Pour beaucoup, être convoqué à une réunion n’est pas un événement bienvenu. Dans de nombreux lieux de travail, les travailleurs consacrent beaucoup de temps à des réunions qui, trop souvent, ne permettent rien. Au lieu de permettre à la réunion que vous organisez de se fondre dans le reste des réunions vaines - et peut-être même douloureuses - que les participants ont peut-être déjà expérimentées, différenciez-les en organisant et en organisant efficacement votre réunion.
$config[code] not foundFixer des objectifs. Toutes les réunions devraient avoir un but. Avant votre réunion, décidez de ce que vous voulez accomplir lors de cette séance. Lors de la rédaction de votre objectif, écrivez un énoncé concis et facile à comprendre, par exemple «Choisissez une campagne publicitaire pour le quatrième trimestre».
Préparez un agenda. Répertoriez tous les sujets que vous souhaitez discuter lors de la réunion dans l'ordre dans lequel vous souhaitez les discuter. Ajoutez plus de clarté à votre ordre du jour en plaçant une durée estimée à côté de chaque élément à discuter, en vous aidant à vous assurer que vous n’avez pas inclus trop d’éléments.
Partagez votre objectif et votre ordre du jour avant la réunion par courrier électronique. En partageant l’objet de la réunion et l’ordre du jour avec ceux qui y assisteront avant leur arrivée, vous leur permettez de se préparer mentalement pour la réunion et de leur donner l’occasion de se préparer avec des écritures ou d’autres documents en rapport avec le projet. sujet.
Établir des rôles. Choisissez une personne qui agira à titre de secrétaire et demandez à cette personne de prendre des notes au fur et à mesure du déroulement de la réunion. Attribuez à un autre participant à la réunion le rôle de chronométreur. Cette personne surveillera l'horloge et veillera à ce que vous suiviez le temps alloué pour chaque point de l'ordre du jour. Déclarez vous-même le modérateur de la réunion et prenez en charge la tâche de parcourir les points de l'ordre du jour de manière efficace et dans les délais.
Reprenez le contrôle de la réunion si elle vous échappe. En particulier si un participant à votre réunion a tendance à s’égarer, il est essentiel que vous exerciez votre pouvoir en tant que responsable de la réunion et que vous gardiez le cap sur la session. Pour le faire efficacement, rappelez poliment à la personne qui tente de détourner la réunion le motif de la réunion et demandez-lui de garder ses préoccupations de côté pour discussion plus tard.
Attribuer des tâches. Au fur et à mesure que vous avancez dans votre discussion et décidez des tâches à accomplir, attribuez ces tâches sur-le-champ. Définissez également une date d'échéance pour l'achèvement de chaque tâche, améliorant ainsi les chances que la tâche soit réellement effectuée. Demandez à la personne qui rédige le procès-verbal de la réunion d’écrire ces tâches.
Terminez la réunion à l'heure. Si vous permettez à la réunion de dépasser le point final prévu, vous constaterez probablement que de nombreux participants quittent la séance mentalement. Si vous arrivez à la fin du temps imparti et que vous avez encore des points à discuter, remettez-les à une date ultérieure, par respect pour ceux qui ont donné de leur temps pour assister à la réunion.
Partager les minutes après la réunion. Envoyez les comptes rendus de la réunion par courrier électronique en remerciant les participants pour leur coopération et leur dévouement 24 heures après la fin de la réunion. Si vous avez attribué de nombreuses tâches au cours de la réunion, incluez un rappel poli aux participants pour qu’ils puissent suivre les éléments assignés.
