Donc, vous avez développé votre petite entreprise, vous avez embauché quelques personnes et vous générez une petite quantité de revenus.
Vous devez mettre en place un système de gestion de la paie, que vous ayez un employé ou 50 personnes. Étonnamment, le US Census Bureau signale qu'environ les trois quarts des entreprises américaines ne disposent pas de masse salariale. Et la plupart d'entre eux sont des propriétaires de petites entreprises comme vous.
La manière dont vous composez votre système de paie englobe plus que le salaire que vous payez à vos premiers employés. Un bon système de paie vous protégera contre les foudres de l'IRS et vous permettra également d'économiser du temps et de l'argent. Ce peut être un défi, cependant.
$config[code] not foundComme le dit Kevin Busch, de CFOToday, à Small Business Trends: «Les nouvelles réglementations rendent chaque année plus confus pour les propriétaires de petites entreprises de produire les bons rapports en temps voulu. C’est une bonne idée de faire appel à un professionnel de la fiscalité pour ces importants dépôts. "
Assurez-vous de considérer les recommandations du US Census Bureau comme une règle empirique et non comme une vérité évangélique. Par exemple, le Bureau recommande aux petites entreprises de limiter les charges de personnel à entre 15% et 30% du revenu brut (revenus gagnés moins le coût des biens).
La vérité est que la masse salariale varie considérablement en fonction de votre type d'entreprise.
«La masse salariale dans les secteurs de la vente au détail et de la fabrication peut avoisiner les 30%, mais la masse salariale de nombreux secteurs de services peut atteindre 50% ou plus», déclare Busch. "La clé est la nécessité de comprendre comment gérer la masse salariale pour améliorer la rentabilité."
Voici les dépôts de paie à garder à l’esprit lors de la gestion de la paie de votre première année.
1. Déposez les rapports sur les nouveaux employés à temps
Toute petite entreprise qui retient l’impôt sur le revenu, la taxe de sécurité sociale ou la taxe d’assurance-maladie sur le chèque de paie de ses employés ou qui paie sa part des taxes de la sécurité sociale ou de Medicare doit produire un formulaire 941, Déclaration de l'impôt fédéral trimestriel de l'employeur.
«Assurez-vous de faire les dépôts requis pour l'année», déclare Busch. «Tous les rapports sur les nouveaux employés doivent être classés rapidement avec tous les organismes gouvernementaux appropriés.»
Ou sinon.
2. Assurez-vous que vos W-2 sont correctement classés
Remplissez un formulaire W-2 pour chaque employé ou entrepreneur indépendant (y compris le neveu ou autre membre de votre famille que vous avez embauché) si votre petite entreprise leur verse un total annuel de 600 $ ou plus (moins une retenue à la source pour les impôts sur le revenu, la sécurité sociale ou l'assurance-maladie).
3. Ne sous-estimez rien, en particulier le formulaire W-3
Le formulaire fiscal W-3 est envoyé à la Social Security Administration. Il indique les gains totaux, les salaires de Medicare et de la sécurité sociale, ainsi que les retenues à la source pour tous les employés figurant sur votre feuille de paie pour une année donnée.
La Social Security Administration vous demande de le leur envoyer avant la fin du mois de février.
"Le W-3 est souvent déroutant pour les propriétaires de petites entreprises", note Busch. "Cela peut vous obliger à engager un comptable pour s'occuper de cela."
4. Demandez à votre personnel de mettre à jour leurs W-4
Les employés remplissent un formulaire W-4 afin que vous sachiez combien d'impôt fédéral doit être retenu sur leur salaire.
"Le respect de la paie peut être comme traiter avec une Hydra, ce monstre à neuf têtes du mythe grec", fait remarquer Busch. "Assurez-vous que tous vos employés, y compris ceux qui sont partis au cours de l'année en cours, disposent des W-4 à jour."
5. Chaque employé doit être autorisé à travailler aux États-Unis.
En vertu de la loi fédérale, chaque personne que vous embauchez aux États-Unis doit remplir un formulaire I-9, Vérification de l'admissibilité à l'emploi. C’est pour vous permettre de confirmer l’identité de chaque employé, ainsi que de vérifier qu’il est autorisé à travailler dans ce pays.
«La dernière chose que vous souhaitiez, c'est qu'un organisme fédéral identifie un travailleur qui se trouve illégalement dans le pays», a déclaré Busch.
Paie de paie Photo via Shutterstock
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