiliation.
Conservez les formulaires I-9 pendant un an après la résiliation
Les entreprises doivent présenter un formulaire I-9 pour prouver qu’elles ont vérifié qu’un employé est éligible pour travailler aux États-Unis. En vertu de la loi, vous devez conserver ces formulaires pendant trois ans après l’embauche d’un employé ou un an après le licenciement d’un employé, quelle que soit la date postérieure. Vous devez également stocker ces formulaires séparément des autres dossiers du personnel.
Conservez les documents de séparation pendant cinq ans après la cessation
Garder la paperasse liée à la résiliation ou à la séparation est également essentiel au cas où vous seriez confronté à des problèmes de résiliation injustifiés. Conservez les lettres de démission et les documents d'entrevue de sortie à portée de main pendant trois ans après le départ de l'employé et les documents de séparation pendant cinq ans.
Conserver les rapports de congés FMLA pendant trois ans après la fin
La loi sur le congé familial pour raison médicale vise à garantir que les employés admissibles reçoivent un congé non payé lorsque leur travail est protégé en cas de problème médical ou familial. Si un employé soumet une demande de congé FMLA, vous devez conserver ces informations dans vos dossiers pendant au moins trois ans après sa séparation de votre entreprise, que le congé ait été accordé ou non.
Conservez les formulaires de prestations de retraite pendant six ans
Si vous accordez des prestations de retraite aux employés, vous devez conserver ces informations pendant au moins six ans après le départ ou le licenciement de l'employé, conformément à la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés. En outre, les tribunaux ont décidé qu’il incombait à la société de prouver qu’elle fournissait une couverture et des avantages suffisants en cas de poursuite des employés, et non de prouver que la couverture était insuffisante.
Conserver les résultats des tests de dépistage de drogue pendant cinq ans
Dans certains cas, les informations sur la vérification des antécédents et les tests de dépistage de drogues peuvent relever des autres informations sur l’embauche. Toutefois, si le travail est lié au transport, vous devez tenir des registres de tous les tests de dépistage de drogue effectués pendant cinq ans dans le cadre des règles de sécurité du ministère des Transports.
Conservez les registres d'impôt des employés pendant quatre ans
En ce qui concerne les impôts liés aux employés, l'IRS recommande de conserver les registres sous la main pendant quatre ans dans le cas d'un audit. Cela devrait inclure tous les salaires, les paiements de pension, les informations sur les pourboires, les formulaires W-2 et W-4, ainsi que toute autre information connexe.
Conserver les dossiers de santé et de sécurité des employés pendant cinq ans
La loi sur la sécurité et la santé au travail exige que vous preniez et teniez des registres de toutes les blessures et maladies contractées sur votre lieu de travail, avec une brève description et toute autre information pertinente. Cela permet de garantir aux employés un environnement de travail sécurisé et de gérer les problèmes en conséquence.
Conservez les renseignements sur l'assurance-chômage pendant sept ans au maximum
Les exigences de dossiers d'assurance-chômage varient selon les États. Toutefois, dans certains cas, vous devrez peut-être conserver ces registres pendant quatre à sept ans. Plus précisément, Washington D.C. demande aux entreprises de conserver ces registres pendant sept ans.
Conserver les contrats jusqu'à cinq ans
Si vous travaillez avec des entrepreneurs indépendants ou des tiers, vous devrez peut-être également respecter certaines exigences de l'État en matière de tenue de registres. En Virginie, les entreprises sont tenues de conserver les contrats pendant cinq ans après la conclusion d'un accord. Et certains autres États ont également des exigences similaires allant de trois à quatre ans.
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