Les adjoints administratifs et autres membres du personnel de bureau auront besoin de certaines compétences de base en bureautique pour réussir leur carrière. Certains employeurs offrent une formation en cours d’emploi, mais la plupart des postes comportant des tâches de bureau exigent une expérience préalable dans l’exécution de tâches de bureau. Les écoles secondaires, les écoles techniques, les écoles professionnelles et les programmes d’enseignement à distance offrent des cours de formation consacrés aux compétences de base en bureautique.
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La formation de base en bureautique devrait inclure des leçons sur l'utilisation d'un système téléphonique multiligne de base. Les stagiaires doivent comprendre comment répondre aux appels de manière agréable et professionnelle, comment mettre les clients en attente, comment transférer des appels vers d'autres sites du bureau, comment faciliter les téléconférences et comment accéder à la messagerie vocale pour les messages de l'entreprise.
Compétences informatiques
L'utilisation de l'ordinateur est l'une des compétences de base les plus importantes au bureau. La formation doit comprendre comment allumer et éteindre l'ordinateur, comment utiliser la souris, comment maximiser et minimiser les écrans, ainsi que comment accéder aux paramètres de l'ordinateur et les modifier. Les stagiaires doivent suivre des cours sur la création d’un document de base et l’envoyer à l’imprimante. Ils doivent également acquérir des compétences de base en matière de frappe au clavier et s'exercer à augmenter la vitesse de frappe. Certaines entreprises utilisent des ordinateurs pour numériser et télécopier des documents importants; Les stagiaires doivent apprendre à le faire, ainsi qu’à dépanner et résoudre les problèmes informatiques simples qui peuvent survenir.
Vidéo du jour
Apporté à vous par Sapling Apporté à vous par SaplingProgrammes Internet et Informatique
Savoir utiliser Internet et d’autres programmes informatiques courants est un atout précieux pour le travail de bureau. La formation devrait comprendre comment rechercher dans des bases de données Internet telles que Google et Yahoo, et comment accéder à et utiliser le courrier électronique. Certaines entreprises modernes utilisent les sites de réseaux sociaux à des fins de correspondance, de publicité et de marketing; la formation aux compétences de base en bureautique devrait inclure un tutoriel sur des sites tels que Facebook et Twitter. La formation devrait également inclure des leçons sur les systèmes d'exploitation informatiques tels que Windows, ainsi que des compétences en création de documents via Microsoft Word, création et maintenance de feuilles de calcul via Microsoft Excel, correspondance inter-bureaux avec Microsoft Outlook et instructions sur la création de présentations de base avec Power Point. et comptabilité de base et comptabilité avec Quickbooks.
Machine à ajouter dix clés
Les compétences de base en bureau comprennent généralement une petite quantité de comptabilité. Les stagiaires devraient recevoir des instructions sur l'utilisation d'une machine à additionner à dix clés pour la facturation et le calcul des faits et des chiffres de l'entreprise.
Dépôt
L'organisation est une compétence clé du bureau. Les employés de bureau ont besoin de formation pour savoir comment classer et classer par ordre alphabétique les documents de bureau, ainsi que pour rétablir l'ordre dans des systèmes de classement obsolètes.
