Une planification efficace des activités signifie plus que de décider où vous allez et de définir un plan pour y parvenir. À mon avis, nous devons examiner la situation de manière globale, à partir de 30 000 pieds. Quels sont tous les composants pour réussir?
En résumé, je dirais qu’il s’agit de vision, action et surveillance.
Les éléments d'une planification d'entreprise efficace
Vision
Où allez-vous avec votre entreprise? Quels sont les objectifs? Comment votre ministère joue-t-il dans cette vision? Que vous soyez propriétaire de l'entreprise, responsable d'un département ou superviseur d'un groupe de personnes, vous devez connaître l'objectif général de l'organisation et le rôle que vous jouez.
$config[code] not foundLa plupart des organisations ont une vision, un énoncé de mission. C’est l’étoile directrice autour de laquelle toutes les décisions doivent être prises. La planification des activités se fait en relation directe avec cette mission. Lorsque vous savez où l'entreprise va, vous posez la question suivante: que faut-il pour y arriver?
Prenez un moment et demandez-vous quel est votre objectif? Cela peut être l'objectif de l'entreprise ou celui de votre service. Il pourrait y avoir plus d'un objectif. Si tel est le cas, demandez-vous s'ils font partie d'un objectif plus vaste ou s'ils sont vraiment distincts S'ils font partie d'un objectif plus ambitieux, restez-y un instant.
S'ils sont séparés, vous devrez les examiner séparément et examiner les plans les concernant séparément.
Si vous êtes responsable d’un service au sein d’une entreprise, vous voudrez certainement savoir quelle incidence votre réussite aura sur l’entreprise dans son ensemble. Votre succès doit être directement lié à la mission globale et aux objectifs de l'entreprise. Votre objectif est une partie importante de l'ensemble.
Une des questions les plus importantes à laquelle vous devez maintenant répondre est la suivante:
Qui est impliqué pour vous aider à en faire une réalité? Personnel, vendeurs, clients, ressources…
Il est important de savoir qui vous avez besoin pour vous aider à concrétiser votre objectif, car il doit être inclus dans votre plan. Même si vous étiez un département ou une entreprise de celui-ci, vous aurez toujours des personnes ou des entreprises dont vous devrez vous faire aider.
Prenez un moment et faites une liste rapide des personnes et / ou des entreprises qui vous viennent à l’esprit. Rappelez-vous qu'il peut s'agir de collègues, d'associés, d'employés, de sous-traitants ou de vendeurs. Ce pourrait être vos supérieurs. Nous avons souvent besoin de solliciter leur aide pour atteindre nos objectifs.
Donc, maintenant vous savez où vous allez et qui vous avez besoin pour vous aider à y arriver. La communication est un élément essentiel d’une planification efficace des activités.
Comment allez-vous communiquer avec chacune de ces circonscriptions? Je soumets que c'est un domaine qui tombe beaucoup dans les affaires. Nous sommes tellement pris au dépourvu que nous ne pensons pas à la communication. Et nous pensons que tout le monde sait où nous allons, comment nous y allons et leur rôle dans le processus.
Je ne crois pas que les gens embrassent réellement une mission et leur rôle dans l’accomplissement de celle-ci aussi rapidement que nous le voudrions. Je crois qu'il est de notre responsabilité de communiquer de manière cohérente, claire et convaincante.
Cela commence par le partage de votre vision et de votre plan avec tout le monde. Ne laissez pas cela au hasard. Vous voulez parler de cela tôt et souvent. En outre, discutez avec chaque personne ou entreprise de la manière dont elles jouent un rôle. Une fois que vous avez clairement défini ce dont vous avez besoin et l'impact qu'ils auront sur eux, vous gagnerez leur confiance et leur énergie.
S'ils ne le savent pas, ils ne seront pas passionnés par cela; ils ne travailleront pas dans ce sens comme vous en avez besoin et ne le veulent pas. Alors racontez votre histoire. Dis-le beaucoup. Parlez de progrès, de défis. Tirez-les vers la prise de décision et la résolution de problèmes où vous pouvez.
action
Nous pouvons nous impliquer tellement au quotidien que nous ne faisons pas les choses qui vont vraiment nous faire avancer. Avez-vous déjà arrêté et réalisé que vous n’étiez pas plus près du but? C’est peut-être parce que même si vous aviez un objectif, et peut-être même un plan, vous n’aviez pas ce plan élaboré de manière à pouvoir le traiter efficacement.
Et, parfois, l’objectif semble tellement grand que nous avons du mal à décider comment l’atteindre. alors on fait juste des trucs. Mais cela ne nous mène pas là où nous voulons aller.
Essayez de prendre votre objectif et de le décomposer en objectifs séquentiels plus petits. Un pas après l'autre. En fin de compte, ces objectifs plus petits vous permettront d’atteindre votre objectif. Le point clé ultime ici est de mettre ces étapes sur votre calendrier - pas sur une liste de tâches.
Lorsque vous voulez être sûr de les avoir terminés, vous voulez en faire des choses réelles, des rendez-vous réels sur votre calendrier. Gardez-les petits - pas plus de 30 minutes. Vous remarquerez tout ce que vous accomplissez.
Et rappelez-vous, lorsque d’autres personnes ont un impact sur votre progression, vous souhaitez qu’une de vos petites démarches la surveille afin de s’assurer qu’elle progresse également.
surveillance
L'une des raisons pour lesquelles j'aime les objectifs à court terme est qu'ils sont plus faciles à surveiller et à suivre. Et ils facilitent l'ajustement de votre plan en fonction de l'évolution des événements.
J'aime un objectif à court terme de 30 jours. Je pense que c’est assez de temps pour progresser mais pas trop de temps pour que vous ne puissiez pas identifier ce que vous devez changer, le cas échéant.
Lorsque vous utilisez un plan de 30 jours, vous planifiez une heure de révision. Ainsi, le dernier jour du mois, par exemple, jetez un coup d’œil aux 30 jours précédents et posez-vous 4 questions.
- Ce qui a fonctionné
- Qu'est-ce qui n'a pas fonctionné
- Ai-je atteint mon but
- Qu'est-ce que je vais faire pour les 30 prochains jours
Avoir les réponses à ces questions vous aidera à avancer.Vous constaterez peut-être que vous avez les mauvaises personnes aux mauvais endroits. Ou peut-être qu'un processus que vous utilisez ne fonctionne pas. Disposer d’un système de surveillance clair vous aidera vraiment à identifier en temps réel ce qui se passe et, par conséquent, à atteindre vos objectifs.
Vos objectifs et votre plan sont des choses dont vous devriez beaucoup parler. Avec tout le monde! Le plan doit être décomposé en objectifs plus petits avec des étapes d'action petites et planifiées dans le calendrier. Et surveiller vos progrès devrait être un mode de vie.
Photo trois clés via Shutterstock
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