Comment rédiger un procès-verbal d'entreprise

Les procès-verbaux des entreprises sont le document officiel de la réunion de l’entreprise. Les procès-verbaux bien tenus offrent un résumé objectif des travaux du conseil et des comités, tout en servant de preuve du respect des obligations réglementaires et fiduciaires.

Remplissez les détails de base d'abord

Notez les faits essentiels dans le premier paragraphe. Notez quand et où la réunion a eu lieu, et combien de temps elle a duré, ainsi que la présence ou non d'un quorum. Identifiez tous les participants, en commençant par les membres du conseil d’administration et les administrateurs. Indiquez si certains sont absents. Notez les noms des membres du personnel ou des invités sur une ligne séparée. Indiquez également si l'événement était une réunion ordinaire ou spéciale.

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Identifier les actions clés

Consacrez un paragraphe à chaque motion, en commençant par l'approbation du procès-verbal de la dernière réunion. Identifiez qui a fait la motion et le résultat, mais ne vous inquiétez pas de nommer ceux qui ont appuyé la motion. Si le vote est un appel nominal, indiquez le nom de chaque personne. Assurez-vous d’enregistrer les motions mot pour mot.

Pointe

Si vous ne savez pas qui a présenté une motion, n'ayez pas peur de demander. Toutefois, si vous ne comprenez pas un point spécifique, mettez-le en surbrillance sur votre pad sténo - ou des notes brutes sur votre ordinateur portable - pour pouvoir en informer le président ultérieurement.

Résumer les points essentiels

Condensez les longues discussions. La façon dont les membres du conseil décident qu’une question est importante est plus pertinente que les méthodes qu’ils utilisaient pour parvenir à un consensus. Si les obligations réglementaires ou fiduciaires exigent que vous enregistriez certaines informations, enregistrez uniquement les facteurs qui ont affecté un vote, comme le débat sur les avantages et les inconvénients d'une proposition.

Pointe

Utilisez des mots-clés, dans la mesure du possible, pour vous aider à enregistrer des notes. Ecrivez des mots-clés sur le côté gauche de votre steno pad, si vous en utilisez un. Prenez des notes sur chaque mot clé à droite.

Record des dissensions et des abstentions

Identifier des événements tels que des opinions divergentes ou des abstentions lorsque les membres du conseil d’administration ou les administrateurs souhaitent que ces points de vue soient consignés aux fins du compte rendu ou que les règles de procédure l’exigent. Par exemple, un membre peut ne pas être en mesure de voter sur une question en raison de conflits d'intérêts réels ou perçus. Dans ce cas, vous écrirez: "Un membre du conseil X a été dispensé de discuter ou de voter sur la motion Y."

Pointe

Évitez de prendre des notes détaillées pour les séances de direction, si le conseil en appelle un. Notez simplement les participants, ainsi que la date, l'heure, le lieu et la durée.

Révisez votre travail

Relisez et corrigez votre projet de procès-verbal, de préférence après la réunion, puis soumettez-les à l'examen du président. N'encouragez pas les travaux d'édition importants car cela pourrait compromettre la précision de votre travail. Signez et datez vos minutes après leur approbation par le conseil. Joignez-les à toutes les copies originales signées des rapports de comité, de la correspondance et des rapports écrits. Entrez la copie officielle dans le registre des procès-verbaux de l'organisation.

Pointe

Une fois que les membres du conseil et les administrateurs ont reçu le procès-verbal, il n'est pas nécessaire d'inclure les pièces jointes. Au lieu de cela, résumez-les dans vos minutes.