De nos jours, il est facile de brouiller les lignes géographiques pour votre entreprise. De nombreux propriétaires de petites entreprises travaillent avec des équipes virtuelles, des partenaires, des clients et des clients qu’ils n’ont jamais rencontrés en personne.
Cette nouvelle réalité peut rendre encore plus confuse de savoir si vous exercez des activités commerciales dans plusieurs États. Êtes-vous inconsciemment en infraction avec la loi d'un État en fonctionnant sans vous inscrire? Ici, nous détaillerons le moment où vous devez enregistrer votre entreprise dans un autre État et le moment où vous ne l’utilisez pas.
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Faire des affaires dans un autre État
Si votre société exerce des activités commerciales dans un autre État que celui dans lequel vous avez constitué une société (ou créé une LLC), vous devez alors enregistrer votre entreprise dans ces nouveaux États. Ceci est souvent appelé «qualification étrangère».
Alors, qu'est-ce qui constitue exactement une activité commerciale? Si un client de l'Oklahoma achète votre produit ou service et que vous résidez dans le Nevada, cela signifie-t-il que vous opérez dans l'Oklahoma? Dans ce cas, la réponse est non.
Questions à poser pour savoir si vous devez déposer une qualification étrangère pour un État:
- Votre LLC ou votre société a-t-elle une présence physique dans l'État (par exemple, un bureau, un restaurant ou un magasin de vente au détail)?
- Avez-vous souvent des réunions en personne avec des clients dans l'état?
- Une part importante des revenus de votre entreprise provient-elle de l’État?
- Est-ce que certains de vos employés travaillent dans cet État? Payez-vous les charges sociales?
- Avez-vous demandé une licence d'exploitation dans l'État?
Si vous avez répondu oui à l'une de ces questions, votre entreprise peut être amenée à déposer une qualification étrangère dans cet État.
Exemples de qualifications étrangères
Voici quelques exemples de situations courantes dans lesquelles vous devez vous qualifier à l’étranger et dans lesquelles vous ne le faites pas.
1) Imaginons que vous exploitiez un restaurant en Caroline du Nord et que vous souhaitiez vous développer en Caroline du Sud. Vous devrez déposer une qualification étrangère en Caroline du Sud.
2) Vous avez créé votre entreprise au Nevada, mais vous vous trouvez physiquement en Californie. Vous devez vous qualifier à l'étranger en Californie.
3) Vous habitez dans le Massachusetts et votre partenaire commercial vit en Californie. La société est constituée en société dans le Massachusetts, mais récemment, votre partenaire a rassemblé l’essentiel de ses clients et les a rencontrés en Californie. Vous devez être à l’étranger pour qualifier l’entreprise en Californie.
4) Vous êtes un pigiste qui a formé une société à responsabilité limitée pour votre entreprise en Floride. Vous effectuez la majorité de votre travail en ligne et avez des clients dans tout le pays. Dans ce cas, vous n’avez pas besoin de déposer une qualification étrangère, car vous ne vous réunissez pas souvent physiquement dans un autre État. Le fait que vous rapportiez des revenus à des clients d’autres États ne signifie pas que vous traitez des affaires là-bas conformément à la loi.
Si vous avez des questions sur la nécessité ou non de votre entreprise d'être qualifiée à l'étranger, vous devriez vous adresser à votre avocat ou à votre comptable.
Comment se qualifier à l'étranger
Si vous avez déterminé que vous devez enregistrer votre entreprise dans un autre État, vous devrez soumettre une demande au bureau du secrétaire d’État de cet État. Dans certains États, il s’agit d’un certificat d’autorité, dans d’autres, il s’agit de la déclaration et désignation par une société étrangère.
Vous pouvez contacter le bureau du secrétaire d’État vous-même ou demander au service qui a incorporé votre entreprise de gérer le classement pour vous.
La paperasse elle-même est relativement simple, mais gardez à l'esprit que certains États exigent un certificat de membre en règle de l'État où votre LLC / société est enregistrée. Cela signifie que vous devrez être à jour en ce qui concerne les taxes et les dépôts dans votre État.
Le résultat final
Si vous êtes légalement tenu de vous qualifier à l'étranger, assurez-vous de respecter cette obligation. Autrement, vous finirez par payer des amendes, des intérêts et des arriérés d’impôts à tout moment où vous n’êtes pas enregistré correctement.
En outre, vous perdez la capacité de poursuivre en justice dans un État où vous n'êtes pas qualifié à l'étranger (et vous devriez l'être). Donc, ne négligez pas cette obligation légale. Cela pourrait vous coûter beaucoup plus cher à long terme.
Photo de la carte via Shutterstock
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